Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Если вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если вы запланировали более 60% своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.
- Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
- Перепроверьте скалькулированную вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности,
- Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:
Приоритеты Часы Перепоручения П — проект изучения рынка А 2,5 0,5 часа поручается г-ну X В — Шульте (экспертная оценка) А 1,5 Г — Шмидт (статистика сбыта) Б 0,5 ПР — Гюнтер (письмо) Б 0,5 Поручается г-ну X. Н. ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) Б 0,5 Ч — спец. журнал для менеджеров В 0,5 Т — Мюллер (программа ЭВМ) В Секретарь Т — Хельмут (вечерняя пробежка) В _________________________________ Ʃ=60 Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и то же дело вы переносите многократно, то оно становится для вас обузой, и тогда существуют две возможности:
- вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
- вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
Рационализация использования времени с помощью бюрографии
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например:
↑ Срочно. ! Важно. ? Выяснить. + Приоритет категории А. . Задача выполнена. . Задача выполнена особенно хорошо. 0 Перенос на более поздний срок. X Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.
Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать. При помощи бюрографии вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.
Что дает метод «Альпы»!
Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут вам многократный выигрыш во времени. Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода.
20 преимуществ метода «Альпы»
— Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
— Планирование следующего дня.
— Четкое представление о задачах дня.
— Упорядочение течения дня.
— Преодоление забывчивости.
— Концентрация на наиболее существенном.
— Уменьшение объема «бумажной» работы.
— Достижение целей дня.
— Выделение более важных и менее важных дел.
— Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
— Рационализация посредством группировки задач.
— Сокращение помех и нежелательных перерывов.
— Самодисциплина при выполнении задач.
— Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
— Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
— Улучшение самоконтроля.
— Ощущение успеха в конце рабочего дня.
— Повышение удовлетворенности и мотивации.
— Рост личных результатов.
— Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени!
Старайтесь каждый день выигрывать 1 час времени — «золотой час»!
Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы». Это потребует некоторой самодисциплины, но вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.
Когда вы начнете? Может быть, завтра?
Дата ___________
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Психологическая подоплека
Уже по пути домой и по пути на работу утром ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.
Как поступать дальше?
1. Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня, — это годовой план в общих чертах.
2. Следующим шагом вы можете дополнительно ввести декадный, а затем месячный план.
3. Интегрированное, непрерывное планирование времени охватывает также квартальный план и включает, таким образом, все стадии системы планирования времени — от расширенного годового плана до плана дня.
4. В соответствии со своими наклонностями и представлениями о целях в профессиональной и личной сферах вы можете расширить систему в итоге до составления планов нескольких периодов жизни и всей жизни в целом. В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять, вероятно, наиболее эффективное средство личного самоменеджмента — дневник времени.
2.5. Менеджмент с помощью дневника времени
Недостатки обычного календаря-памятки
Вы наверняка и прежде планировали свое время — только не так осознанно, методично и системно, как это изложено в данной главе. Вы еще раньше вели календарь-памятку, имевший скорее всего вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря.
Обычные календари-памятки, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени.
