Для повышения собственной эффективности и результативности всегда задавайте себе четыре вопроса:
1. Какие задачи представляют для меня наибольшую ценность? Что из того, чем вы занимаетесь, максимально полезно для вашей работы? Что обеспечивает самую большую выгоду или выигрыш вам и вашей компании? Поговорите со своим руководителем и сотрудниками, попросите их высказать свое мнение. Вы должны точно знать ответ на этот вопрос, чтобы работать только над теми задачами, которые представляют для вас наибольшую ценность.
2. За что мне платят? Для выполнения какой работы вас наняли? Какие рабочие задачи сильнее всего влияют на ваш карьерный рост? В зависимости от ответов на эти вопросы определите, чем вы должны сосредоточенно заниматься в течение дня.
3. Что из того, что могу делать только я, принесет реальную пользу компании, при условии, что будет сделано как следует? Даже в разное время ответ на этот вопрос может быть только один: это работа, которая не будет выполнена, если ее не сделаете вы. Однако если вы справитесь с ней должным образом, результат вашего труда может принести большую пользу компании. О чем бы ни шла речь, в первую очередь вы должны работать именно над этой задачей, потому что ее выполнение позволяет вам внести самый большой вклад в свой успех.
4. На что в данный момент я могу потратить время с наибольшей пользой? Что бы вы ни ответили на этот вопрос, убедитесь, что именно этим вы сейчас и занимаетесь.
Если постоянно задавать себе эти вопросы, вы всегда будете сосредоточены на решении самых приоритетных задач и сможете работать с максимальной отдачей. Приучитесь выполнять только те дела, которые упомянуты в ответах на эти вопросы, и ваша эффективность повысится в два раза. Так на что вы можете потратить свое время с максимальной пользой?
Руководствуйтесь правилом 80/20
Правило 80/20, или закон Парето, считается одним из самых важных и эффективных принципов тайм-менеджмента. Согласно этому правилу все действия можно поделить на две группы: малую, но значимую, и большую, но незначимую. Или, иными словами, 20 процентов всех действий (малая, но значимая группа) составляют 80 процентов ценности всего, что вы делаете (большая, но незначимая группа). Можно сформулировать это правило и иначе: на 80 процентов ценность ваших действий определяется лишь 20 процентами того, что вы сделали.
Закон Парето применим ко всем аспектам деловой и личной жизни. В бизнесе 80 процентов продаж обеспечивают 20 процентов клиентов; 80 процентов прибыли приносят лишь 20 процентов продуктов; 80 процентов продаж совершают 20 процентов продавцов; а 80 процентов финансового и карьерного роста – это результат 20 процентов ваших усилий по достижению успеха.
Если вы составите список из десяти дел на день, то два пункта окажутся важнее всех остальных. Успех и эффективность зависят от того, сумеете ли вы определить, на какие 20 процентов самых важных задач вам следует направить свои усилия.
Поскольку нельзя сделать все дела сразу, какие-то из них приходится откладывать. Следовательно, вам необходимо научиться оставлять на потом те 80 процентов задач, которые не оказывают важного влияния на вашу жизнь и результаты работы. Обычный человек отодвигает в сторону самые важные дела, но этот подход не для вас. В критические моменты вы должны сознательно отказываться от немедленного выполнения несущественных задач, поскольку это не повлечет за собой серьезных последствий. Прежде чем приступить к работе, обязательно убедитесь в том, что ваши первоочередные задачи относятся к тем 20 процентам. Все остальное можно отложить.
Работайте на пике активности
Все в высшей степени эффективные, успешные и высокооплачиваемые люди действуют весьма активно на протяжении долгого времени. Высокий уровень физической, умственной и эмоциональной энергии позволяет им быть максимально эффективными. Чтобы поддерживать высокую активность, нужно правильно питаться, заниматься физическими упражнениями и достаточно отдыхать.
