Лоуренс Т. Вонг – президент гонконгского «Жокей-клуба» (самый крупный налогоплательщик Гонконга) и экс-президент тайваньского филиала автомобильной компании «Форд» (самой крупной совместной компании Тайваня).
Когда я была в его офисе, то обратила внимание, что нигде на столах не лежит ни одного листка бумаги. Я спросила хозяина, как он добился этого, и тот ответил: «Человек никогда не должен брать в руки одну и ту же бумагу два раза. Взявшись за бумагу, он должен сделать с ней одно из трех: отдать ее другому человеку, подколоть ее в файл или выбросить в корзину для мусора».
Для тех бумаг, которые буквально кричат «оставь меня, сохрани меня» и не желают попадать в мусорную корзину, Лэрри придумал свой метод:
1. Отведите для бумаг три ящика, обозначив их буквами «А», «Б» и «В».
А – достаточно важный
Б – менее важный
В – наименее важный
2. Каждые 7—10 дней выбрасывайте все бумаги из ящика «В».
3. Затем переименуйте ящик «Б» в «В», а ящик «А» в «Б». Вскоре все бумаги будут приведены в порядок – без излишних усилий с вашей стороны. Когда я спросила, как он пришел к такому методу, Лэрри рассказал мне следующую историю:
Однажды он работал под началом человека, хранящего на своем рабочем столе горы бумаг. Из озорства Лэрри спрятал одну из кип бумаг в шкаф, чтобы понаблюдать за реакцией начальника. Но тот так и не хватился «пропавших» бумаг. Через месяц Лэрри принес эту кипу назад и спрятал в том же шкафу другую кипу. И снова реакция оказалась прежней – вернее, не было никакой реакции.
Лэрри пришел к выводу, что его шеф использовал свой письменный стол как архив для бумаг.
Многие из нас до сих пор используют свои письменные столы как хранилища бумаг, забывая, что для этого есть шкафы для файлов. Таким образом мы создаем хаос в наших умах. Мы посылаем своему мозгу подсознательное сообщение, что у нас больше работы, чем на самом деле. Наш мозг приходит в возбужденное состояние, и, когда мы каждый день видим перед собой горы бумаг, его начинают захлестывать мысли об огромном количестве накопившейся работы. В результате ему не удается сфокусироваться на стоящем перед ним непосредственном задании. Что ж, начните с того, что очистите стол!
13. Средство от патологической неспособности сосредоточиться
Неспособность сосредоточиться – состояние, известное каждому из нас. Оно чаще всего возникает при взаимодействии с современным миром, предъявляющим ко всем нам повышенные требования. Тому, кто никогда не переживал ничего подобного, трудно представить чувства тех, кто время от времени впадает в такое состояние.
Я, например, однажды войдя в ванную комнату, осознала, что начисто забыла, зачем я это сделала. Я стояла перед зеркалом и спрашивала себя: «Почему я оказалась здесь?» Наконец я вспомнила, что собиралась умыться.
Для того чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо вербализировать свои мысли, то есть говорить про себя: «умыться», «сварить кофе» и т. д. перед выполнением задания и во время его выполнения. Если у вас есть склонность впадать в такие состояния и вы не будете четко формулировать задания в уме, то рискуете забыть о том, что собирались сделать в кратчайшие сроки. Ваши бессознательные мысли будут набегать одна на другую и гасить первоначальный импульс к действию, пока вы будете направляться к своей цели.
Я предлагаю следующее средство от патологической неспособности сосредоточиться:
1. Мысль изначально побуждает вас к действию (умыться).
2. Скажите себе беззвучно: «умыться».
3. Повторяйте команду, направляясь к своей цели. Если вам покажется, что это слишком большая морока, подумайте о плодах. Практика этой техники сделает ваш разум более ясным. Вы увидите, как резко изменятся ваши отношения с временем.
Если вы часто ловите себя на мысли: «Даже не представляю, как пролетело время!», то вы идеальная кандидатура для этого упражнения. Эта техника аналогична тому упражнению, которое буддисты называют «пребывать в настоящем». Что бы они ни делали, монахи повторяют слова, описывающие действие, как беззвучную мантру. Когда они идут, то все время говорят про себя: «иду, иду», когда едят, то повторяют: «ем, ем».
