Работайте над количеством. Лучше перестараться, чем упустить что-то. Хлам вы всегда сможете повыкидывать позже. Возможно, первая мысль, которая придет вам в голову – «Спасти озоновый слой», а потом «Купить еду для кошки». Собирайте все. И не удивляйтесь, что стопка бумаг в корзинке стремительно растет.
«Триггер»-список
В деле прочистки сознания неплохо было бы завести список «Триггеров незаконченности», чтобы можно было просматривать его пункт за пунктом и проверять, не забыли ли вы чего. И помните, если вам что-то вспомнится, запишите это на листок и положите в корзинку.
Список «Триггеров незаконченностей»
Рабочее
Начатые, но неоконченные проекты
Проекты, которые надо начать
Поручения Обещания другим
Начальник Партнеры
Коллеги
Подчиненные
Другие сотрудники
Люди «со стороны»
Заказчики
Другие организации
Специалисты
Связи
Внутренние Внешние
Отправить самому или ответить:
Телефонные звонки
Голосовая почта
Электронная почта
Факсы
Письма
Заметки
Другая письменная работа – закончить предоставить к рассмотрению
Отчеты
Выводы Обзоры
Предложения
Статьи
Промо-материалы
Мануалки Инструкции
Редакторская правка
Встречи, которые надо назначить запросить
Кому надо знать о каких решениях?
Внимательное прочтение Просмотр
Финансы
Наличные деньги
Статистика
Бюджеты
Прогнозирование
Прибыль и убытки
Баланс
Кредиты
Планирование Организация
Формальное планирование (цели, задачи, перспективы)
Текущие проекты (следующие ступени)
Проекты, которые вот-вот начнутся
Бизнес Маркетинговые планы
Предложения по организации
Предстоящие события
Встречи
Презентации
Организационная структуризация
Новое оборудование
Установка новых систем или оборудования
Командировки
Банки
Получение денег
Платежи
Мелкие суммы
Администрация
Юридические вопросы
Страхование
Личное
Стратегии Методики
Заказчики
Внутренние
Внешние
Маркетинг
Продвижение
Продажи
Обслуживание покупателей
Системы
Телефоны
Компьютеры
Офисное оборудование
Другое оборудование
Принадлежности
Системы хранения
Архивы
Инвентаризация
Комплектующие
Офис Рабочее место
Организация офиса
Мебель
Декор
Ожидание…
Информация
Делегированные задачи Проекты
Критичные для проектов завершения подзадач
Ответы на:
Письма
Заметки
Звонки
Предложения
Реквизиты
Компенсации
Мелкие суммы
Страхование
Заказанные вещи
Отремонтированные вещи
Билеты
Решения других
Профессиональное развитие
Тренинги Семинары
Вещи, которые надо выучить
Информация, которую надо отыскать
Навыки, которые надо попрактиковать выучить:
Компьютерерная грамотность
Аудио Видео тренинги
Резюме
Дополнительное образование
Выяснить – вызнать о чем-то…
Рабочий гардероб
Личное
Начатые, но неоконченные дела
Проекты, которые надо начать
Поручения Обещания другим
Супруг
Дети
Семья
Друзья
Специалисты
Одолженные вещи
Дела: другие организации
Сервис
Гражданская активность
Добровольные
Связи, которые надо наладить поддерживать
Семья
Друзья
Специалисты
Сделать самому или ответить на:
Телефонные звонки
Письма
Открытки
Предстоящие события
Особые события
Дни рождения
Именины
Свадьбы
Выпускные
Праздники
Каникулы
Отпуск
Путешествия на выходных
Общественные события
Культурные мероприятия
Спортивные мероприятия
Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы – дела, которые надо переделать
Места, которые надо посетить
Люди, с которыми надо встретиться пригласить их куда-то
Местные развлечения
Администрация
Финансовые
Счета
Банки
Инвестиции
Займы
Налоговые сборы, пошлины
Страховка
Правовые вопросы
Хранение
Ожидания чего-либо…
Почтовый заказ
Ремонт
Компенсации
Возвращение долгов
Медицинская информация
Запрошенные ответы
Дела по дому
Земельные
Имущество в собственности
Узаконенное
Недвижимость
Районирование
Налоговые сборы, пошлины
Строители Контрактники
Обогрев Очистка воздуха
Сантехника
Электричество
Крыша
Сад
Подъезд к дому
Стены полы потолки
Декор
