Ознакомительная версия.
Я нащупал метод, чтобы с каждой новой задачей сотрудники чувствовали себя окрыленными и свободными. Пользуюсь им в работе. Возможно, он пригодится и вам.
Какую из этих задач вы бы хотели получить?
Правильно поставленная задача – это проблема, которую сотрудник должен решить оптимально и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.
Задачи-приказы подразумевают выполнение строго в поставленных рамках. Это тупиковый путь.
Сказано подготовить отчет – человек подготовит отчет без мысли о том, как его потом будут использовать и зачем он нужен. Часто сделает абы как.
Задачи-приказы грозят неприятными последствиями:
• сотрудник отвечает только за то, что ему формально поручено. Если результат нельзя использовать дальше, это не его забота. Неправильно поставлена задача. «Я не виноват»;
• у сотрудника накапливается ощущение, что начальник – идиот. Потому что сотрудник «лучше знает, что нужно делать», а начальник поручает ему ненужную и неинтересную работу. «Я работаю с клиентом, а он меня отрывает и заставляет писать какой-то формальный отчет»;
• постепенно сотрудник теряет волю и интерес к работе, деградирует и становится одним из тех, кому для работы нужна палка. У сотрудника складывается ощущение, что это и есть работа – выполнять нудные, неинтересные поручения за зарплату. На следующем месте работы все повторяется. Уныние, тлен, планктон.
Задачи-проблемы подразумевают, что сотрудник самостоятельно выбирает конкретный способ решения, отвечает за свой выбор и за весь результат. Это путь роста и развития.
Если начальнику нужны цифры о продажах, сотрудник может предложить не только отчет. Может быть, начальнику нужно всего два числа, и сотрудник сам впишет их в таблицу. А может быть, этот процесс вообще нужно автоматизировать.
Решая проблемы, сотрудник все время развивается:
• так как он сам выбирает способ решения, отвечает за результат и думает о других участниках процесса. Он становится хозяином своих решений, своей работы, своей карьеры и жизни. Он становится свободным;
• где свобода, там и ответственность: если его решение не подходит коллегам, это уже сфера ответственности сотрудника и он сам скорректирует работу;
• сотрудник понимает смысл своей работы в масштабе компании, осознает собственную пользу. Даже если приходится делать что-то монотонное и трудное – теперь это выбор сотрудника, и он знает, насколько эта работа важна. Он видит связи между своей задачей и судьбой компании. Он не жалуется, что работа неинтересная. Он сам себе супергерой.
Обратите внимание: дело не в кардинальных переменах в корпоративной культуре. Дело в том, как руководитель формулирует задачу. Дело в словах.
Задача-проблема состоит из типовых элементов, которые помогают сотруднику найти правильное решение. Вот они.
Предыстория. Объясните сотруднику, откуда эта задача берется и что из нее следует. Можно коротко.
«Я приготовила борщ».
«Звонил твой клиент из Мурманска, спрашивал тебя».
«Послезавтра совет директоров, мне нужно презентовать результаты работы филиала».
А можно и обстоятельно, если сотрудник плохо знаком с темой.
«Каждый день к нам на сайт приходят 100 тысяч человек, чтобы купить билеты. Мы запустили для них классную услугу – страхование. К сожалению, только 0,01 % посетителей заказали эту услугу за две недели. Конкуренты продают такую же услугу каждому пятому клиенту».
Такое описание требует времени, но только так сотрудник увидит смысл своей работы в масштабах бизнеса.
Суть и условия задачи. Опишите результат, который вы хотите получить. Если нужно – условия и ограничения. Не забудьте о сроках и количественных показателях. Пока не прописывайте конкретные шаги.
«Нужно сделать так, чтобы каждый четвертый посетитель сайта оформлял у нас страховку. При этом мы не можем своими силами переделать главную страницу или переписать код. Все, что у нас есть, – это блок “Новости” и раздел с рекламой».
Цепочка. Обязательно опишите, что произойдет с результатами работы на следующем этапе и кто за него отвечает.
