Цель, для достижения которой не установлены сроки или какой-то временной промежуток, называется целью незаслуженно. Это не цель, а скорее пожелание или надежда. В ней нет никакой энергии. Составляйте детальные планы достижения каждой из поставленных целей. Успех неотделим от хорошего планирования. Все успешные люди думают на бумаге. Когда у них появляется несколько свободных минут, они вынимают блокнот и начинают составлять новые списки и строить новые планы.
С точки зрения экономии времени отдача от планирования – 10 к 1. Составьте список всех больших и малых задач, которые нужно выполнить для достижения главной цели. Организуйте их с точки зрения порядка выполнения и с точки зрения приоритетности. Какая задача должна быть выполнена в первую очередь? Какая является самой важной?
Регулярно пересматривайте свои планы – всякий раз при поступлении новой информации. Будьте готовы вносить изменения, которые необходимы, чтобы эффективно справиться со складывающейся ситуацией. Наполеон Хилл писал: «Главная причина неудач – нежелание составлять новые планы взамен старых, оказавшихся негодными». А Питер Друкер главной причиной неудач называл «действия без плана».
Как летчик перед взлетом проверяет по списку работу всех систем, так и эффективное управление временем требует излагать свои мысли на бумаге и всегда работать по списку. Список не позволяет вам сбиться с пути на протяжении дня. Он позволяет отслеживать достигнутый прогресс и не отвлекаться ни на что постороннее.
Составьте список всего того, что вам нужно сделать за предстоящую неделю. Запишите, что вам нужно сделать завтра, и делайте это каждый день, предпочтительно накануне вечером. Если делать это загодя, то подсознание принимается за работу, и в его распоряжении целая ночь, чтобы подготовиться к завтрашнему дню. Зачастую вы просыпаетесь утром, полные интересных идей, что делает вашу дальнейшую работу более эффективной.
По аналогии с рентабельностью капитала стремитесь достичь максимальной «рентабельности энергетических затрат». Один из способов достичь этого – работать по списку. Каждая минута планирования сберегает 10 минут исполнения. По расчетам специалистов в области управления временем, чтобы составить список дел на предстоящий день, требуется в среднем 12 минут, но эти 12 минут сэкономят примерно два часа (120 минут) времени в течение дня. Рентабельность энергии в этом случае составит 1000 процентов.
Составив список, отказывайтесь делать все то, чего в нем нет. Если подворачиваются какие-то новые вопросы, то запишите их, прежде чем браться за них, поскольку сам акт записывания помогает взглянуть на проблему под разными углами и сопоставить ее по важности с другими вашими обязательствами. По мере выполнения пунктов из списка вычеркивайте их. Сам процесс вычеркивания наполняет вас чувством успеха и движения вперед. Это мотивирует вас работать еще эффективнее и продуктивнее. В конце дня, когда увидите, сколько всего успели сделать, вы почувствуете себя по-настоящему эффективным и продуктивным человеком.
Для начала примените принцип 80/20 ко всему, чем занимаетесь. Помните, что 20 процентов ваших занятий приносят 80 процентов пользы и 80 процентов достигаемых результатов. Если в вашем списке дел на день 10 пунктов, то два пункта из него по своему значению «весят» намного больше, чем остальные восемь, вместе взятые. Всегда сосредоточивайтесь и концентрируйтесь на «верхних» 20 процентах.
Используйте методику управления временем под названием «АБВГД», которая базируется на том факте, что важность чего бы то ни было определяется значимостью потенциальных последствий. Если последствий нет, то нет и важности. Обратитесь к своему списку и обозначьте каждый пункт одной из пяти букв.
● Задача А – это то, что вы должны сделать, поскольку ее выполнение или невыполнение имеет очень серьезные потенциальные последствия.
● Задача Б – это то, что вам следовало бы сделать, когда вы покончите с задачами группы А, поскольку существуют умеренные потенциальные последствия ее выполнения или невыполнения.
● Задача В – это то, что не повредило бы сделать, но сделаете вы ее или не сделаете, никаких последствий для вашей компании или карьеры не будет.
