Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации или для других задач, которые зачастую тонут в суете дня.
Отгородите себя на это время от внешнего мира — лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свою комнату, предварительно предупредив, что « вас нет на месте».
(20) Контролировать время и планы
Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20% времени обсуждают 80% вопросов, подлежащих рассмотрению. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т.п.!
Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня вы будете испытывать неудовлетворенность.
Правила завершения рабочего дня
(21) Завершать несделанное
Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.
(22) Контроль за результатами и самоконтроль
Сравнение намеченного в вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда, самостоятельную функцию самоменеджмента, описанную в гл. 5.
(23) План на следующий день
План на следующий день составляйте еще накануне вечером! Проверяйте, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день. Разработайте, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, Делегированием и т.п. (см. 2.4).
(24) Домой — с хорошим настроением
Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпровождение.
Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом, например бегом м трусцой (джогингом). 10 минут движения на свежем воздухе ежедневно — этоого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.
(25) Каждый день должен иметь свою кульминацию
В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.
Какие возможности вы видите для себя (семья, дети, театр, концерт, хорошая книга, общество друзей, прогулка, размышления и т.п.), чтобы день достиг своей кульминации?
Какие дополнительные возможности лучшей организации труда вы могли бы использовать?
1. _______________________
2. _______________________
3. _______________________
4. _______________________
Какие организационные принципы распорядка дня после прочтения этого раздела вы хотите практиковать, усовершенствовать или опробовать?
4.2. Естественный дневной ритм (график работоспособности)
Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра», или «жаворонке», и о «человеке вечера», или «сове».
Первые могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются соответственно в более раннем окончании работы. Вторые по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам (до глубокой ночи).
Ни один из этих основных типов не работает лучше или хуже другого, просто они работают по-разному. Пик работоспособности у них приходится на разные периоды дня. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью следующей кривой (график СКР).
Ось «100%» на графике задает среднее значение дневной физиологической работоспособности, причем заштрихованные зоны сверху и снизу от оси примерно одинаковы по площади.
Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей — так это относительные, ритмичные колебания!
К фазам высшей активности примыкают соответственно двухчасовые паузы, во время которых организм работает в «щадящем режиме» и не должен чрезмерно нагружаться.
Какие выводы из всего этого следуют в отношении вашего трудового дня?
- Пик работоспособности, как правило, приходится на первую половину дня, когда желудок, поджелудочная железа, селезенка и сердце функционируют наиболее активно. Этот уровень затем в течение дня больше не достигается. И в силу этой причины задачи А следует выполнять в начале дня!
- После обеда, когда активно работает тонкая кишка, наступает известный спад продуктивности, который многие пытаются побороть при помощи кофе. В это время не надо работать наперекор своему ритму. Расслабьтесь с чашкой чаю и используйте перерыв Для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи В).
Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности
Не пытайтесь работать против своего естественного дневного ритма (который вы если и сможете изменить, то незначительно), а используйте эти закономерности в своем распорядке дня! График СКР получен в результате сотен тысяч измерений во всех промышленно развитых странах.
При нарушении дневного ритма возникает брак, ошибки в работе, несчастные случаи; конвейеры, например, в автомобильной промышленности в соответствии с графиком работоспособности в течение дня ускоряются или замедляются, в ночную смену работают не так, как в дневную, и т. д.
Другой пример из другой сферы: наибольшее число несчастных случаев в ночное время приходится на период между 2 и 4 часами! Однако отдельные значения нормального графика могут и не соответствовать колебаниям вашей индивидуальной работоспособности!
У каждого из нас наблюдаются более или менее существенные отклонения от нормы в индивидуальном графике работоспособности. Такие возбуждающие средства, как кофе, чай, никотин или медикаменты, могут ускорить утренний подъем, но они же предопределят и последующий более глубокий спад.
Определите свой индивидуальный дневной ритм и на основе систематических наблюдений постройте свою «кривую работоспособности».
Понаблюдайте за собой несколько более осознанно и спросите себя:
1. В какое время дня я ощущаю наибольший прилив сил?
2. Когда я соображаю наиболее быстро?
3. Когда я начинаю уставать или когда определенные виды деятельности даются мне особенно тяжело?
4. К какому времени я чувствую себя опустошенным и уставшим?
5. Когда я занимаюсь спортом для разгрузки, отдаю себя своим увлечениям, расслабляюсь?
6. Когда я начинаю бороться со сном или когда я ложусь в постель?
В этой связи установите также:
7. На какой период приходится ваше в прямом смысле рабочее время?
8. Когда вы заняты наиболее важными делами?
9. Когда вы выполняете менее важную работу? Зафиксируйте результаты наблюдений в течение 10 дней в нижеследующем формуляре для вашего дневника времени.
Начертите теперь свой график работоспособности. Обдумайте, нельзя ли лучше согласовать время выполнения важных дел и ваш распорядок дня с вашими внутренними потребностями!
Моя работоспособность Сравнение с нормальным графиком Моя фактическая предрасположенность к работе 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Время дня Прилив сил Творчество Трудности Усталость Расслабление Сонливость Отклонения Рабочее время Важные задачи и договоренности Менее важная деятельность 0 ч. 1 ч. 2 ч. 10 ч. 11 ч. 16 ч. 17 ч. 23 ч. 24 ч.
- В соответствии с колебаниями работоспособности чередуйте напряженную, ответственную деятельность, менее важную и ненапряженную деятельность и менее ответственные дела,
