Календарь должен показывать только «основной ландшафт», вокруг которого вы делаете остальные ваши действия.
Однако, что многие люди хотят делать, основываясь на старых привычках писать дневные to-do, так это заносить в календарь то, что они, что хотели бы сделать в следующий понедельник, но это может не получиться, тогда придется переносить это дело на последующие дни. Сопротивляйтесь этому порыву. Вы должны доверять своему Календарю, как священной территории, отражающей четкие границы ваших дневных дел, которые можно просмотреть в спешке. Гораздо лучше, если в нем будет только то, что вам обязательно нужно сделать в этот день. Когда Календарь будет выполнять свою непосредственную роль в организации, большинство действий, которые вам нужно сделать, окажутся в категории «как только возможно, после всего того, что я должен сделать».
Организация действий «Как только возможно» в контексте
За много лет я открыл лучший способ для напоминания о действиях типа «как только я смогу» исходя из контекста необходимого для действия – это может быть инструмент, место или человек, который это выполнит. Например, если для действия необходим компьютер, то нужно его занести в список «За Компьютером». Если для действия необходимо, чтобы вы ехали куда-то на машине (например, остановиться около банка или зайти в магазин скобяных товаров), наиболее подходящим будет список «Поручения/ Задания». Если следующим шагом будет разговор о чем-то один на один с вашим партнером Эмили, поместите его в папку «Эмили» или в наиболее подходящий список.
Насколько дискретными эти категории должны быть зависит от того, (1) за сколькими действиями вы должны следить; и (2) как часто вы меняете контекст, в котором их делать.
Если вы тот редкий человек, у которого только двадцать пять следующих действий, вам может хватить и одного списка «Следующие Действия». Он может включать такие разнообразные заметки как «Купить гвозди» и «Поговорить с боссом об изменении персонала» и «Наметки идей для встречи вне работы». Однако если у вас пятьдесят или сто следующих действий, которые будут записаны в одном большом списке, вам будет очень сложно увидеть то, что вам нужно увидеть; каждый раз, когда у вас будет время что-то еще сделать, вам нужно будет его тратить на непродуктивную пересортировку. Если вы будете на коротком перерыве во время конференции, во время которого вы могли бы сделать несколько звонков, вам нужно будет найти пункты, связанные со звонками, среди большого списка несвязанных пунктов. Когда вы захотите разобраться со всем остальным, вы, возможно, решите выбрать задания и составить новый список.
Другой фактор продуктивности, который поддерживает этот вид организации, – это увеличение вашей энергии, когда вы в определенном режиме. Если вы в «телефонном режиме», это помогает сделать много телефонных звонков – просто опустошить ваш список «Звонки». Когда вы в настроении работать за компьютером, полезно сделать так много on-line, как это возможно, не переключаясь на другой вид деятельности. Переключение с одного вида деятельности на другой занимает гораздо больше энергии, чем думает большинство людей. И очевидно, что когда нужный вам человек сидит напротив вас в вашем офисе, было бы мудро поговорить с ним обо всем, что вам нужно, сразу же, «не отходя от кассы».
Наиболее общие категории напоминаний о действиях
Возможно, вам пригодятся как минимум несколько заголовков из следующего списка:
§ «Звонки»
§ «За компьютером»
§ «Поручения/задания»
§ «В офисе» (разносторонние)
§ «Дома»
§ «Повестка дня» (для людей и встреч)
§ «Читать/Просмотреть»
«Звонки» Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно сделать; вы можете с ним работать всегда, когда у вас под рукой телефон. Чем мобильнее вы будете (особенно, если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее для вас будет один список для всех ваших звонков: небольшие окна времени во время путешествий, на перерыве или в ожидании самолета предлагают отличную возможность работы с вашим списком. Дискретный список «Звонков» помогает легче сфокусироваться и интуитивно выбрать лучший звонок для данного момента.
Я полагаю, что вы найдете время выписать номера телефона для каждого пункта из вашего списка. Будет много ситуаций, когда вы, возможно, совершили бы звонок, если бы номер был указан рядом, но если вам пришлось бы его искать, то не стали бы звонить.
