Так как к руководителю могут регулярно заглядывать гости и ли партнеры, секретарю нужно иметь запас подарков, а также фирменной или просто красивой бумаги, ленты, скотч, пакеты.
Уже для первой встречи с иностранными или иногородними партнерами в офисе секретарь готовит сувениры.
Необязательно, чтобы это были дорогие подарки (ручки, часы и т. п.). Подойдут хорошо изданные календари, книги о городе, где находится фирма, красивые фирменные папки с вложенными буклетами и блокнотами, национальные сувениры.
В любом случае секретарь должен подготовить руководителю ответный подарок для партнера.
Правила, определяющие уместность того или иного подарка, сильно зависят от традиций страны, а те в свою очередь – от ее местоположения. В деловых кругах выработан определенный ритуал дарения, определен круг товаров, рассматриваемых не как взятки, а как подарки. К ним относятся календари, записные книжки, зажигалки, фирменные авторучки, а на Рождество – алкогольные напитки.
Со спиртными напитками надо быть осторожными. Прежде всего вам следует выяснить, пьет ли вообще то лицо, которому вы преподносите спиртное, и что пьет.
Надо не просто дарить то, что он пьет; ваш напиток должен обязательно относиться к числу его любимых. Если дарите спиртные напитки, то они обязательно должны быть в упаковке.
Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой или монограммой эмблемы вашей фирмы либо инициалов того, кому предназначается подарок.
Подарок – это демонстрация не богатства и щедрости, а понимания интересов того, кому его преподносят.
Подарки в сфере деловых отношений бывают:
• сувенирные;
• рекламные;
• ценные.
В качестве сувениров обычно используют: ежедневник, календарь, записную книжку, ручку, брелок, зажигалку, почтовый набор, пепельницу, визитницу и другие предметы, необходимые в деловой жизни.
Рекламные подарки – это подарочный вариант продукции, которую выпускает данная фирма.
Ценные подарки делятся на два вида:
• подарок организации;
• подарок главе организации.
Случаи вручения подарков:
• юбилейная дата в деловой жизни руководителей организации;
• юбилейные и другие значительные даты в жизни самой организации;
• государственные праздники (8 Марта. 23 Февраля);
• международные праздники (Рождество и Новый год);
• профессиональные праздники:
значимые этапы и события в личной жизни и деятельности человека.
Случаи вручения сувениров:
• презентация продукции;
• представление продукции на выставке;
• проведение семинаров и конференций;
• деловая встреча с российскими и зарубежными клиентами/партнерами;
• профессиональные праздники;
как благодарность клиентам и партнерам.
Деловой уровень сувениров и бизнес-подарков:
• VIP – для особо важных персон;
• Business – для бизнесменов;
• Promotion – при продвижении по службе;
• имиджевые подарки – для повышения деловой репутации.
Не рекомендуется:
• дарить очень дорогие вещи, так как это может поставить человека в неловкое положение. Исключение составляют подарки близким родственникам.
• дарить очень дешевые подарки, потому что это уже рассматривается как скупость и пренебрежение к получателю.
• дарить вещи, которые могут быть истолкованы как некий нелицеприятный намек, приобретающие в данном, конкретном случае двусмысленное значение: ну, скажем, вручать картину «Неравный брак» молодоженам;
• дарить то, что вряд ли может пригодиться, даже если это вещь хорошая и дорогая. Например, не стоит дарить спиннинг человеку, не зная, как он относится к рыбалке. Нельзя дарить вещи исключительно по той простой причине, что они вам самим не нужны. Не стоит дарить и то, что вам очень нравится, но к чему другой совершенно равнодушен – например, дарить щенка только потому, что у вас в квартире есть собака, попугайчики в клетке и рыбки в аквариуме, и вы не представляете, как это люди могут жить без общества братьев наших меньших.
• дарить мужчине сладости и цветы, если он не празднует юбилей. Предметы туалета дарят только близким родственникам;
• дарить женщинам зажигалки, пепельницы – в общем, любые предметы, связанные с курением – независимо от того, курит она или нет;
• дарить женщинам крепкие напитки, в том числе крепленые вина;
• дарить женщине ко дню рождения, 8 марта кастрюлю, мясорубку – любые вещи для стряпни, стирки или уборки.
