Обычные календари-памятки, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени.
Польза от подобных календарей для заметок заключается только в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах, так же как расписание поездов — во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь.
- Вопрос «Что надо сделать?» описывает содержание нашей работы,
- Вопросом «Чего я хочу достичь?» задается однозначная ориентация для нашей деятельности. Если вы приглядитесь теперь к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то обнаружите следующие изъяны.
10 недостатков календаря-памятки
1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.
2. Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.
3. Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.
4. День не продумывается, не планируется.
5. Дела не объединяются в блоки, не определяется время про запас на непредвиденную деятельность (например, 90 мин — основное время, 30 мин — про запас).
6. Намечаются совещания без точного определения темы.
7. Не устанавливаются приоритеты.
8. Дела четко не определяются.
9. Не планируется время для рутинных и затяжных задач.
10. Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.
Вывод: используйте дневник времени (ДВ)!
Что такое ДВ!
Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью). ДВ является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.
Это ваш постоянный спутник, ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у вас под рукой. Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.
Дне вник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени вы реализуете возможность письменного изложения. Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.
Структура ДВ
Календарная часть.
- В эту часть вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами,
- Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день,
- вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
- Отдельные дневные листки вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.
- Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.д., таким образом все свои личные дела вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.
Раздел служебных и частных дат.
Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:
- порядок подготовки проектов;
- сроки проведения ярмарок и семинаров;
- организационные мини-планы;
- важнейшие понятийные сокращения;
- тарифы зарплаты и доходов;
- список дней рождения;
- почтовые тарифы;
- списки книг;
- расписание самолетов;
- адреса отелей;
- дорожные расходы;
- диетические таблицы;
- календарь футбольных матчей;
- сроки проведения всевозможных мероприятий;
- листки-памятки;
- универсальные листки для планирования; карточки для записей идей и т.д.
Раздел адресов и телефонов.
У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми вы наиболее часто пользуетесь.
Общая часть.
Различные отделения, как в бумажнике, позволяют вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.
Практическое использование.
Благодаря применению дневника времени вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.
- Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!
- Достигаемая рационализация порядка только на 12,5% (фирмы-изготовители обещают 15—35%) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час! Поэтому: ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство вашего самоменеджмента!
Планирование в круге правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей.
- Затрачивая больше времени на планирование, вы сокращаете время на исполнение и экономите время в целом (планирование — выигрыш во времени),
- Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах самоменеджмента, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость, установление приоритетов, сроков, резервов времени, повышение эффективности, делегирование дел и уменьшение стресса (см. 2.1).
Важнейшие принципы и правила планирования времени:
1. Основное соотношение (60:40).
2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех».
3. Сведение задач воедино — план действий.
4. Регулярность — системность — последовательность.
5. Реалистичное планирование.
6. Гибкость.
7. Восполнение потерь времени.
8. Письменная форма.
9. Перенос несделанного.
10. Фиксация результатов, а не действий.
11. Установление временных норм.
12. Сроки исполнения.
13. Установление приоритетов (степени важности).
14. Избавление от «тирании» спешности.
15. Делегирование.
16. «Поглотители времени» и временные резервы.
17. Переработка — перепроверка.
18. Свободное время.
19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы).
20. Время для планирования и творчества.
21. Рутинная работа.
22. Непродуктивная деятельность.
23. Альтернативы.
24. Разнообразие.
25. Согласование временных планов.
Планирование времени можно представить как закрытую систему: из планов жизни и долгосрочных планов вытекают годовые и квартальные планы, а из них — месячные и декадные планы, которые в итоге конкретизируются в деловых планах дня. С помощью сравнения «план — факт» в плане производятся корректировки. План дня представляет собой последнюю и важнейшую ступень планирования времени и конкретную реализацию намеченных целей.
Планирование предполагает поэтапный и системный подход, разложение общей задачи на частные, чтобы распределить различные акции по временным периодам (от плана действий к плану времени). Использование метода «Альпы» при ежедневных затратах 10—20 минут приносит многократный выигрыш во времени.
1. Составление заданий дня.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени «про запас» (60 : 40).
4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.
5. Последующий контроль — перенос несделанного.
Дневник времени является важнейшим рабочим средством личного самоменеджмента. Он представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.
В качестве первого шага планирования времени оправдало себя составление годового плана в общих чертах и ежедневных планов. Настройте себя положительно по отношению к плану, с помощью которого вы хотите добиться своих целей.