Мебель
Оборудование
Электрические лампочки
Кухонные аксессуары
Стиральная машинка Сушка
Места, которые надо организовать Почистить
Компьютеры
Программное обеспечение
Комплектующие
Сеть
CD-ROM
Интернет Электронная почта
Телевизор
Видеомагнитофон
Музыка Диски Кассеты
Фото Видео
Телефоны
Автоответчик
Спортивные принадлежности
Чуланы Одежда
Гараж Сарай
Ремонт автомобиля
Инструменты
Багаж
Домашние животные
Здоровье
Доктора
Дантист
Специалисты
Увлечения
Книги Звукозаписи Пленки Диски
Поручения
Хранилище комплектующих
Аптечка
Магазин
Банк
Штуки для уборки
Книжный
Сообщество
Соседи
Школа
Местная администрация
Гражданские ценные бумаги
Инвентаризация содержимого корзинки
Если ваша голова высвободилась от всех рабочих и домашних заморочек, тогда ваша корзина, должно быть, ими переполнена до краев. Кроме предметов и бумаг в вашей корзинке так или иначе должны присутствовать и все электронные письма, и все голосовые сообщения, оставшиеся без ответа. Туда же должны попасть и те дела из вашего ежедневника, для которых вы ещё не определили следующего конкретного действия.
Я рекомендую своим клиентам записывать голосовые сообщения на бумагу и складывать в корзинку, а ежедневники туда кидать целиком – частенько им бывает нужна основательная ревизия. Если вы используете наладонник, Microsoft Outlook или Lotus Organizer, для каких-то иных записей помимо телефонной книги, я советую вам распечатать ваши тамошние календари и «to-do» – списки и тоже уложить в корзинку.
Электронные письма лучше все же оставить как есть, потому как вне компьютера с ними работать сложновато.
Но все эти материалы не должны оставаться в корзинке
Когда вы с этим управились, можно переходить к следующему шагу. Оставлять все это в корзинке нельзя, потому как через некоторое время, сознание того, что дела (и какие именно дела) не двигаются, вновь начнет давить на вас. Пожалуй, основная причина неохоты, с которой люди берутся за сбор информации в корзинку – это неимение хорошей отлаженной системы последующей обработки и организации этой самой информации. Это и есть тема следующей главы: «Опустошаем корзинку».
Глава 6. Обработка: Опустошение корзинки
Теперь, когда все, достойное вашего внимания, собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать. Опустошение вовсе не подразумевает выполнение неоконченных дел и доведение подвисших проектов до завершения. Это значит, что каждое дело, каждый предмет, каждый документ надо будет проидентифицировать и решить, что с ним дальше делать.
Вот желаемые результаты этого процесса:
1. Все ненужное будет выкинуто
2. Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены
3. Все, что можно делегировать, будет делегировано
4. Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу упорядоченную систему напоминаний
5. Все крупные проекты, вытекающие из документов, скопившихся в корзинке, будут проидентифицированы
Диаграмма иллюстрирует процесс целиком. В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчет следующих конкретных действий.
В этой главе подробно рассматривается как раз-таки первая колонка – движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях. Естественная организация действий, рождающаяся сама собой в ходе этого процесса будет очевидна. Например, вы вытаскиваете из корзинки листок с напоминанием и понимаете, что вам надо было позвонить Андре, но сделать это можно только на неделе, когда она будет в офисе, тогда вы просто занесете напоминание об этом в ежедневник на понедельник.
Прежде чем приступить к обработке и организации неоконченных дел, я рекомендую вам прочесть эту и следующую главу. Это избавит вас от лишних действий. Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки «разного» и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационнную систему клиента наилучшим образом.
