На большинстве предприятий объем операций с денежными средствами бывает значительным, поэтому проверка их является трудоемким процессом, хотя сама процедура проведения достаточно проста. От аудитора требуется повышенное внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и злоупотреблений должностных лиц связано именно с этим участком учета.
В ходе проведения аудитор руководствуется законодательством РФ и нормативными документами Министерства финансов РФ, Центрального банка России.
В ходе аудита операций с денежными средствами решаются следующие задачи:
• ознакомление с условиями хранения наличных денег, ценных бумаг и других денежных документов в кассе;
• изучение фактического порядка документального оформления операций по приходу и расходу денежных средств, ведения кассовой книги, учета кассовых операций;
• проверка соблюдения кассовой дисциплины (своевременности и полноты оприходования наличных денег в кассе и возврата в банк сверхлимитных остатков денежных средств, установленных правилами расчетов наличными деньгами с юридическими лицами, порядком выдачи и возврата в кассу подотчетных сумм, целевого использования полученных из банка по чекам денежных средств, в том числе валютных, и др.);
• установление количества открытых в банках рублевых и валютных счетов, законности совершения операций по каждому счету;
• определение законности и целесообразности операций по поступлению и списанию средств с банковских счетов предприятия, в том числе валютных, правильности их отражения в учете;
• проверка состояния платежно-расчетной дисциплины по заключенным договорам.
Источниками информации для проверки операций с денежными средствами являются: кассовая книга; отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, квитанции и т.д.); чековые денежные книжки, выписки банков по рублевым и валютным счетам с приложенными первичными документами (счета, платежные поручения, платежные требования-поручения, авизо и пр.); журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и т.п.; учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы) по счетам 50, 51, 52, 55, 57 и т.д.; Главная книга; баланс (форма № 1); Отчет о движении денежных средств (форма № 4) и др.
Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитору целесообразно получить по возможности полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета. Нередко денежные средства, как наличные, так и безналичные, являются объектом хищений и злоупотреблений со стороны кассира, бухгалтера и других должностных лиц. Выяснить, как на предприятии соблюдается кассовая дисциплина, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью, в том числе с валютой, как четко обеспечивается санкционирование различных платежей с расчетного и других счетов предприятия, можно путем фактической проверки, обследования, наблюдения и т.д. Полезным способом получения данных является также тестирование по заранее подготовленному вопроснику.
Вопросы для оценки системы внутреннего контроля на участке учета операций с денежными средствами могут быть следующими:
• заключен ли договор о материальной ответственности с кассиром;
• созданы ли условия, обеспечивающие сохранность денежных средств;
• допускаются ли случаи подписания незаполненных чеков и платежных поручений;
• регистрируются ли кассовые ордера, банковские платежные документы в журналах регистрации;
• полностью ли заполняются необходимые реквизиты в кассовых документах;
• снимаются ли ежедневно остатки денежных средств в кассе;
• как регулярно отчеты кассира передаются в бухгалтерию и проверяются главным бухгалтером;
• проводятся ли внезапные проверки кассы;
• подписывает ли расходные кассовые документы руководитель предприятия;
• проверяется ли полнота оприходования поступления денежных средств;
• соблюдается ли установленный лимит кассы;
• проверяется ли использование денежных средств, полученных в банке;
• имеют ли место случаи возврата неиспользованных подотчетных сумм, полученных в валюте, в рублевом эквиваленте;
• как регулярно проверяет главный бухгалтер соответствие данных первичных банковских документов и учетных регистров;
• проверяется ли соответствие проведенных банковских операций договорам.
Для проверки состояния системы бухгалтерского учета денежных средств могут быть предложены следующие вопросы:
• разработаны ли схемы отражения на счетах операций с денежными средствами;
• с какой периодичностью сверяются данные кассовой книги с данными учетных регистров и первичных документов;
• как регулярно обрабатываются и отражаются в учете выписки банка;
• соответствуют ли данные учетных регистров Отчету по движению денежных средств (форма № 4);
• проверяется ли соответствие данных регистров по учету движения денежных средств и расчетов и т.д.
По результатам тестирования устанавливается фактическое отношение администрации к организации учета, обеспечению сохранности и целевого использования денежных средств на предприятии. Соответственно аудитор намечает для себя объекты повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения проверки, конкретные источники получения данных, уточняет аудиторский риск. С целью упорядочения его действий рекомендуется разрабатывать специальную программу проверки (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Программа аудиторской проверки операций с денежными средствами
Правильно составленная программа проверки поможет аудитору в дальнейшем последовательно изучить различные участки учета операций с денежными средствами, избегая повторов и пропусков, целенаправленно осуществить сбор необходимых доказательств и их документирование.
2.2. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Предварительное знакомство с системой внутреннего контроля на предприятии позволяет аудитору оценить, как обеспечивается сохранность и целевое использование наличных денежных средств. При возникновении подозрений в возможных хищениях средств из кассы, других злоупотреблениях аудитору следует рекомендовать руководству провести инвентаризацию кассовой наличности. По предварительной договоренности с руководством предприятия внезапная проверка кассы может быть проведена с участием аудитора и сразу же после начала аудиторской проверки.
Аудит кассовых операций должен проводиться в соответствии с разработанной программой по следующим направлениям:
• проверка правильности документального оформления операций по кассе;
• оценка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
• анализ правильности списания денежных средств в расход;
• проверка соблюдения кассовой дисциплины;
• выяснение правильности отражения кассовых операций в учете.
Далее аудитор устанавливает законность совершения кассовых операций, их соответствие Письму Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ». В зависимости от объема кассовых операций и степени доверия аудитора к системе внутреннего контроля на предприятии может быть осуществлена сплошная или выборочная проверка кассовых документов.
Приступая к проверке кассовых операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления (полнота заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательная регистрация приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. Последняя должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и вестись в одном экземпляре. Записи в кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами.
