● Контроль через документы. При правильной постановке документооборота в компании через руководителя проходят для визирования им (или утверждения) документы, дающие необходимую информацию о происходящих в подразделении процессах (счета, накладные, акты выполненных работ и т. д.).
● Контроль через звонки и электронную почту. Не стесняйтесь звонить своим сотрудникам, задавайте вопросы по электронной почте.
● Непосредственный контроль на месте. Сидящий всё время в своём кабинете руководитель – явление ненормальное. Нужно обязательно бывать на рабочих местах своих сотрудников, говорить с ними, задавать вопросы и получать самую свежую информацию из первых уст.
Все способы контроля хороши, но каждый руководитель строит свою систему. Что желательно помнить при организации системы контроля:
● Не злоупотребляйте оперативками – они отнимают много времени у ваших подчинённых. Пока один из них докладывает вам о своих трудовых победах, остальные фактически простаивают.
Рис. 36. Оперативка в разгаре
Оперативные совещания хороши лишь в тех случаях, когда вы не только выслушиваете сотрудников, но также:
– координируете их действия;
– доводите новую информацию до всех;
– настраиваете коллектив на «ратные подвиги»;
– разбираете различные происшествия и инциденты;
– проводите мини-обучение.
● Не используйте сложных и трудоёмких отчётов – они отнимают много времени у ваших подчинённых. Скорее всего, для оперативного контроля вам нужно всего лишь несколько цифр. Если вы вводите систему оперативной отчётности, то всегда показывайте подчинённому, что вы ознакомились с отчётом, задавайте уточняющие вопросы. К сожалению, часто бывают ситуации, когда сотрудники готовят для шефа сложный отчёт, а он, бегло просмотрев итоговую цифру, отправляет его в корзину. Для работников это явная демотивация.
● Организуйте документооборот таким образом, чтобы важные документы (с точки зрения информации) проходили через вас (т. е. для их оформления обязательно требовалась бы ваша виза).
● Всегда пытайтесь быть в курсе всех событий в вашем подразделении. Звоните и спрашивайте сотрудников «Как дела?», «Что нового?», ну и конечно, бывайте на рабочих местах своих подчинённых, смотрите своими глазами, как идёт рабочий процесс.
3.4. Управление инцидентами
В работе, как и в жизни, не бывает всё гладко. Как бы вы хорошо ни настроили работу своего отдела, всегда что-то происходит, возникают какие-либо препятствия для достижения плана, и под угрозой могут стать взаимоотношения с вашими контрагентами, либо что-то ломается и происходит потеря качества выпускаемой вашим подразделением продукции. Такие события мы будем называть инцидентами.
В литературе по управлению редко говорится об этом аспекте (в основном только в сфере управления IT-службой), хотя у линейных руководителей (да зачастую и на более высоких уровнях руководства) работа с инцидентами съедает огромный временной ресурс. Инциденты – это вторая причина, почему руководитель должен всегда быть на месте (напомним, что первая – это необходимость контроля) и незамедлительно принимать решения по их устранению.
Итак, давайте разберём, какие бывают инциденты. Варианты могут быть самые экзотические, как, например, удар молнии в офисное здание или незапланированная беременность заместителя главного бухгалтера в разгар налоговой проверки. Но наиболее часто встречающиеся инциденты связаны с нарушением технологии и всяческими поломками. Плохой руководитель часто не замечает инциденты. К примеру, если звонит недовольный клиент, то плохой руководитель в лучшем случае постарается его успокоить и облегченно вздохнёт, положив трубку. Хороший же руководитель, кроме этого, разберётся в причинах недовольства и обязательно устранит их.
Принципиально инциденты можно разделить на два типа:
1. Инциденты, связанные с нарушением технологии, правил, процедур (всегда есть конкретный виновник).
2. Инциденты, связанные с плохой постановкой технологии, отсутствием правил и процедур (скорее всего, недоработали вы сами либо вышестоящее начальство).
Суть работы руководителя с инцидентами – минимизировать ущерб от их последствий и сделать так, чтобы они никогда не повторялись. В чём состоит конкретная работа:
1. Определить, что произошло. Иногда, докладывая вам о случившемся, сотрудники показывают лишь вершину айсберга, поэтому надо обязательно докопаться до истины, досконально разобраться, что именно произошло.
Рис. 37. Всё хорошо, прекрасная маркиза!
2. Разработать мероприятия по решению инцидента, по возможности минимизировав ущерб. При этом надо согласовать данные мероприятия со всеми заинтересованными сторонами (контрагентами, начальством, если необходимо, с коллегами и подчинёнными).
3. Определить ущерб. При этом надо определять полный ущерб, не забывая о косвенных и сопутствующих затратах. Это нужно, во-первых, чтобы понять масштаб бедствия, а во-вторых, для разработки мер наказания виновных лиц.
4. Разработать мероприятия по предотвращению повторения инцидента. Это одна из самых главных задач хорошего руководителя. Плохой будет вечно бороться с повторяющимися случаями, проклиная текучку и жалуясь на обстоятельства. Хороший руководитель обязательно произведёт необходимые изменения либо в работающих регламентах, либо создаст новые, обучит по ним своих подчинённых и возложит на них ответственность в случае повторения инцидентов. В основном производимые уточнения регламентов касаются функций организации (технологии, оргструктура, распределение прав и ответственности сотрудников, система мотивации и пр.). Очень часто в качестве меры по предотвращению инцидентов применяется дополнительное обучение сотрудников.
5. Определить и наказать виновника (в основном это касается только инцидентов, связанных с нарушением технологии, правил и процедур). Здесь главное, что наказание должно быть неотвратимым (пусть это будет даже просто устное порицание), соразмерным и справедливым.
В конце месяца хороший руководитель обязательно проанализирует произошедшие инциденты в подразделении, при необходимости проработает их с подчинёнными на отчётном собрании. Для этого хорошо инциденты учитывать. Некоторые руководители отражают всю информацию по инциденту в специально разработанных бланках, некоторым достаточно просто заносить все случаи на страничку своего ежедневника. Умение работать с инцидентами – важнейший показатель в работе любого руководителя.
