Табл. 4.9. Функции и возможности ЭЗД
Процесс формирования ЭЗД начинается в момент принятия уполномоченным органом банка решения о предоставлении кредитного продукта и продолжается до момента его полного погашения. Типовая структура электронных папок в директории для ЭЗД регионального филиала представлена в табл. 4.10.
Табл. 4.10. Типовая структура папок в ЭЗД
Визуализация корневой папки ЭЗД приведена на рис. 4.1. В корневых папках создаются вложения по наименованиям заемщиков (по кредитному договору может быть несколько залогодателей). Пример создания индивидуальных папок с наименованиями заемщиков отражен на рис. 4.2. Если у залогодателя несколько договоров залога, то в папках заемщиков формируют подпапки с наименованиями согласно нумерации договоров залога. Содержание папки заемщика в разделе «Залоговое дело» приведено на рис. 4.3. Наполнение папки «Документы по залогу» – это правоустанавливающие/правоподтверждающие, технические документы. В папку «Заключения» в хронологическом порядке помещаются все виды заключений залоговой службы и приложения к ним (в том числе расчетные файлы и доказательная база по стоимости/ликвидности залога). Папка «Решения КК и договора» предполагает сохранение электронных копий/сканов решений уполномоченных органов банка о предоставлении кредитного продукта и кредитно-залоговой документации.
Рис. 4.1. Корневая папка ЭЗД
Рис. 4.2. Индивидуальная папка заемщика
На рис. 4.4 отображено наполнение папки «Залоговый портфель». В файлах формата Excel хранятся данные о залоговом портфеле региональной точки по состоянию на отчетную дату, как правило, конец каждого месяца. Информация выгружается из АБС ЦФТ Банк и позволяет отслеживать хронологию изменений статданных залогового портфеля. Формат названия файлов может включать наименование региональной точки и дату выгрузки залогового портфеля.
Рис. 4.3. Содержание папки «Залоговое дело»
Рис. 4.4. Папка «Залоговый портфель»
Папка «Мониторинг» (рис. 4.5) содержит два вложения – «Акты проверок» и «Графики и отчеты». Предназначение папки – отражение результатов проверок обеспечения. На рис. 4.6 показан состав вложения «Акты проверок». В первом подразделе – «Результаты мониторинга» – создаются подпапки заемщиков и помещаются акты проверок с приложениями. Второй подраздел – «Фото имущества» – предназначен для фотографий обеспечения, выполненных в ходе проверок. Планы мониторинга имущества и отчеты об их выполнении помещаются во вложение «Графики и отчеты» (рис. 4.7). Формат наименования файлов должен содержать указание на период проверки (месяц и год).
Рис. 4.5. Состав папки «Мониторинг»
Рис. 4.6. Состав вложения «Акты проверок»
Заключения о переоценке залога для целей расчета РВПС сохраняются в папках с наименованиями заемщиков в разделе «Переоценка». Пример файла с результатами переоценки на рис. 4.8.
Рис. 4.7. Вложение «Графики и отчеты»
Рис. 4.8. Папка с результатами переоценки залога для целей РВПС
Пакетным IT-решением для дальнейшего развития ЭЗД являются электронные залоговые модули. Например, зарекомендовавший себя программный комплекс «Система управления залоговым имуществом банка» (далее – Система) производства ЗАО «ЛМА» (www.labma.ru).
Построенная на основе данного программного комплекса автоматизированная система позволяет перейти от приведенного на графических примерах простейшего хранилища данных к ЭЗД с интегрированным поиском по фактографическим характеристикам, аддитивными инструментами потоковой обработки первичных документов и статистического анализа. Ценным свойством программного ведения ЭЗД является запись авторизированных сведений об изменениях ЭЗД в специализированный журнал аудита, что повышает защищенность данных.
Внешний вид программного модуля для ЭЗД приведен на рис. 4.9.
Рис. 4.9. Внешний вид программного модуля для ЭЗД
Взаимодействие Системы управления залоговым имуществом банка с такими внешними программными комплексами, как АБС ЦФТ Банк, позволяет не только вести ЭЗД, но и программно сопровождать мониторинг залогов. Система автоматизирует формирование графиков проверок залогов с возможностью отслеживания их статусов. Персонализированные графики проверок залога генерируются Системой и отражаются в календаре (рис. 4.10).
