Распределение ответственности за выполнение различных подбюджетов определяется существующей на предприятии организационной структурой и системой управления. Ответственность за выполнение бюджетов по центрам ответственности уже была рассмотрена во 2 главе, необходимо только добавить, что все бюджетные показатели в разрезе центров ответственности делятся на:
1) централизованно устанавливаемые аппаратом управления (показатели входят в бюджетное задание подразделения, и центр не имеет право самостоятельно их изменять);
2) устанавливаемые самими структурными подразделениями.
Причем, если ответственность за выполнение показателей несет соответствующий центр, то показатели называются «контролируемыми» центром ответственности; если бюджетные показатели относятся к данному структурному подразделению только по месту возникновения (амортизация здания) и не влияют на фактический уровень статьи затрат, то такие показатели называются «неконтролируемыми».
Регламент принятия решений по контролю и корректировке отдельных бюджетных показателей по различным центрам ответственности четко специфицируется внутренними нормативными актами предприятия.
Структурные подразделения в течение бюджетного цикла находятся в функциональном подчинении различных служб аппарата управления, т. е. каждая управленческая служба имеет свой профиль, что ограничивает пределы ее вмешательства в оперативную деятельность подразделения. Прямой контроль управленческих служб относится лишь к текущему выполнению показателей, но в плане методов достижения их значений аппарат управления может лишь давать свои рекомендации.
Система контроля управленческих служб складывается из трех компонентов:
1) распределение функций между управленческими службами по контролю исполнения бюджета. Данной составляющей соответствует следующая структура:
а) бухгалтерия предприятия выполняет расчетные функции сбора и систематизации сводной плановой и фактической информации в течение бюджетного периода в рамках системы комплексного нормативного учета,
б) планово-экономической отдел занимается вопросами контроля исполнения смет текущих расходов по центрам ответственности, калькуляцией фактической себестоимости продукции, аналитического учета фактических затрат;
в) отдел закупок контролирует объемы, структуру и цены по обеспечению запасов материальных ресурсов;
г) управление маркетинга и сбыта отслеживает объемы и структуру сбыта, движение расчетов по реализованной продукции, уровень расходов;
д) финансово-экономическое управление контролирует соблюдение финансовых норм предприятия и составляет промежуточные отчеты о движении денежных средств, а также проводит мероприятия по привлечению дополнительного капитала;
е) управление капитального строительства следит за реализацией графика утвержденных смет в разрезе отдельных проектов капитальных вложений;
ж) планово-экономический отдел следит за выполнением сводного бюджета компании в целом, если в структуре управления отсутствует отдел по маркетинг и сбыту, то на плановый отдел возлагается еще контроль за реализацией бюджета продаж;
2) система внутреннего документооборота. Управленческие службы компании периодически в течении планируемого периода получают отчеты о текущем выполнении бюджетных показателей по структурным подразделениям и обобщают их в сводных планах, которые анализируются и впоследствии корректируются. Необходимо заметить, что структурные подразделения предоставляют исполнительные отчеты только по контролируемым ими показателям.
Движение информационных потоков и составление сводной отчетности представлено на схеме 3.2;
3) система внутренних нормативных актов, регламентирующая функции управленческих служб и систему внутреннего документооборота.
Главным в регламенте работы управленческих подразделений являются стандартные процедуры деятельности, которые служат в качестве свода правил деятельности управленческих служб и структурных подразделений и порядка их взаимодействия с другими подразделениями в процессе контроля исполнения бюджета. Механизм стандартных процедур позволяет своевременно выявлять отклонения фактических показателей от бюджетных и предотвращать излишнее расходование имеющихся ресурсов.
Схема 3.2Контроль за исполнением бюджета со стороны структурных подразделений производится с целью анализа собственных «слабых мест» и разработки эффективных способов управления в рамках бюджетного цикла, то есть для принятия согласованных управленческих решений. Оперативные управленческие решения влияют на фактические результаты деятельности взаимодействующих подразделений. Возникает проблема внутреннего арбитража. Каждое из подразделений подсчитывает, насколько эффективно принятое решение с точки зрения выполнения бюджетного задания.
Корректировка и калькуляция показателей в разрезе собственного бюджетного задания подразделения производится с помощью специальных управленческих решений и текущего управления запасами и производством.
Специальные управленческие решения принимаются на основе выбора оптимального варианта с помощью анализа затрат и результатов. Важным моментом здесь является понятие релевантности – при проведении анализа в расчет принимаются только те затраты и результаты, которые отличаются в зависимости от выбора вариантов.
Рассмотрим пример специального управленческого решения на основе выбора «производить или покупать». Суть данного выбора заключается в решении вопроса: что выгоднее– производить комплектующие полуфабрикаты самому либо закупать их у внешнего продавца. Руководители средних и крупных промышленных предприятий очень часто сталкиваются с решением данного вопроса, при этом оперативное решение будет приниматься руководителями подразделений, а не руководителями самого предприятия, с учетом, что критерий выгодности для подразделения совпадает с критерием выгодности предприятия в целом.
Принятие решения включает в себя рассмотрение и количественных, и качественных факторов. К качественным факторам относится обеспечение качества производимой продукции и сохранение деловых отношений в долгосрочной перспективе с поставщиком. Количественные факторы связаны с величиной затрат, понесенных при выборе одного из решений.
Предположим, что для производства некоторого сборочного продукта при годовом объеме 8000 единиц предприятие затратит:
