Attention: Mr. P. Cooper
или
Attention of: P. Cooper
или
For the Attention of Mr. P. Cooper
Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:
Attention of the Sales Manager
Attention – Sales Department
Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:
• «Уважаемые господа» – к организации в целом:
Dear Sirs
Gentlemen (вСША)
• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:
Dear Sir
• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:
Dear Madam
• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:
Dear Mr. Smith
• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:
Dear Mrs. Smith
• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:
Dear Miss Smith
• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:
Dear Ms. Smith
• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:
Dear John
Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.
После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).
Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».
Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.
В первой части могут использоваться следующие фразы:
… Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о … (… We are writing to inquire about…);
Мы пишем в связи с … (We are writing in connection on with …);
Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …)
и т. п.
Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:
Мы хотим сообщить … (We would advise …);
С удовольствием сообщаю, что … (It is my pleasure …);
Имеем честь сообщить Вам, что … (We bed to inform you that …)
и т. п.
Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:
Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …); Я был бы рад узнать … (I should be glad to know if …)
и т. п.
Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:
Благодарю Вас за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of
(date) …);
Мы получили Ваше письмо (дата) … (We have received your letter of
(date) …)
и т. п.
В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:
Очень любезно с Вашей стороны … (It is very kind of you to …);
Пишу, чтобы поблагодарить Вас за … (I am writing to thank you very much indeed for …);
Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас … (May I take this opportunity of thanking you for …);
Благодарим за Ваш большой вклад в … (Thank you for contributing so much to …);
Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your
help …)
и т. п.
Извинения могут начинаться такими словами: Мы должны извиниться за … (We must apologise for …); Мы извиняемся за … (We apologise for …);
Мы очень огорчены из-за того, что … (We are extremely sorry for …);
Хочу принести свои самые искренние извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …)
и т. п.
После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:
Буду ждать Ваш ответ … (I look forward to receiving your soon reply …);
С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you …)
и т. п.
В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:
Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);
Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)
и т. п.
Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:
Yours faithfully
Yours truly
Yours very truly
Faithfully yours
Truly yours
Best wishes
Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».
В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:
Dear Sirs/Sir/Madam
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith
Dear John
Yours faithfully
Yours sincerely
Best wishes
В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.
Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:
Yours sincerely
Mr. S Basuki
Manager
Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:
For a.Smith and Co., Ltd
D. Whith
Export Department
Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.
Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:
2 Enclosures
Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.
Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:
c. c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers
Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).
Постскриптум
За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.
