Но есть общий критерий, позволяющий определить наличие и упорядоченности, и ценности, и новизны, и избыточности информации. Этот критерий вытекает из принципов кибернетики. Информация – «все то, что вводится в систему в целях управления ею. Если сообщение не удовлетворяет требованию – оно не информация» [30, 89].
Одна из управленческих функций структуры «паблик рилейшнз» – это отбор, анализ и использование информации в качестве управляющей субстанции. Причем наряду с обработкой информации из внешнего мира субъекты управления «производят» и свою информацию, распространяемую тоже в качестве управляющей. Прежде всего этот процесс характерен для структур «паблик рилейшнз».
Существует такое понятие, как «ньюсмейкер» – «делатель» новостей. Это структура, организация, фирма или человек, которые «определяют погоду» в своей сфере и тем самым своими действиями влияют на состояние и поведение всех прочих структур и организаций, фирм или людей. «Ньюсмейкер», конечно, принадлежит к субъектам управления в системе общественных связей.
Но как в океане информации найти ту, которая необходима для деятельности субъекта управления, для деятельности служб PR? Информационное поле становится организованным, если появляются цель, проект, замысел. Они предопределяют отношение к отбору и анализу информации. Это отношение пробуждает внимание, в результате чего из потока информации вылавливаются нужные сообщения, факты, события. Таким образом, информация – это результат взаимодействия замысла и внимания, т. е. информация – это замысел (ключевое слово или понятие) плюс внимание. Все остальное – информационный шум. А замысел связан с действием, значит, полезная информация не может появиться без связи с действием. Абсолютной информации не существует, а есть только информация по отношению к намерениям лица, которое «опрашивает» внешний мир для того, чтобы действовать в этом мире и воздействовать на этот мир. Что для одного является информацией, для другого просто шум.
Виды информации, базы данных. Ясно, что наличие качественной, полезной информации в нужный момент позволяет принимать правильные решения. Но как отбирать качественную информацию, если неизвестно, какие решения придется принимать? То есть речь о том, какую информацию следует собирать с учетом ее потенциальной полезности для будущих решений? И здесь складывается такой алгоритм действий по сбору информации: цели – информационные потребности – информационная база. Цели для организации, фирмы, компании могут быть стратегические, тактические и оперативные. Каждая из этих целей ориентируется на свой вид информации (стратегическую, тактическую и оперативную). Проследим это на основе исследования Ч. Ханта и В. Зартарьяна [39, 11–12].
Информация для стратегических решений. Стратегические цели определяют главные, принципиальные пути развития организации. Стратегические цели определяют стратегические потребности в информации. Перечень потребностей в стратегической информации предполагает максимальную полноту. Нередко события, не имеющие прямого отношения к деятельности организации, вдруг оказывают немалое влияние на ее судьбу.
Информация для тактических решений. Если стратегическая цель для организации – ответ на вопрос, куда идти, то тактическая цель – это ответ на вопрос, как идти, т. е. речь о технологии в широком смысле слова. Тактическая цель предполагает и тактические потребности в информации.
Информация для оперативных решений. Оперативные цели, состоящие в обеспечении повседневной работы и создании условий для этого, определяют потребности в оперативной информации. Эта информация складывается из данных о наиболее выгодных поставщиках, о клиентах фирмы-конкурента, о возможных угрозах деятельности своей фирмы (например, банкротство субподрядчика и т. д.). Подобная информация должна быть точной и надежной, ибо на ее основе оперативно вырабатываются необходимые меры, руководство принимает и осуществляет быстрые решения.
Универсальная база данных организации. Для любой организации, фирмы есть постоянные сферы наблюдения, информация о которых отслеживается одновременно на стратегическом, тактическом, оперативном уровнях. Эти сферы наблюдения группируются по шести разделам универсальной базы данных:
♦ конкуренты (вся информация по действующим и потенциальным конкурентам);
♦ технология и производство;
♦ ресурсы (материально-техническое обеспечение производственного процесса фирмы, сырье, комплектующие детали, рабочий персонал, финансы);
♦ рынок (цены, налоги, запросы, сбыт);
♦ законодательство (информация по законодательству, затрагивающему интересы фирмы, информация о проектах новых законодательных актов);
♦ общество (политическая, экономическая, социальная, демографическая и другая информация, имеющая отношение к организации).
