Сопроводительное письмо посылают для того, чтобы получатель мог понять, кто, почему и для чего направляет свое резюме. Удачное сопроводительное письмо отражает живой интерес кандидата к его будущей работе, инициативность, высокую мотивацию, концентрацию на нуждах компании, на его возможном вкладе в общее дело.
Вот некоторые правила, которые лучше соблюсти для того, чтобы ваше письмо заметили:
1. Сопроводительное письмо оформляется в виде отдельного письма или электронного сообщения.
2. Желательно, чтобы сопроводительное письмо имело ясный заголовок, раскрывающий суть его содержания; если вы претендуете на определенную вакансию, то и заголовок должен содержать указание на нее; а если вам известен номер вакансии, то его также обязательно нужно включить в заголовок.
Допустим, вы подобрали подходящую для себя вакансию – финансового контролера – и пишете письмо в агентство. Заголовок сопроводительного сообщения может выглядеть следующим образом:
Re: Immediate Russian speaking Financial Controller/
Ref Code 454509.
3. Постарайтесь, чтобы обращение в сопроводительном письме было личным. Иногда стоит потратить время для того, чтобы разыскать конкретного человека, который будет обрабатывать входящую корреспонденцию, и адресовать письмо лично ему. Если контактное лицо не указано, то можно начать с привычного обращения «Dear Sirs».
4. В начале сопроводительного письма следует упомянуть источник информации о вакансии. Если же это спонтанное обращение, то указывается его причина. В последнем случае уместны несколько слов о том, что вас всегда привлекала работа именно в этой компании и вы хотите узнать, не открылась ли интересующая вас вакансия.
5. Затем обычно следует краткий портрет кандидата. Желательно немного рассказать о себе и о своих занятиях, указав при этом причину интереса именно к этому месту работы. Рассказывайте только о тех своих качествах, достижениях, успехах и способностях, которые лучше всего соответствуют данной должности.
6. В заключении сделайте акцент на своей готовности к последующей личной встрече, знакомству с компанией и более подробной беседе о возможности получения работы. Затем поставьте подпись (если письмо напечатано на бумаге, то желательно ручкой), сделайте перечень прилагаемых документов, который можно расположить на отдельном листе, если он занимает много места.
7. Перечень прилагаемых документов обычно таков: собственно резюме и копии необходимых документов об образовании, сертификаты, рекомендации с прежних мест работы, с которыми кандидат желает ознакомить работодателя в первую очередь.
8. Не забудьте указать свои контактные данные и, если необходимо, подходящее время для связи. Впрочем, как показывает практика, звонка следует ожидать в любое время, особенно если был указан номер мобильного телефона. Позвонить может не только менеджер по персоналу, но и непосредственный начальник, у которого только поздно вечером или в выходные дни нашлось время ознакомиться с резюме и пригласить вас на собеседование.
9. Будьте кратки. Сопроводительное письмо – это лишь краткая преамбула к резюме, а не мемуары. В идеале оно должно укладываться в половинку страницы.
Eduard Vosnesensky
14 East Spring Street
Moneybury, CT 06903
August 1, 2009
David Willson
Midland Corporation
Technical Department
Alpha Tower
Birmingham
West Mids B1 1TT
Dear Mr. Willson,
I am writing to express my strong interest in employment as a Senior Statistician in the Technology department of Midland Corporation. To this end I am enclosing a complete resume outlining my professional qualifications for your review and consideration.
You may be interested to know that my qualifications should enable me to add immeasurably to the overall efficiency and productivity of Midland's research efforts through the application of various statistical methods. By training your scientists in statistically-based experimental design, laboratory experiments can be executed with much greater accuracy and predictability. Through consulting support in such areas as variance analysis, I can also help your technical stuff to identify, isolate, study and understand those variables critical to process performance and product quality. This translates to faster, more dependable research results and millions in cost savings!
My credentials include a Ph.D. in Applied Mathematics and Statistics and over 15 years research experience. I am thoroughly versed in a wide range of statistical methods including: design of experiments, variance analysis, regression analysis, process capability studies, statistical process control, etc.
I would appreciate the opportunity to discuss further the specific contributions I could make to Midland Corporation through a personal interview. I will call within the next couple of days to determine your interest and, if appropriate, to arrange for a personal meeting at your convenience.
Thank you for your consideration.
Sincerely,
Eduard Vosnesensky
Написав сопроводительное письмо, прочитайте его сами и покажите знакомым. Что они думают об этом? Чувствуется ли ваша индивидуальность? Попросите кого-нибудь со знанием и чувством языка помочь добавить в письмо индивидуальность и хороший стиль. Если вы находитесь за пределами страны, в которой ищете работу, отправьте письмо знакомым, живущим там, или посоветуйтесь с имеющими богатый опыт преподавателями иностранных языков. Взгляд со стороны позволит добавить пару ярких фраз, которые сделают ваше письмо запоминающимся и действенным.