«За сайт у нас отвечает Миша. Он будет реализовывать твое решение. Узнай у него, в каком формате он хочет получить от тебя решение».
Объяснение сроков. Ставить сроки просто так, с потолка бесполезно. У всех есть дела поважнее. Чтобы ваша задача поднялась в приоритете, объясните срок.
«Нужно успеть внедрить и протестировать решение к 1 сентября: 2 сентября начинается спецпроект, который принесет нам в два раза больше клиентов. Если они тоже не купят страховку, мы недополучим миллион».
«Не забудь, что нужно не только придумать решение, но и внедрить его с Мишей и протестировать эффективность на текущих посетителях не менее двух недель. Для этого твое решение должно быть готово в пятницу».
Мотивировка. Если у сотрудника есть коллеги такого же уровня, у него может возникнуть вопрос: «Почему я?» Не из вредности, а из здорового любопытства. Отвечайте на него так, чтобы сотрудник гордился собой.
«После того как ты в прошлый раз поднял конверсию сайта на 7 %, я могу доверить эту задачу только тебе».
Теперь сотрудник не сомневается, что он тот самый человек, который должен это сделать.
Вариант решения. В самом конце когда задача поставлена и сотрудник чувствует себя хозяином ситуации, можно предложить свое видение решения. Но не представляйте его как единственно верное.
«Я думаю, это можно сделать с помощью рекламы на главной и внутренних страницах. Но люди мало откликаются на рекламу, поэтому нужно думать еще».
Попробуем собрать описание задачи из этих компонентов. Проследите, как части складываются в целое.
Новая услуга
«Саша! Каждый день клиенты спрашивают нас об услуге удаленного обслуживания. Очевидно, что им это нужно и мы можем на этом заработать.
Что мы с этим можем сделать? Ты, как руководитель проектного отдела, лучше всех знаешь наши возможности.
Я хочу, чтобы ты рассказал об этой идее на совете директоров в пятницу. Обычно на таких встречах нужно рассказать о конкурентах, наших возможностях и перспективах, представить план на три месяца и команду.
На совете будет Белинский, он занимался удаленным обслуживанием в своей предыдущей компании.
Прилагаю к задаче мою презентацию по пилотному проекту с Архангельском. Можешь использовать эти наработки. Но вообще дело не в презентации, а в том, чтобы хорошо знать тему».
Красота метода в том, что по этой схеме можно поставить любую задачу – и в каждом случае исполнитель будет чувствовать себя свободным.
В то же время это не ультралиберальная корпоративная культура со свободным графиком. Вы ставите такие же сроки, требования и ограничения. Ответственность сотрудника возрастает. Ответственность руководителя – тоже: спрашивать придется еще более строго. Сотрудники развиваются. Компания идет вперед.
В последнее десятилетие на российском рынке активно развиваются электронные сервисы для постановки задач и контроля их выполнения. Эти сервисы существенно облегчают жизнь руководителя и его команды. Самые популярные и простые – «Мегаплан» (megaplan.ru) и «Битрикс24» (bitrix24.ru).
Вам больше не нужно ставить задачу сотруднику устно, по телефону или по почте. Вы ставите задачу в системе, прописываете суть, указываете сроки, соисполнителей, ответственных, при необходимости прикладываете файлы, назначаете бонусы или штрафы. Затем следите за ее выполнением. Все уведомления об изменениях в задаче или о крайнем сроке автоматически приходят как постановщику, так и исполнителю.
В итоге вы видите все задачи, выполняемые сотрудниками, какой процент выполняется в срок, а какой – с опозданием. Вы можете оценить, насколько эффективно работают ваши сотрудники, а также какой объем работ они выполняют.
Система постановки задач отрезает лишние коммуникации внутри коллектива и позволяет сотрудникам сосредоточиться на выполнении ими своих рабочих обязанностей. Кроме того, система постановки задач помогает эффективно делегировать.
Ознакомительная версия.