Ешьте легкую, питательную пищу с высоким содержанием белков. Исключите из своего рациона жирные блюда, сахар, продукты из белой муки, макароны, картофель, конфеты, тонизирующие напитки и всевозможные десерты. Регулярно занимайтесь физическими упражнениями, посвящайте этому 30–60 минут три-пять дней в неделю, даже если это просто прогулка перед началом рабочего дня. Неудивительно, что многие марафонцы и триатлонисты, которые тренируются порой по несколько часов в день, принадлежат к числу самых высокооплачиваемых и эффективных специалистов в своем деле. По всей вероятности, между хорошей физической формой и высокой эффективностью есть прямая связь.
Обязательно выделяйте достаточно времени на отдых, особенно если вы много работаете. Спите не меньше семи-восьми часов в сутки, а иногда даже больше. Чтобы работать с максимальной отдачей, вы должны брать хотя бы один выходной в неделю и две недели отпуска в год.
Определите, в какое время дня вы чувствуете себя лучше всего и готовы к работе. Для некоторых людей лучшее время для работы – утро, другим лучше работается во второй половине дня или вечером. Старайтесь заниматься самыми креативными и сложными задачами именно тогда, когда вы способны работать с полной отдачей. В частности, на пике активности нужно выполнять творческую работу, такую как написание отчетов и подготовка предложений.
Пожалуй, важнее всего в бизнесе способность эффективно мыслить и трудиться. Для поддержания максимального уровня эффективности и продуктивности нужно заботиться о своем физическом и психическом здоровье и заниматься самыми важными делами тогда, когда чувствуете прилив энергии. Так вы достигнете высоких результатов и больших успехов.
Решайте важные задачи по одной
Наиболее действенным подходом в тайм-менеджменте считается решение задач по отдельности. Это сразу же повышает вашу производительность на 50 процентов. Введя такой подход в привычку, вы удвоите свою эффективность, даже если не будете следовать всем остальным рекомендациям этой главы.
Все очень просто. Составьте список предстоящих дел. Выберите из него самый важный пункт, на который вы потратите время с максимальной пользой. Теперь приступайте к работе над этой важной задачей и заставьте себя трудиться до тех пор, пока не выполните ее.
Сталелитейный магнат Эндрю Карнеги, начинавший чернорабочим на заводе в Питсбурге, стал одним из самых богатых людей в мире. Он считал, что достиг успеха и богатства благодаря этому простому правилу. По его признанию, такой подход изменил не только его жизнь, но и жизнь всех, кто когда-либо работал на него.
Помните: для достижения успеха необходимы фокус и концентрация. Вам следует четко определить свои цели и приоритеты и упорно, не отвлекаясь, работать над выполнением самой важной задачи до ее полного завершения. Такая хорошая привычка помогает очень быстро добиться успеха.
Доводите начатое до конца
Если, приступив к выполнению той или иной задачи, вы отвлекаетесь, а затем снова возвращаетесь к работе, и так происходит несколько раз, вы увеличиваете время выполнения задачи на 500 процентов. И наоборот, упорная работа над одной задачей сокращает затраты времени на 20 процентов. Это один из величайших секретов тайм-менеджмента и высокой эффективности. Вы можете приобрести такую полезную привычку, если будете постоянно практиковаться.
Сосредоточенное выполнение одного дела имеет два преимущества. Во-первых, вы быстро превратитесь в одного из самых ценных и высокооплачиваемых специалистов в своей области. Во-вторых, успешное завершение каждой важной задачи заставляет вас чувствовать себя счастливым и энергичным и повышает самооценку. У вас появляется мотивация, и вы горите желанием приступить к следующему делу. Итак, работайте над решением задач по очереди и всегда доводите начатое до конца. Это очень важно для достижения успеха.
Как говорится в одной старой притче, первым делом утром съешь лягушку, и пусть это будет самое плохое, что может случиться с тобой за весь день[12]. Следовательно, если вам предстоит съесть лягушку, не стоит смотреть на нее слишком долго. Такой лягушкой может быть самое большое, или неприятное, или трудное дело, которое необходимо сделать в определенный момент времени.
Любое дело, которое может изменить вашу жизнь и карьеру к лучшему, требует серьезной, тяжелой работы. Но чаще всего мы стараемся отложить его на потом, хотя и знаем, что это плохо отразится на нас. Я предлагаю вам способ действий, который облегчит вам «поедание лягушки».