● Задача Г – это то, что можно перепоручить сделать кому-нибудь другому. Даже если вы сами можете легко справиться с этой задачей и уже не раз делали это в прошлом, вы должны делегировать выполнение второстепенных задач другим, чтобы освободить себе время для выполнения более важных задач, которые никто за вас не выполнит.
● Задача Д – это то, чего делать не следует вообще. Может быть, в прошлом это имело какую-то ценность, но сейчас никакого смысла заниматься этим нет. Даже если делать легко и приятно, это лишь пустая трата времени.
Теперь вернитесь к началу списка и пронумеруйте все задачи, относящиеся к категории А: А-1, А-2, А-3 и так далее. Проделайте то же самое с задачами из группы Б. После этого приступайте к работе над пунктом А-1 и не позволяйте себе отвлекаться на что-либо другое, пока дело не будет сделано.
К задачам из групп Б и В можно переходить только после выполнения всех пунктов из категории А. Никогда не поддавайтесь искушению разобраться сначала с простыми и легкими вопросами. Начинайте с пункта А-1 и не отвлекайтесь ни на что, пока не доведете работу до конца.
Самый важный вопрос, касающийся управления временем, звучит так: «Как я сегодня могу наилучшим образом распорядиться своим временем?» Задавайте себе этот вопрос непрерывно на протяжении дня и позаботьтесь о том, чтобы, чем бы вы ни занимались в тот или иной момент, ваша деятельность была ответом на этот вопрос.
Когда вы только начинаете задавать себе этот вопрос, первое время он может раздражать вас. Как сказал Денис Уэйтли, «большинство людей предпочитают делать то, что снимает напряжение, а не то, что приближает их к цели». Поскольку люди по большей части стараются идти путем наименьшего сопротивления, большинство из них предпочитают делать то, что им нравится, то, что делать легко, и обычно то, что имеет второстепенное значение, вместо того чтобы браться за серьезные и важные дела, способные кардинально изменить их жизнь, если они будут делать их в первую очередь и делать хорошо.
Этот принцип приоритетов применим ко всей вашей жизни. Иногда самое полезное времяпрепровождение – провести вечер со своей семьей в домашней обстановке или пораньше лечь спать и утром проснуться бодрым, вместо того чтобы сидеть допоздна перед телевизором. Самое главное, чтобы вы регулярно задавали себе этот вопрос. А потом принуждали себя заниматься этой задачей и ничем другим.
Основные направления работы
А вот еще превосходный вопрос, на который вам следует ответить: «За что я получаю зарплату?» Вас наняли, чтобы чем конкретно вы занимались? От каких конкретных, измеримых результатов зависит ваш успех и продвижение по службе?
Любая работа обычно подразумевает от пяти до семи основных направлений деятельности, по которым от вас ждут результатов. Речь идет об обязанностях, которые просто не можете не выполнять, если рассчитываете сохранить за собой это рабочее место, потому что ради их выполнения вас, собственно, и наняли. И вот вам отличное упражнение: составьте список всего того, что, как вам кажется, вы обязаны делать по роду службы, и покажите этот список своему начальнику. Пусть он расставит пункты вашего списка в порядке их приоритетности. И отныне всегда работайте над тем, что ваш босс относит к числу ваших самых главных обязанностей, поскольку именно в этих направлениях вы можете достичь самых важных результатов.
И пусть каждый из ваших подчиненных представит вам свой список всех причин, за что, как они считают, им платят зарплату. Вы должны обсудить с каждым его список и сообща расставить четкие приоритеты – какие пункты следует считать самыми важными. Чем яснее человек понимает, какая часть его работы является самой важной, тем приятнее ему будет работать и тем больше он сможет осуществить.
Еще один вопрос, касающийся основных направлений работы: «Что я, и только я, могу сделать, чтобы это принесло максимальную пользу компании, если будет сделано очень хорошо?» Любая работа содержит аспекты, справиться с которыми может только тот, кто занимает соответствующую должность. Если он этого не сделает, то не сделает никто. Но он это делает и делает хорошо, это может принести много пользы компании и самым положительным образом сказаться на его карьере. Что же это за аспекты?