Вы воруете время других людей, если не проявляете пунктуальности. Просто будьте человеком слова и думайте о себе и о другой стороне, когда назначаете встречу. Если происходит что-либо непредвиденное, позвоните своему партнеру по телефону и перенесите встречу на другое время. Скажите, когда вы сможете появиться в условленном месте, и объясните причину своей задержки.
Многие люди просто лгут себе: «О, я буду там через несколько минут, а если я стану звонить, то задержусь еще больше и только привлеку внимание к своему опозданию».
Вряд ли человек способен заблуждаться больше. Если вы опаздываете и не звоните ждущему вас человеку, вы просто говорите своим поступком следующее: «Мне плевать на ваше время. Вам остается только сидеть и ждать, пока я прибуду на место. Я – слишком важная птица, чтобы беспокоиться о ваших планах!»
Многие люди будут рады назначить встречу с вами на другое время или перенести ее на другой день. Предупреждение об опоздании продемонстрирует вашу воспитанность и уважение к другой стороне. Ваше нежелание позвонить, чтобы предупредить о своей задержке, несет в себе еще и то зло, что ожидающий вас человек не будет знать, на сколько вы можете опоздать – на две минуты или на два часа, и потеряет время впустую, будучи не в состоянии распланировать его. Если же он будет знать, что встреча переносится, скажем, на сорок пять минут, то сможет распорядиться оказавшимся в его распоряжении временем рационально.
Как правило, самые преуспевающие люди чутко относятся к вопросам времени и проявляют удивительную пунктуальность. Они осознают, что несоблюдение обязательств может внести хаос в их жизнь и жизни других людей.
15. Планируйте свое время в обратном порядке
Гораздо проще планировать свое время в обратном порядке, чем загадывать наперед. Определите свои предельные строки и начинайте строить планы от них к сегодняшнему дню, так, чтобы вы смогли составить реальное представление о том, когда следует приступать к выполнению заданий и сколько времени займет этот процесс.
Например, если я собираюсь сесть в самолет, отлетающий из аэропорта в Сан-Франциско в 9 часов утра, то должна прибыть в аэропорт в 8 часов утра, чтобы пройти все необходимые процедуры. Дорога от моего дома к аэропорту занимает полтора часа, но, памятуя о возможных пробках на дорогах (а это не редкость), мне следует выехать из дому за два часа до намеченного срока прибытия в аэропорт (т. е. до 8 часов). На сборы мне требуется час, но я набрасываю еще полчаса с учетом возникновения непредвиденных проблем (таких, как потеря ключей, телефонные звонки и т. п.). Это означает, что я должна проснуться не позднее 4:30, чтобы покинуть дом в 6:00 и прибыть в аэропорт в 8:00, где я должна сесть на самолет, отлетающий в 9:00. Никаких стрессов, все под контролем.
На протяжении двадцати лет я была Королевой Опозданий. Почти на все свидания я опаздывала примерно на полчаса. С тех пор как я стала применять систему планирования в обратную сторону, я научилась учитывать непредвиденные проблемы с транспортом.
Я научилась этому у одного моего друга – армейского генерала. С кем бы он ни назначал встречи, он всегда является на них вовремя – ни минутой позже, ни минутой раньше. Меня давно интересовала эта его невероятная способность, и наконец я спросила его о его секрете.
Он рассказал мне о своей системе планирования в обратном порядке и о том, что всегда оставляет запас времени на непредвиденные обстоятельства. Он всегда прибывает на свидания заблаговременно, хотя его шоферу и приходится несколько минут кружить по улицам, чтобы прибытие генерала было точным. Тратя несколько минут на все эти маневры, генерал экономит время, так как ему никогда не приходится объяснять причину своего опоздания.
Если вы будете планировать время «впритык», то увидите, что потратите больше времени на то, чтобы улаживать недоразумения.
16. Всегда следует переоценивать то время, которое требуется для осуществления проекта
Люди часто недооценивают время, которое им предстоит затратить на выполнение задания.
Несколько лет назад я запланировала построить «романтический» каменный дом на земле, приобретенной в горной части Орегона. Я купила руководство, в котором говорилось о том, до чего легко построить каменный дом собственными руками. Мне показалось, что это не сложнее, чем испечь праздничный торт. Я могла ясно представить себе маленький пряничный домик, стоящий на опушке зеленого леса. Но, как только я взяла в руки настоящие камни и цемент, грустная правда предстала передо мной в полный рост.
