Управление заказами решает следующие основные вопросы.
1. Что заказывать?
2. Сколько заказывать?
3. Когда заказывать необходимую продукцию?
4. Какое подразделение и кто конкретно должен заказывать?
5. Кроме того, контролируется выполнение заказа.
Заказ на поставку рассматривается как документ, на основании которого закупается необходимая продукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае принятия заказ приобретает законную силу контракта, обязательного для исполнения. Заказ на поставку составляется на основании заявки.
Заявка – контрольный документ, по которому отпускаются средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и конкретизирует работник, подавший заявку. Ему из бюджета предприятия на эти цели выделяется определенная сумма.
В заявке указываются:
1) предмет закупки;
2) код статьи, на которую относятся затраты;
3) особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования).
Система управления заказами предполагает расчет следующих показателей:
1) минимальный уровень запаса продукции – минимальный уровень остатков, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии продукции;
2) оптимальный уровень запаса – уровень, достаточный для осуществления бесперебойного функцио-
С нирования предприятия в период цикла поставки, при котором страховой запас продукции остается неприкосновенным; 3)оптимальная периодичность заказа – периодичность, с которой менеджер по закупкам должен размещать регулярные заказы поставщикам для поддержания оптимального уровня запасов.
Существуют следующие виды заказов:
1) стандартные – имеют место, когда размещение заказов для поддержания требуемого уровня запасов продукции осуществляется постоянно и планомерно. Это обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хранение запасов продукции;
2) специальные – имеют место, когда на складе отсутствуют запасы требуемой продукции. Специальный заказ оформляется на основании заказов потребителей. Полномочия по размещению специальных заказов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может стать серьезной проблемой для всего предприятия.
Процедура составления заказов включает в себя:
1) уточнение суммы остатков продукции;
2) анализ текущей задолженности по заказам, в том числе на основе определения доли аннулированных и невыполненных заказов;
3) включение в регулярный стандартный заказ всей продукции из необработанных специальных заказов;
4) окончательное оформление заказа;
5) отправка оформленного заказа поставщику.
При поступлении заказа необходимо:
1) сверить полученную продукцию с данными накладной;
2) провести физический осмотр поставленной продукции на предмет обнаружения бракованных изделий;
3) зафиксировать поступление заказанной продукции в складской документации;
4) по истечении определенного срока (например, 30 дней) применяется специальная схема работы с нереализованной продукцией (ее отправляют на склад, на продажу или возвращают поставщику).
31. СИСТЕМЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ
Функции запасов, обеспечивающих гибкость системы обслуживания потребителей:
1) накопление продукции с последующим распределением;
2) защита от изменения цен и инфляции;
3) управление затратами путем использования ценовой скидки, зависящей от величины заказа.
Система управления запасами – совокупность правил и показателей, определяющих момент времени и объем закупки продукции для пополнения запасов. Умелое и продуманное управление запасами является одним из условий повышения эффективности торговой деятельности.
Параметры системы управления запасами:
1) точка заказа – минимальный (контрольный) уровень запасов продукции, при наступлении которого необходимо их пополнение;
2) нормативный уровень запасов – расчетная величина запасов, достигаемая при очередной закупке;
3) объем отдельной закупки;
4) частота совершения закупок – продолжительность интервала между двумя возможными закупками продукции, т. е. периодичность пополнения запасов продукции;
5) пополняемое количество продукции, при котором достигается минимум затрат на хранение запаса при заданных затратах на пополнение и заданных альтернативных затратах инвестированного капитала.
Стадии процесса управления запасами:
1) прогнозирование возможного использования запасов продукции:
– мониторинг фактического использования запасов продукции;
– мониторинг фактических затрат на пополнение запасов продукции;
– мониторинг времени, необходимого для создания запаса путем поставки или производства (время поставки или время производства).
Основные показатели управления запасами:
1) уровень запасов продукции – характеризует обеспеченность предприятия запасами на определенную дату и показывает, на какое число дней торговли (при сложившемся товарообороте) хватит этого запаса;
2) скорость оборота запасов продукции – отношение объема запасов продукции к объему продукции, реализованной за определенный период;
3) оборот запасов – интервал времени (в днях) между поступлением продукции на склад и отпуском материалов в производство, а также между поступлением продукции в торговое предприятие и ее продажей;
4) норма оборачиваемости запасов – показатель, характеризующий количество продаж продукции за определенный период (обычно за год);
5) коэффициент оборачиваемости запасов – показывает, как часто оборачиваются или продаются запасы при обеспечении текущего объема продаж продукции. Этот коэффициент характеризует эффективность системы закупок, производства и сбыта на предприятии.
Система контроля уровня запаса – подробный учет сырья и изделий, применяемых в производственном процессе, непроизводственных материалов, например, таких, как расходные материалы, офисные принадлежности, а также предметы для поддержания в исправном состоянии и ремонта помещений и оборудования.
Метод оценки запасов по средний основан на расчете средней себестоимости запасов продукции. «Взвешивается» количество запасов продукции, закупаемой купаемой по разным ценам.
Метод поштучной оценки применяется для учета таких изделий, как автомобили и уникальные произведения живописи, дорогие ювелирные изделия и мебель, изготовленная на заказ.
32. КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАПАСОВ
Товарные запасы – товары, находящиеся в сфере товарного обращения, а также у изготовителя и в пути. Их наличие характеризует статичное состояние и местоположение товарной массы в процессе товародвижения на определенный момент времени. Они являются сложной экономической категорией и выражают многогранные взаимоотношения между участниками хозяйственной деятельности.
Различают следующие виды запасов:
1) запасы в пути – запасы продукции, на момент учета находящиеся в процессе транспортировки от поставщиков к потребителям или на предприятия оптовой торговли;
2) неликвидные запасы – длительно неиспользуемые или нереализуемые производственные или товарные запасы;
3) переходящие запасы – остатки продукции на конец отчетного периода. Обеспечивают непрерывность производства и потребления в отчетном (или следующем за отчетным) периоде до момента очередной поставки продукции;
4) подготовительные запасы – часть запасов продукции, наличие которых вызвано необходимостью подготовки продукции к отпуску потребителям: оформления приемки или отпуска, подсортировки, погрузки и разгрузки, комплектации;
5) производственные запасы – запасы, предназначенные для производственного потребления;
6) сезонные запасы – запасы, образующиеся при сезонном характере производства продукции или при сезонном характере потребления и транспортировки. Их назначение – обеспечить стабильное функционирование предприятия и бесперебойность снабжения производства на время сезонного перерыва в производстве, потреблении или транспортировке;
7) резервные запасы – постоянно поддерживаемый запас продукции на случай непредвиденных заказов и резких колебаний спроса. Резервные запасы должны обеспечивать бесперебойное функционирование предприятия до того момента, когда заказ будет доставлен на склад получателя;
8) страховые (гарантийные) запасы предназначены для обеспечения непрерывного (бесперебойного) снабжения предприятия в случае возникновения непредвиденных обстоятельств:
