Вам следует запомнить шесть правил:
1. Начинайте работу над проектом с четкого определения идеального конечного результата.
2. Составьте список этапов реализации проекта, подробно перечислив в нем все действия, которые предстоит выполнить от начала и до конца работы.
3. Упорядочьте задачи, перечисленные в списке, по степени важности и очередности. Что должно быть сделано в первую очередь, а что можно сделать позже? Какие задачи необходимо выполнять одновременно?
4. Назначьте ответственных за все этапы проекта. Определите, кто, что и когда должен сделать. План, в котором не указаны обязанности и конечные сроки выполнения задач, представляет собой не более чем обычный разговор. Он не гарантирует получение конкретного результата.
5. Тщательно отслеживайте ход реализации проекта, особенно если он очень важный и может привести к серьезным последствиям. Постоянно контролируйте, все ли идет как надо. Заслужите репутацию человека, способного выполнять важную работу в срок и даже раньше.
6. Проверяйте, соответствуют ли ваши ожидания реальному положению дел. Никогда не полагайтесь на удачу. Никогда не исходите из того, что все будет хорошо. Всегда думайте о том, что может пойти не так и что будет худшим в таком случае. И делайте все возможное, чтобы этого не произошло.
Проанализируйте проект, задав такие вопросы: каков ключевой элемент или самый важный аспект этого проекта? Что может помешать своевременному выполнению наиболее значимой задачи? Помните: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Составление тщательного и детального плана реализации каждого этапа проекта существенно повышает эффективность и позволяет получить хороший результат.
При расстановке приоритетов используйте метод АБВГД
В тайм-менеджменте и организации работы метод АБВГД – один из наиболее эффективных. Его преимущество заключается в простоте.
Для повышения эффективности любой работы необходимо определить самую важную задачу, а затем дисциплинированно работать над ней до тех пор, пока она не будет выполнена. Приемы тайм-менеджмента помогают выявить наиболее приоритетную задачу до того, как вы приступите к ее решению. Для этого необходимо подумать о том, каковы возможные последствия ее выполнения или невыполнения. Важной следует считать такую задачу, решение или, напротив, игнорирование которой может привести к серьезным позитивным или негативным результатам.
Высокоэффективные люди постоянно думают о возможных последствиях при планировании организации своих действий. А теперь рассмотрим собственно метод АБВГД.
В случае применения метода АБВГД необходимо вначале составить перечень всего, что вам предстоит сделать, затем внимательно проанализировать его и обозначить буквами А, Б, В, Г или Д каждый пункт. Каждая буква имеет свое значение.
• А обозначает очень важные задачи. Их вы обязательно должны выполнить. Выполнение или невыполнение этих задач приведет к серьезным последствиям. Отметьте буквой А самые важные задачи в своем списке.
• Б обозначает задачи, которые нужно выполнить, хоть они и не столь важны, как задачи А. Их выполнение или невыполнение повлечет за собой незначительные последствия. Сюда относятся ответный телефонный звонок или проверка электронной почты. Обозначьте такие задачи буквой Б.
• В обозначает задачи, которые было бы хорошо выполнить, но которые не приводят ни к каким последствиям. Это может быть звонок другу, перерыв на кофе или беседа с коллегой. Все это приятные занятия, но для вашей карьеры или успеха они не важны.
Обратите внимание, что нельзя приступать к выполнению задач Б до тех пор, пока не выполнены все задачи А. И соответственно, не стоит позволять себе решать задачи В до тех пор, пока не сделаны задачи Б. Вы должны строго придерживаться этого правила.
• Г – задачи, выполнение которых можно поручить другим людям. Вы должны делегировать как можно больше задач, чтобы освободить время для выполнения задач А.
• Д – задачи, которые вообще не стоит выполнять. Это настолько незначительные дела, что, если вы вычеркнете их из списка, это никак не скажется на ваших успехах в работе.
Отказ от несущественных задач облегчит вам жизнь и освободит время для решения задач, важных для вашего успеха в карьере.
Применив формулу АБВГД, упорядочьте задачи А по степени важности. Обозначьте самую важную задачу из этой категории как А1, следующую – А2 и так далее. Теперь немедленно приступайте к выполнению задачи А1 и усердно работайте над ней до самого завершения. Этот простой метод позволит вам повысить свою эффективность в два раза.
Отделяйте срочное от важного
Все задачи, которые вам предстоит решить в течение дня, можно разделить на четыре типа по степени срочности и важности.
Первый тип – срочные и важные задачи. Эти дела вы должны выполнить немедленно. Срочные и важные задачи – например важные телефонные звонки, встречи, визиты к клиентам и непредвиденные ситуации – почти всегда ставятся перед нами другими людьми. Тем не менее это важная и необходимая часть работы, которую нельзя откладывать, поскольку промедление может вызвать серьезные проблемы. Большинство людей весь день работают над решением таких задач.
Второй тип – важные, но не срочные задачи. В большинстве случаев в перспективе такие задачи могут привести к очень серьезным последствиям. Сюда относится: подготовка предложений и отчетов, совершенствование знаний и навыков, физические упражнения, а также проведение времени с семьей.
Выполнение важных, но не срочных задач можно отложить на более поздний срок. Тем не менее они оказывают значительное влияние на вашу жизнь и рано или поздно становятся срочными – как, например, курсовая работа в университете или отчет для руководителя или клиента.
Третий тип – срочные, но не важные задачи. К таким делам можно отнести телефонные звонки, проверку электронной почты, разговор с коллегой, заглянувшим в ваш кабинет, спонтанное обсуждение новостей или телевизионных передач и тому подобное. Конечно, вы можете заниматься всем этим на работе, но такие дела не оказывают никакого влияния на ваш успех. Многие люди обманывают себя, занимаясь подобными срочными, но не важными задачами, и они только напрасно тратят время, которое можно было бы посвятить построению карьеры.
Самые большие расхитители времени – это задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, то есть совершенно бесполезные дела. Речь идет о тех действиях, которые не приносят никакой пользы для вашей карьеры, например: чтение газет, звонки домой с вопросом, что будет на ужин, или походы по магазинам. Все эти дела не способствуют достижению ваших личных целей и успеху компании.
Чтобы повысить свою эффективность, следует сосредоточиться на определении срочных и важных задач, то есть тех, которые должны быть выполнены немедленно. Затем можно сделать все, что не является ни срочным, ни важным, чтобы осталось больше времени для тех дел, которые действительно могут изменить ситуацию на работе к лучшему. Для этого можно задавать себе следующие вопросы: каковы возможные последствия выполнения этой задачи? Что произойдет, если вообще не выполнить ее? Учитывайте свой ответ при расстановке приоритетов.
Вынужденная эффективность
На все времени никогда не хватает, но, чтобы сделать самое важное, времени всегда достаточно. Каждый раз, когда вам необходимо выполнить важную задачу (ту, которая может иметь серьезные последствия), полностью погрузитесь в работу и выполните ее к намеченному сроку, чего бы это вам ни стоило. При таких условиях вы вынуждены работать эффективно.
Многие люди не могут заставить себя выполнить работу раньше срока. Они заявляют, что лучше всего работают в условиях недостатка времени. Однако никто не может работать хорошо в спешке. Это просто попытка оправдать свое неумение правильно организовать свое время. Когда сроки поджимают, вы не только подвергаетесь большему стрессу, но и совершаете больше ошибок. И очень часто из-за этого работу приходится переделывать.
Для повышения собственной эффективности и результативности всегда задавайте себе четыре вопроса:
1. Какие задачи представляют для меня наибольшую ценность? Что из того, чем вы занимаетесь, максимально полезно для вашей работы? Что обеспечивает самую большую выгоду или выигрыш вам и вашей компании? Поговорите со своим руководителем и сотрудниками, попросите их высказать свое мнение. Вы должны точно знать ответ на этот вопрос, чтобы работать только над теми задачами, которые представляют для вас наибольшую ценность.
