Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.
- Зачем вообще это делать?
- Почему именно я?
- Почему именно сейчас?
- Почему в этой форме?
Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на вашем письменном столе! Они помогут вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.
Зачем вообще это делать?
→ Исключить!
- Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать этот доклад, составлять это письмо и т.д. и т.п.?
- Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?
- Действительно ли надо принимать этого посетителя, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?
- Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?
Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!
Почему именно я?
→ Поручить!
- Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?
- Действительно ли это в моей компетенции?
- Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?
- Не имеет ли место попытка обратного делегирования?
- Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?
Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.
Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте возможности делегирования! Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и вашими сотрудниками.
Почему именно теперь?
→ Установить оптимальные сроки!
- Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?
- Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?
- Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?
- Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т.д.)?
Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.
Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда», «в пятницу, в течение дня» и т.п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
Почему в этой форме?
→ Рационализировать!
- Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, чтобы диктовать!)
- Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?
- Как я могу упростить и рационализировать этот процесс?
Пусть эти и подобные вопросы натолкнут вас на новые идеи относительно организации вашего труда. Помните об известной шутке: «Зачем так просто, если можно сложно!». Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.
Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения
4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)
В заключительном упражнении вы должны с помощью разработанных в этой главе организационных принципов и методов «набросать» образцовый рабочий день. Даже если такой «идеальный день» вряд ли вероятен, вы можете использовать его как целеустановку или ориентир при составлении своего плана дня и его организации.
Сделайте свой рамочный план дня инструментом составления дневного распорядка!
Помните при этом о следующих моментах:
- начало работы;
- спокойный час;
- график дневной продуктивности;
- регулирование пауз;
- график дневных «помех»;
- контроль за результатами дня;
- предварительное планирование следующего дня.
Используйте нижеследующий формуляр и перенесите свой рамочный план дня в свой дневник времени!
С помощью данного упражнения полезно составить также недельный рамочный план, причем вы приобретете навык в распределении дел по отдельным дням недели.
Интегрируйте в свой «идеальный день» и «идеальную неделю» также личные дела и цели, касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т.д.!
Рамочный план дня Время дня Задачи, действия (цели) Примечания 5 ч 6 ч 7 ч . 10 ч 11 ч . . 16 ч 17 ч . 22 ч 23 ч 24 ч .
— Функция самоменеджмента «Организация и исполнение» предполагает объединение вашей энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.
— Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот,
— В нижеследующем формуляре сведены воедино важнейшие правила и принципы распорядка дня.
— Учитывайте в своем распорядке дня изменение вашей психологической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.
— Выведите свой личный дневной ритм, для чего путем систематических наблюдений определите свой график продуктивности.
— Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в физической, психической и духовной сферах имеют место периодические колебания, но еще не проясняет, почему так происходит.
— Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем.
— Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например в целях избавления от мешающих привычек.
— Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.
Организационные принципы распорядка дня Начало дня
1. Начинать день с позитивным настроем.
2. Хорошо позавтракать и без спешки на работу.
3. Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время.
4. Перепроверка плана дня.
5. Вначале — ключевые задачи.
6. Приступать без раскачки.
7. Согласовывать план дня с секретарем.
8. Утром заниматься сложными и важными делами.
Основное время дня
9. Хорошая подготовка к работе.
10. Влиять на фиксацию сроков.
11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.
12. Отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.
13. Избегать незапланированных импульсивных действий.
14. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп).
15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями.
16. Рационально завершать начатое.
17. Использовать временные «остатки».
18. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в течение дня (график дневных «помех»).