Также могут требоваться копии документов об образовании, опыте работы и квалификации. Но их следует включать в пакет документов только тогда, когда это прямо указано в объявлении и является непременным требованием.
Очень важно подготовить также профессиональные рекомендации от прежних работодателей, с предыдущих мест работы. Узнайте заранее, могут ли прежнее руководство или сослуживцы предоставить необходимую информацию. Если это первая ваша работа, то в качестве рекомендаций можно привести отзывы преподавателей из того вуза, где вы учились. А если в последние годы вы сами были работодателем или предпринимателем, то можно представить рекомендации ваших клиентов, партнеров, поставщиков и т. п.
Достаточно указать координаты двух лиц, которые готовы отрекомендовать своего бывшего сотрудника. Если рекомендаций набралось больше трех-пяти, то лучше подготовить их список на отдельном листе и не включать их в содержание самого резюме.
Итак, сообщить работодателю о своем желании занять открытую вакансию можно несколькими способами: 1. Послать документы обычной почтой. Прежде чем запечатать конверт, стоит проверить, в каком порядке сложены бумаги: сначала сопроводительное письмо, затем резюме и, если нужно, копии документов в той последовательности, которая указана в соответствующем списке. Для того чтобы документы не помялись и выглядели аккуратно, лучше использовать конверт формата А4. Их также можно положить в специальную пластиковую папку.
2. Послать электронную версию документов (в последнем случае файл должен быть в формате doc, rtf или pdf и не должен быть больше 300–500 килобайт).
3. Если вы находитесь в стране, можно лично доставить их прямо по адресу, посетив компанию и попросив секретаря передать конверт или папку в HR-отдел.
4. Связаться по телефону. Если компания заинтересована в вас как в кандидате, то вам обязательно позвонят и пригласят на собеседование. Самому уместно звонить лишь в случае крайней заинтересованности в работе именно в этой компании, когда исключительно важно знать о том, рассмотрели ли ваше резюме, почему отказали и можно ли устроиться на иную должность.
На основе своего многолетнего опыта общения с компаниями в Европе могу посоветовать не тратить время на HR-отделы. Даже если там сидят квалифицированные сотрудники, они последними узнают о вакансиях и сразу же помещают их в Интернете. Лучше найти координаты вашего будущего непосредственного начальника (это занимает много времени и требует некоторой изобретательности) и поразить его воображение своими талантами. Он сам отправит ваше резюме в отдел кадров с просьбой организовать интервью, а может, сразу предложит встречу. Например, начальник отдела одного банка месяца два расспрашивал всех сотрудников, нет ли у них знакомых специалистов по анализу телекоммуникационных компаний. И только отчаявшись найти такого человека по своим каналам, дал заявку в отдел кадров, который тут же поместил объявление в газете. Вот в эти два месяца и надо было посылать ему свое резюме. Как говорится, «быть в нужном месте в нужное время».
И вот настал этот долгожданный миг: вас приглашают на интервью. Когда первая радость немножко отступает, обычно приходят волнения и переживания: «Какое я произведу впечатление? Предложат ли мне работу? И… ведь на интервью еще надо ехать в другую страну!»
Интервью может проходить в форме:
– группового собеседования: вы общаетесь с работником отдела по персоналу и, возможно, с непосредственным начальником и другими сотрудниками компании; основной упор делается на вопросы к кандидату и обсуждение различных рабочих ситуаций;
– презентации или анализа ситуации (case study): такая форма очень популярна в Америке и в крупных международных компаниях. Она требует более серьезной подготовки от кандидата: предстоит выполнить своего рода домашнее задание (кейс) и отстоять на собеседовании собственную точку зрения. Стоит отметить, что интервью в форме презентации или анализа ситуации позволяет естественно сместить фокус внимания с ваших коммуникативных навыков на профессиональную компетенцию и наиболее выгодно представить ваши навыки, наработки и достигнутые результаты; – телефонного разговора: в случае зарубежных кандидатов, когда нет возможности пригласить их в офис (или нужно уточнить вопросы, касающиеся квалификации и опыта работы), это нередкий вариант. Телефонное интервью, в отличие от обычного, может быть сильно усеченным: если работодателя интересует лишь ваше знание иностранного языка или он хочет убедиться, что вы действительно существуете и ищете работу, то разговор может ограничиться несколькими фразами, а если ему нужно узнать подробности вашей биографии и профессиональной деятельности, то разговор может затянуться.
