Рутинные задачи стоит без потери смысла сгруппировать на несколько категорий, ведь по большому счету их хронометраж имеет второстепенное значение.
Одним из требований к этой методике, совмещающей в себе приоритизацию задач и учет расходов времени, была простота заполнения формы. В «Карточке эффективности» время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, что сокращает объем записываемых данных без потери их смысла и упрощает процесс ее заполнения.
Теперь к вопросу о гибкости. В данном контексте это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней.
Четыре пустых ячейки по горизонтали в «Карточке эффективности» соответствуют часам, на которые запланированы дела. Часы вписываются от руки и уже разбиты на шесть интервалов (по 10 минут). Это позволяет сформулировать задачи очень подробно и не вписывать временнόй отрезок, а лишь поставить галочку в нужном месте. За день может быть заполнено несколько карточек. Как показывает практика, если задачи не сильно детализированы, то 14 пунктов бывает достаточно.
Рассмотрим подробнее, из каких элементов состоит карточка. Ее внешний вид представлен в таблице 5.4.
Размер самой карточки – 110 × 75 мм – удобен для использования ее в «полевых» условиях и при хранении.
Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1–3[42] (под ключевые задачи), 4–14 (для учета типовых и рутинных задач) и 15 (для фиксации потерь времени).
«Карточка эффективности» дает возможность вести многоуровневый учет использования времени.
Измеримость и наглядность результатов деятельности
Одна из задач тайм-менеджмента – поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например, лететь в самолете и читать сводки новостей или, ожидая в приемной, просматривать свои деловые записи. Казалось бы, элементарно, но лишь только появляется необходимость зафиксировать, как использовался этот отрезок времени в классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т. е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета», причем наглядности это не прибавляет.
Метод ABC-хронометража легко решает эти задачи – вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка». B итоге у вас учтено время перелета и время работы. Зачем это нужно? Для наглядности, так как, если мы не использовали время в дороге, то при итоговом подсчете это обязательно скажется на общей результативности.
«Карточка эффективности» – это половина метода. Вторая половина – таблица анализа использованного времени. Ее легко создать и вести в Excel. Внешний вид карточки представлен в таблице 5.5. В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу, что и в «Карточке эффективности», и подразделяются на дела категории А («важные»), В – С («без них нельзя») и D («потери»), они имеют коэффициенты 2, 1 и –1 соответственно.
Рассмотрим пример заполнения таблицы анализа использованного времени (таблицы 5.6 и 5.7).
Таблица 5.8. Таблица анализа использованного времени (внесены данные из карточек № 1 и № 2)[43]
Таким образом, за один день в таблице 5.8 появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя это дело вкуса и личных предпочтений. На примере итоговой строки проведем расчет результата за день. Общая сумма галочек по задачам категории А равна 13, а по категориям В и С – 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем: дела категории А – 26 (13 × 2), категории В и С – без изменения 34 (34 × 1), потери равны (– 6), т. е. [6 × (– 1)]. Суммировав полученные результаты и умножив на 10 минут (значение ячейки), получим итог за день, равный 540 минутам [(26 + 34 – 6) × 10] полезно потраченного времени.
Полезная полнота информации
Как известно, любая модель процесса – это до известной степени его упрощение. Важно, чтобы оно не искажало и за деревьями был отчетливо виден лес.
В методе АВС-хронометража введен ряд упрощений – разукрупнение важных задач и объединение рутинных. Это происходит из-за следования правилу: хронометраж дополнительно увеличивал расходы времени на учет второстепенных задач.
Следующее упрощение – при анализе деятельности рассматривается не одна задача категории «Важно», а целый комплекс задач, так же как и задачи категории В и С объединены в комплекс.
Хотя и здесь при желании можно настроить учет так, чтобы отслеживать расходы времени по какой-то одной, конкретной, критически важной задаче, присвоив ей в «Карточке эффективности» стабильный номер.
Таблица анализа по хронометражу позволяет рассматривать деятельность в ретроспективе.
В дальнейшем данные из этой таблицы можно использовать для построения различных графиков и сводных таблиц.
1. Использовать время своей жизни на главное, не тратить его по мелочам поможет правильная расстановка приоритетов.
2. С помощью матрицы Эйзенхауэра мы можем быстро классифицировать все свои дела и задачи по степени их важности и срочности.
3. Определение приоритетов с помощью многокритериальной оценки позволяет выбирать самый подходящий вариант, более осознанно подходить к принятию решения и осуществлению выбора.
4. Расстановка приоритетов помогает делать выбор уверенно, не полагаясь на случай.
1. В чем заключается смысл расстановки приоритетов?
2. Почему важно уметь расставить приоритеты?
3. Какие методы расстановки приоритетов вы знаете?
4. На какие типы делятся задачи в соответствии с матрицей Эйзенхауэра?
5. Когда целесообразно использовать метод многокритериальной оценки?
6. В чем заключается суть метода многокритериальной оценки?
7. Как можно выделить наиболее приоритетные цели? Какой способ подходит для этого более всего? Почему вы так считаете?
8. В чем основная идея расстановки приоритетов по принципу «80/20»?
9. Как используется принцип Парето при планировании времени на задачи?
