07. Код формы документа;
08. Наименование организации;
09. Справочные данные об организации;
11. Дата документа;
12. Регистрационный номер документа;
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15. Адресат;
17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);
18. Заголовок к тексту;
19. Отметка о контроле;
20. Текст документа;
21. Отметка о наличии приложения;
22. Подпись;
24. Визы согласования письма;
25. Оттиск печати (гарантийные письма);
26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);
27. Отметка об исполнителе;
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. Отметка о поступлении документа в организацию;
30. Идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 01, 02 – Государственный герб РФ или герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.
Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. На бланке может быть или герб России, или герб субъектов Федерации, но не два герба одновременно.
Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.
Реквизит 04, 07 – Код организации и Код формы документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ОГРН 0000000000000.
Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика ИНН/КПП 0000000000/000000000.
Реквизит 08 – Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.
Наименование организации указывается в именительном падеже. Например:
ЗАО «Кристалл»
или
Генеральный директор ООО «Граф»
Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.
Реквизит 09 – Справочные данные об организации. Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения. Например:
ЗАО «Кристалл»
ул. Кирова, 3, офис 14,
г. Новосибирск, 630010,
факс: 661217,
E-mail: [email protected]
Реквизит 11 – Дата документа. Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);
• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например:
08.04.2005.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например:
8 апреля 2005 г.,
а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например:
2005.01.08.
(в основном в международной переписке).
Реквизит 12 – Регистрационный номер документа. Это
порядковый номер документа с началом календарного года. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.
Регистрационный номер по усмотрению организации можно дополнять индексом: дела по номенклатуре, должностных инструкций, авторов документов, корреспондентов или исполнителей ит. п. Например:
10-3/12
(10 – порядковый номер документа, 3 – номер структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре дел).
Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.
Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.
Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Например:
На№ 120-10/12 05.04.2005
Реквизит 15 – Адресат. Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:
• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы и фамилия (в дательном падеже);
• почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