• пытаться уладить ссору с помощью подарка. Сначала все-таки следует попросить прощения, наладить взаимоотношения, а лишь потом закреплять их подарком. Иначе подарок может стать причиной скандала;
• вручая подарок, расписывать какая это дорогая и редкая вещь, каких трудов стоило ее купить;
• дарить чисто декоративные, непрактичные вещи на новоселье или свадьбу;
• критиковать вручаемый подарок, заведомо принижая его достоинства;
• допытываться, как понравился ваш подарок;
• срывать с подарка этикетку с указанием цены. Многие считают, что оставлять ценник неприлично, потому что это может быть расценено как намек: вон как мы раскошелились ради тебя! И все-таки специалисты по этикету рекомендуют оставлять этикетку. Во-первых, определить приблизительную или даже точную цену вещи можно и без этикетки. А во-вторых, этикетка – это свидетельство того, что вещь новая, своего рода элемент упаковки. Однако прилагать кассовый чек не рекомендуется.
• надписывать книги. Это исключительное право автора, поэтому, напишите слова поздравления на открытке (или визитке) и вложите ее в книгу.
Дарите вещи красиво упакованными. Хорошо бы приложить к подарку открытку с соответствующим изображением: к Новому году – новогоднюю и т. д.
ЦветыЦветы являются почти универсальным подарком. Их дарят родственникам к любому празднику, деловым партнерам по случаю какого-либо знаменательного события, в знак приветствия или благодарности за участие в совместном мероприятии и т. д.
Во многих случаях букет может выступать в качестве самостоятельного подарка. Цветы могут служить и дополнением к другому подарку.
В особо торжественных случаях дарят большие букеты или даже корзины цветов. Вовсе не обязательно всегда стремиться преподнести как можно больший букет. Во-первых, цветы, как и любой другой подарок, – не демонстрация щедрости, а лишь знак внимания. А во-вторых, стоит прислушаться к мнению японцев, которые говорят: «Один цветок лучше, чем сто, передает великолепие цветка».
Выбирая цветы, помните, что ярко-красные, особенно розы, по традиции являются знаком страстной любви. Поэтому дарить их пожилым людям и замужним женщинам не рекомендуется. Белые цветы – символ чистоты и невинности, – принято вручать невестам. Желтые раньше считались символом разлуки и измены, но едва ли стоит обращать внимание на это устаревшее представление: желтый – жизнеутверждающий цвет, и яркие желтые цветы – прекрасный подарок.
Букет выглядит лучше, если составлен из цветов одного тона. Не принято сочетание полевых и садовых цветов. Желтый гармонирует с фиолетовым, а оранжевый с голубым. Красные цветы хорошо сочетаются с зеленью. Неплохими сочетаниями также считаются желтый и красный, желтый и синий, фиолетовый и оранжевый. Белые цветы можно сочетать с любыми другими.
Живые цветы – приятный подарок, но лишь в том случае, если они не утратили свежести. Чтобы сохранить их, рекомендуется обрезать стебли наискосок. Но ни в коем случае не ножницами или тупым ножом – это закупорит каналы, по которым вода поступает к цветку.
Цветки в букете не должны быть прижаты друг к другу. Форма вазы должна соответствовать форме букета. Раскидистый, невысокий букет лучше выглядит в низкой и широкой вазе, цветы с длинными, прямыми стеблями – в высокой и узкой.
Высокие, большие вазы ставят прямо на пол. Приземистую можно поставить на высоко расположенную полку, шкаф и т. п., но ближе к потолку стоит помещать такие букеты, из которых растения свешиваются в стороны и вниз. Лучше всего ставить вазы с цветами на специальную подставку, тумбочку или стол. Чтобы букет хорошо смотрелся, следует ставить вазу на фоне однотонной поверхности сочетающегося с букетом цвета. Идеальный вариант – белая стена.
На прием, который проходит в ресторане, не рекомендуется приносить в качестве подарка цветы. В этом случае виновник торжества не сможет позаботиться о его сохранении.
Насколько Вы деловиты?Некоторые считают, что деловитость как черта складывается из чего-то особого и малодоступного. Но если внимательно приглядеться к людям, то можно заметить наиболее типичные проявления как деловитости, так и неделовитости.
В этом и стоит назначение теста, предлагаемого доктором экономических наук Е. Комаровым.[14]
