Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Добавьте плавающий график обслуживания клиентов. Если вся ваша команда выбрала «тихий час», но клиенты его не соблюдают, можете ввести посменные дежурства, когда один сотрудник обрабатывает трафик за всех: отвечает на звонки или назначает время, когда клиентам будут перезванивать. Так они узнают, что вскоре их обслужат и нет необходимости звонить еще раз или повторять свой запрос. Введите честную систему очередности, чтобы ни один член команды не находился в невыгодном положении.

Вы когда-нибудь жалели, что приходили пораньше, оставались подольше или сидели без обеда, только чтобы выкроить несколько минут на размышления? Остерегайтесь таких убыточных методов. Как только сотрудники увидят вашу машину на парковке в ранние или поздние часы, они начнут прибывать раньше или оставаться подольше (как им удобнее) и посягать на ваше время. Их много, а вы один! Вместо этого попробуйте один из представленных ниже вариантов.

Лотки или ящики для бумаг. Мы уже упоминали о лотках для входящих документов (глава 14), но это такое простое механическое решение, что оно заслуживает второго упоминания.

• Установите лоток прямо перед вашим рабочим местом и ярко пометьте отверстие, в которое сотрудники могут класть документацию. На этом лотке укажите час просмотра его содержимого, чтобы коллеги знали, когда ожидать вашего внимания.

• Установите ящик с замком, который позволяет сотрудникам вручить секретные материалы «прямо в руки» без обязательной встречи с вами. Так документы будут в безопасности, а вы и отправитель сэкономите свое время.

Защищайте вашу территорию и время. Некоторые старшие специалисты устраивают все встречи на территории того, кто направляется с запросом. Так они уходят, когда должны это сделать, и им не приходится заставлять посетителя удалиться.

Попробуйте спрятаться. Вы можете поставить под угрозу задание, имеющее срок сдачи, если не найдете пустой кабинет, где можно спрятаться и поработать. В таких случаях оставляйте голосовое сообщение в вашем телефоне и надпись на двери, указывающую, когда вы будете доступны, к кому можно обратиться за советом, но не рассказывайте, где вы находитесь (за закрытой дверью или в каком-нибудь пустом кабинете)!

Несколько лет назад при посещении недавно построенных офисов компании Intel в Рио-Ранчо мы заметили, что там установили простое препятствие для неупорядоченных перерывов: к входу каждой бездверной кабинки была прикреплена цепочка, которую можно было застегнуть. В середине нее находился красивый медный медальон с надписью «Пожалуйста, обратитесь через 15 минут». Когда работникам нужны 15 минут покоя и сосредоточенности, они просто застегивают цепочку, и проходящие мимо коллеги принимают это условие. Никто не злоупотреблял данным средством и не запирался на целый день. Так сотрудники компании узнали, как 15 минут беспрерывной работы могут ускорить решение проблем.

Вы, конечно, можете сказать, что ваши сотрудники не такие дисциплинированные…

Андреа Ладанза, директор по семинарской работе в Американской ассоциации менеджмента, на совещаниях этой организации слышит много историй о том, как мыслят те, кто хронически прерывает других людей. Вот что она рассказала нам:

Конечно, в мире открытых офисных помещений незапланированные посетители – это вечная проблема. Один администратор рассказала, что наклеила крест-накрест полицейский скотч на подходе к своему рабочему месту, чтобы иметь возможность поработать над срочным делом. Но даже в этом случае один незваный гость прополз под скотчем и прошептал: «Это всего лишь я».

Насколько успешно вы избегаете ловушки дружеского общения? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. Я держу дверь «полузакрытой» для дружеского общения, но открытой для дел, вывешивая часы работы для моей команды и назначая встречи для большинства несрочных посетителей.

2. При любой возможности я завершаю выполнение задания или ставлю метку, перед тем как сосредоточиться на том, что вызвало перерыв в работе.

3. Прежде чем принять незапланированного посетителя, я спрашиваю, с чем он пришел, чтобы можно было оценить относительную приоритетность и продолжительность дела.

4. При нехватке времени я устанавливаю ограничения на перерывы, затем в этот короткий промежуток уделяю делу безраздельное внимание.

5. Всех прерывающих меня подчиненных, кроме тех, кто работает совсем недавно, я спрашиваю, какие усилия они приложили, чтобы помочь себе до того, как обратились за советом ко мне.

6. Мое рабочее место совершенно точно расположено так, чтобы свести к минимуму перерывы из-за случайных встреч взглядами.

7. Будучи руководителем, я предлагаю ввести «тихий час», когда один работник отвечает на звонки, а остальные сосредоточиваются на своих делах. Мы жаждем большой отдачи от рабочего времени без перерывов.

Итоги ________

Если вам с рождения везло и вы целеустремленны, энергичны и умны, то вас любят все специалисты HR-службы и вам благоволят начальники, у которых есть для вас много работы. Ваши преимущества будут поддерживать вас до конца карьеры.

Но крайние проявления этих же самых достоинств бросят вас в последнюю ловушку из нашей серии – в ловушку чрезмерного старания. Без специальных усилий нелегко сдерживать свое стремление к излишнему усердию. Еще в детстве оно стало частью вашей личности и укрепилось, поддерживаемое похвалой родителей, друзей, начальников и клиентов.

Вы уже дошли до того, что люди воспринимают вашу отличную работу как должное? Вы делаете счастливыми всех, кроме самих себя? Позволяете похоронить важные приоритеты, убеждая себя в том, что «в любом случае нужно сделать все дела»?

Не упустите тот день, когда перегрузка, которая сначала была достоинством, превратится в тиски, все крепче и крепче сжимающие ваше время и жизнь.

Алек Маккензи уже высказывал мнение, что способы управления собой и временем (ведущие к улучшению или ухудшению) перемешаны, как сложный калейдоскоп взаимосвязанных действий и реакций. У каждого из нас есть лишь смутное их понимание.

Когда увлеченного работника заваливают слишком большим количеством требований, он погружается в хаос. Попытки делегировать задания заканчиваются провалом, потому что нет времени на обучение. Чрезмерно старательные работники все время отстают.