«За компьютером» Если вы работаете с компьютером – особенно если вы ходите с ноутбуком или у вас один компьютер на работе и один дома – было бы полезно сгруппировать те действия, которые вам нужно сделать, когда он включен. Это позволит вам видеть все, что вам нужно сделать посредством компьютера, напомнит обо всех электронных письмах, которые нужно отправить, документах, которые нужно создать или отредактировать, и так далее.
Так как я много летаю, я даже создал список «on-line», отдельно от списка «За компьютером». Когда я в самолете, я не могу подключиться к интернету или к моему серверу, что необходимо для многих действий. Поэтому вместо того, чтобы заново думать, что я могу, а что не могу сделать, когда я смотрю в список «За компьютером», я знаю, что ни одно действие из списка «за компьютером», не может быть сделано без подключения, что освобождает мой разум и сосредотачивает выбор, основанный на других критериях.
Думайте внимательно о том, где и как вы можете и не можете делать те или иные действия, и составляйте ваши списки в соответствии с этим.
Если у вас есть компьютер только на работе, вам, наверное, не понадобится отдельный список «За компьютером»; список «В Офисе» может включать эти действия, потому что офис – это единственное место, где вы сможете это сделать. (Аналогично, если у вас есть компьютер только дома, и это не ноутбук, вы можете включить действия за компьютером в ваш список «Дома».)
«Задания» Имеет смысл группировать в одном месте напоминания обо всем, что вам нужно сделать, когда вы ничем особенным не заняты. Когда вы знаете, что вам нужно сесть в машину и поехать куда-то, отлично было бы просмотреть этот список. Такие действия, как «Достать сертификаты из ящика», «забрать картины» и «купить петуньи в питомнике» – все пойдут в этот список.
Этот список может быть не более чем наклейкой post-it где-то в вашем ежедневнике, или категорией «Задания» в секции «Сделать» в вашем КПК.
Часто важно иметь подсписки в категории «Задания». Например, как только вы поймете, что вам нужно что-то из магазина скобяных изделий, возможно, вы захотите создать список «Магазин Скобяных Изделий», и к нему прикрепить подсписок всех вещей, которые вам там нужны. Вы могли бы создать бумажную наклейку post-it «Магазин Скобяных Изделий» или, если вы используете цифровой список, вы могли бы прикрепить «заметку» к списку «Магазин Скобяных Товаров» и записать детали туда.
Мы должны стараться, чтобы достичь той простоты, которая лежит за мудростью.
Джон Гарднер
Так как я много нахожусь в главных районах города, у меня есть два списка «Задания» – «Задания-Ojai» (где я живу) и «Задания-где угодно», для всего того, что я могу сделать, будь я даже в дороге. «Т-образные разветвители для шланга» будут записаны в «Задания-Ojai», но «Купить носки к костюму» будут записаны в «Задания-где угодно».
«В офисе» Если вы работаете в офисе, должны быть определенные вещи, которые вы можете сделать только там, и список этих дел будет полезно иметь перед глазами, когда вы там – хотя, конечно, если у вас есть телефон и компьютер в офисе, а также отдельные списки «Звонки» и «За компьютером», они так же будут там использоваться. Я бы вносил в список «В офисе» все то, что требует подключения к Интернету, например, напоминание загрузить большую программу из сети.
«Дома» Много действий можно выполнить только дома, поэтому имеет смысл вносить это в соответствующий список. Я уверен, что у вас есть огромное количество личных или связанных с домом проектов, и часто следующим шагом будет просто сделать их. «Повесить новую картину», «Разобрать CD» и «Повесить в гардеробе зимнюю одежду» – типичные дела для этого списка.
Если у вас дома есть кабинет, как у меня, все, что может быть сделано только там, заносится в список «Дома». (Если вы работаете только дома и не ходите в другой офис, вам не понадобится список «В офисе» – все будет занесено в список «Дома».)
«Повестка дня» Вы обнаружите, что многие из ваших следующих действий должны произойти во время вашего общения с кем-то или должны быть принесены в комитет, команду, на собрание персонала. Вы должны поговорить с вашим партнером об идее на следующий год; вы хотите поговорить с вашим супругом о его планах на весну; вы должны перепоручить вашему секретарю задание, которое очень сложно объяснить в электронном письме. И вы должны сделать объявление об изменении политики отчетов о расходах на собрании персонала в понедельник.