Таким образом, чтобы получить качественную информацию, необходимо сформулировать цели, определить информационные потребности, наполнить базу данных. Зарубежный опыт и отечественная практика промышленных фирм показывают, что для отслеживания информации достаточно шести разделов: конкуренты, технология и производство, ресурсы, рынок, законодательство, общество.
Связь базы данных с источниками информации. Структура или человек, владеющие информацией, накапливающие ее, называются источником. Совокупность источников, объединенных в процессе поиска информации для решения определенной проблемы, называется «семейством источников». Для промышленной фирмы, компании семейство источников состоит из клиентов; поставщиков (поставка сырья, комплектующих и т. д.); финансистов (финансовое обеспечение); общественных служб (службы PR, рекламные агентства); консультантов и экспертов (независимые и состоящие в штате фирмы); публикаций в СМИ (местных, национальных, международных); ярмарок, выставок, конференций; администрации фирмы, компании. Каждый из этого семейства источников обладает своей специфической информацией. Подобное семейство можно выделить для организации любой сферы деятельности.
База данных зависит от источников информации. Для решения определенной задачи необходимо связать тот или иной раздел базы данных с источниками информации. Эта связь позволит выделить каналы информации, по которым наполняются разделы базы и которые рождаются путем упорядочивания семейства источников. Для фирмы, компании, организации эти каналы могут быть следующие:
♦ текст – общие публикации, специальные публикации. Практика говорит, что по этому каналу компания получает до 30–40 % информации. Поиск решения любой новой проблемы начинается с изучения периодики, если нет специального издания, посвященного обсуждаемой теме;
♦ фирма – клиенты, поставщики, финансисты. По этому каналу поступает технологическая, коммерческая, финансовая, юридическая информация (до 40 %), 60 % информации здесь относится к сфере «конкуренты – рынок – ресурсы», 15 % к сфере «технологии», 10 % – к сфере «тенденции развития», 15 % – к сфере «регламентирующие документы». Конечно, большую часть информации поставляют клиенты и поставщики, ибо их сфера контактов, связей чрезвычайно широка;
♦ консультант – консультанты, эксперты, общественные службы. Консультанты и эксперты, имея доступ к источникам, вырабатывают рекомендации для фирмы. Также и общественные службы на основе своей информации консультируют руководство фирмы. Через канал «консультант» проходит до 10–15 % информации;
♦ беседа – ярмарки, выставки, конференции. Через этот канал проходит 5–6 % информации. Он предусматривает изучение разного рода материалов – каталогов, проспектов, выступлений, сборников докладов и т. д.;
♦ случайность – полезная информация, которая попадает в поле зрения случайно, неожиданно, в разных, порой неожиданных ситуациях.
Теперь можно определить приоритеты тех или иных информационных каналов в пополнении информацией определенных разделов базы данных.
Таблица 5.
Приоритеты информационных каналов в пополнении информационных баз
Все эти четыре канала выстраиваются в соответствии с приоритетами, свойственными тому или иному разделу базы данных. Эффективность источников и каналов информации оценивается свежестью информации, т. е. интервалом между событием и сообщением о нем.
Основными источниками для разделов базы данных организации, источниками информации для PR-деятельности сегодня являются базы данных СМИ – по сути, электронные библиотеки-хранилища материалов СМИ. Ныне на российском рынке баз данных СМИ наиболее известны и популярны базы Public (www.public.ru), «Интегрум» (integrum.ru), «Медиалогия» (medialogia.ru) и «Фактива» (Factiva) – информационная система поиска мировых новостей, обеспечивающая доступ к универсальной, индексированной, глобальной информационной базе из почти 9000 источников из 118 стран мира на 22 языках; русскоязычная часть базы представлена центральной российской прессой и ведущими информационными агентствами. Стоимость доступа в них составляет от 48 до 1000 долл., что позволяет «скачать» до 5 тыс. публикаций. Эти базы близки по методам формирования массивов информации.