Рис. 4.10. Персонализированные графики проверок залога
При использовании Системы ЭЗД могут формироваться как путем присоединения сканов документов, так и на основе готовых шаблонов документов (используется встроенный текстовый редактор), интегрированных в модуль. Настройка карточки ЭЗД (рис. 4.11) позволяет отражать состав сведений в ЭЗД и историю проверок обеспечения. ЭЗД могут градуироваться по статусам: «Предварительное», «Рабочее», «Архивное».
Рис. 4.11. Настройка карточки ЭЗД
Система способна информировать пользователей о событиях в ЭЗД и в графиках мониторинга залогов. Например, это могут быть напоминания о необходимости актуализации ЭЗД и уведомления о статусах графиков мониторинга и проверок. Система использует в качестве уведомлений «всплывающие окна» в модуле и/или рассылку электронных сообщений.
Встроенный в Систему механизм поиска ЭЗД по заданным параметрам (заемщик, залогодатель, даты проверок, вид заложенного имущества, номер и дата договора залога) позволяет формировать статистические данные для отчетности залогового подразделения.
Приведенное передовое IT-решение – пример возможности оптимизации кадровых и временных ресурсов.
4.3. Обеспечение контроля качества работы
Модель регионального присутствия залоговой службы обычно допускает отсутствие сильной контролирующей составляющей на местах. Общеприняты проверки качества залоговой работы в сети силами менеджеров головного офиса либо «кустовых» филиалов. Сокращая расходы, банки сводят к минимуму контрольный функционал. В идеале залоговый процесс должен работать по принципу «защиты от дурака»[165] и исключать возможность формирования дефектного залогового портфеля. Однако качественные нормативные документы не означают их безупречное исполнение. Следовательно, необходима система контроля качества, не утяжеляющая кредитный процесс и оптимизированная по затратам.
Систему контроля в залогах в большинстве случаев сводят к трем составляющим:
• проверка экспертных заключений;
• контроль выполнения мониторинга залогов и переоценки обеспечения (для целей РВПС);
• аудит ведения залоговых досье.
Проверка сверхлимитных экспертных заключений залоговых служб филиалов – наиболее очевидный способ контроля. Такая форма проверки качества работы предполагает встраивание контрольной функции в процесс кредитования. Преимущество такой формы онлайн-контроля – в выявлении недоработок анализа обеспечения и скрытых изъянов имущества, в том числе стоимостных, до момента выдачи кредитного продукта. Минус – в необходимости значительного штата дорогостоящих сотрудников, масштабируемых вместе с ростом региональной сети, и увеличение времени, необходимого для выпуска залогового заключения. Кроме того, заключения, выполняемые в лимитах филиалов, выпадают из зоны контроля.
Системная проверка качества исполнения двух оставшихся составляющих априори предполагает наличие электронных залоговых досье и режим post-control. В противном случае система контроля будет экономически невыгодна. Термин post-control здесь означает смещение контрольной функции на этап обслуживания кредитного продукта, то есть после предоставления его заемщику. Организация онлайн-проверок сверхлимитных заключений – повсеместная практика в банках, не требующая дополнительных разъяснений. Об эффективной организации системы post-control мы поговорим в деталях.
Система post-control управления качеством залоговой работы основывается на цикле PDCA[166] (планирование, выполнение, проверка, воздействие) – модель непрерывного улучшения процесса.
Plan – Принципы формирования контрольных выборок
Оптимальна квартальная периодичность проверок. При проверках качества мониторинга и переоценки залогов имеет смысл ежеквартально охватывать все филиалы в сети. Ежеквартальный post-control залоговых досье во всех филиалах трудозатратен. Поэтому для контроля залоговых досье составляют план поэтапных проверок. Например, в рамках одного квартала проверяют четверть филиалов. Во внеочередном порядке включают в график проверок залоговые службы, результат работы которых за предыдущий период признан отрицательным либо в деятельности которых выявлены стоп-показатели.
