• на лекции (в цикле лекций);
• при подготовке к экзамену;
• при чтении книг (бизнес– и профессиональная тематика, научно-популярная литература и др.);
• на тренинге;
• на конференциях, презентациях, мастер-классах;
• во время сбора материала для книги, диссертации, диплома.
Задание 4. Подготовьте с помощью интеллект-карты следующие виды выступлений:
• поздравительную речь;
• доклад по выбранной теме перед однокурсниками;
• выступление на планерке, совещании;
• на конференции;
• на подведении итогов;
• перед началом какого-либо мероприятия или во время знакомства с его структурой.
Задание 5. Когда в следующий раз вы будете сомневаться при принятии решения, используйте один из описанных в этой главе способов или потренируйтесь на одном из примеров:
• Какую машину выбрать?
• Жениться или не жениться? Выходить замуж или не выходить?
• Куда пойти учиться?
• Идти ли мне учиться?
• Какие свои слабые и сильные стороны мне нужно развивать?
• Какие слабые и сильные стороны есть у моей фирмы?
Задание 6. Если у вас до сих пор нет прописанных целей вашей жизни, проведите мозговой штурм на эту тему. Подготовьтесь к долгой работе – это может занять достаточно продолжительное время. Структурируйте полученный хаос идей с помощью интеллект-карты. Запланируйте следующие шаги. Действуйте.
Глава 5. Приоритеты. Оптимизация расходов времени
Сначала делай то, что необходимо; потом – то, что возможно, и мало-помалу ты научишься делать невозможное.
Ф. Ассизский5.1. Определение и суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте
Если попробовать передать суть тайм-менеджмента одной фразой, то она звучала бы так: «Как потратить свое невосполнимое время на Главное?» Но как определить, что – главное, а что – не очень? Человеку всегда хочется сделать очень многое: и сессию сдать, и в кино с друзьями сходить, и работу хорошую найти, и счастья в жизни, и книжку почитать, и компьютер новый купить. Но «все и сразу» не получается, приходится выбирать из «всего-всего» «самое-самое». Вся наша жизнь – это непрерывный выбор, который мы делаем каждый день. Важно, чтобы он был осознанным, а не делался «как придется» (помните, в главе «Целеполагание» мы говорили о людях, живущих «как придется» и «как получилось», и о том, что с ними происходит). Для того чтобы уметь делать правильный выбор, необходимо научиться расставлять приоритеты.
Расставить приоритеты – значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, а какие – второстепенное.
5.2. Основные способы и методы расстановки приоритетов в тайм-менеджменте
Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность». Сделать это помогут матрица Эйзенхауэра и метод многокритериальной оценки.
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
* * *
Существует мнение, что этот метод использовал генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени, и она помогла ему добиться успеха – стать президентом США.
Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории (рис. 5.1).
Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.
А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них – «аврал».
Завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучены, и приходится в спешном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.
Хотя кто-то из великих сказал: «Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».
B. Важные и несрочные. Дела этой категории – самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», – думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебрежения делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запомнить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать готовиться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра. Никому же не придет в голову сеять пшеницу накануне сбора урожая: нужно время, чтобы зерно созрело. Почему же на задачи и дела в своей собственной жизни мы смотрим по-другому?
C. Неважные и срочные. Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зачастую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие – то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?
D. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюджет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.
Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.
