Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Попытка искоренить какую-либо привычку может вызвать другие поводы для тревоги. Приступив к исправлению одной плохой привычки, вы обнаружите клубок переплетенных с ней недостатков. Например, пообещав приступить к принятию какого-либо решения, вы собираете данные, но понимаете, что изначальные инструкции разбросаны на вашем рабочем месте, в компьютерных архивах и даже в машине! Вы так давно не разбирали входящие сообщения (которые уже сильно устарели), что даже не можете быстро определить местонахождение текущих файлов. Вы откладываете решение и потом ругаете себя за проволочку.

Десятилетиями помогая служащим улучшать их навыки управления временем, мы убедились, что взаимосвязаны как проблемы, так и решения. Например, если сегодня вы хотите разобрать электронную почту, то почти наверняка найдете большую часть недостающих данных. Нажав кнопку «Помощь» в интегрирующих программах (Outlook, Lotus Notes, Gmail), вы получите совет, как связать ваши почтовые файлы и записи по проектам с контактной информацией и автоматически обновлять их. Стоит только задать настройки.

Вы и ваша команда можете начать аккуратно записывать темы сообщений, чтобы упростить фильтрацию. Потребуется ли на это время? Да, немного и прямо сейчас. Но вы плавно наверстаете его, используя новую систему. Готовы ли вы сделать вложение?

Если, как и многие люди, вы никогда не замечали, что привычки препятствуют вашему развитию, то следующие утверждения будут вам знакомы и даже прозвучат отрадно. На первый взгляд они кажутся обоснованными, но на самом деле все они – ловушки. Их постепенное устранение из повседневного применения ускорит ваш уход от нескольких худших причин потери времени. Разные читатели обнаружат разные направления исследования.

Вот упражнение для вас:

• рассмотрите нижеследующие распространенные утверждения, искренние, но вредные;

• используйте любые или все предложенные нами логические аргументы, чтобы отбросить их;

• обратитесь к новому предложению, которое принесет вам более удовлетворительные результаты.

Тайм-менеджмент – это просто здравый смысл. Я почти всегда довольно хорошо справляюсь, просто действуя по обстоятельствам. Здесь все так стремительно меняется, и мне удается преуспеть, потому что я быстро приспосабливаюсь, действую по наитию и иногда нарушаю правила.

Отбросьте «просто здравый смысл».

• Здравый смысл, к сожалению, не так распространен.

• Напряжение нарастает, когда вам не удается действовать по обстоятельствам.

• Что касается умения приспосабливаться, то когда его применение не соответствует объему запланированных дел, ваши должностные инструкции оказываются недействительными. Уволить вас или повысить?

• Иногда вы преуспеваете вопреки нарушению правил, а не благодаря этому.

Новое предложение № 1

• Ежедневно пишите или рисуйте план дня.

• Отслеживайте случаи отклонения от плана.

• Определите, как часто вы применяете так называемое умение приспосабливаться.

Я лучше всего работаю в стрессовой ситуации. Избыток времени делает людей ленивыми.

Отбросьте идею, что «в стрессовой ситуации лучше».

• При стрессе никто не работает лучше – просто быстрее!

• Напряжение, безусловно, делает работу более интенсивной. Если вы продолжаете искать панические ситуации, то, возможно, «подсели» на адреналин. Это натуральный стимулятор – законный, но в больших дозах ведущий к смерти. Кризис стал для вас наркотиком?

Новое предложение № 2

• Начиная поздно, вы оставляете слишком мало времени на планирование и консультирование, что могло бы привести к лучшим результатам.

• Обяжите себя завершать дела досрочно. Так вы выкроите время для подстраховки – чтобы исправить недостатки, найти труднодоступные данные, попросить советов у участников проекта и получить большее одобрение вашего подхода.

• Остерегайтесь выброса адреналина, который сопутствует чудесам, случающимся в последнюю минуту. Каждый раз, когда вы принимаете работу с неразумными сроками, вы лишаете себя шанса достичь результатов, достойных доверия и вознаграждения.

Однообразные правила тайм-менеджмента будут сдерживать мою спонтанность.

Отбросьте «исчезновение спонтанности».

• В противоположность общепринятому мнению, дисциплина приносит вам свободу в большинстве начинаний. Знаменитые атлеты или гонщики постоянно и по многу раз упражняются в своих движениях, ощущая утомительное однообразие. А на выступлениях поражают всех «не требующим усилий» изяществом и спонтанностью.

• Менеджерам тоже нужно последовательно приучать себя к самодисциплине, до тех пор совершенствуя навыки разумного обращения со временем, пока не появится легкость в их применении.

• Дисциплина (как и тяжелая атлетика) помогает добиться впечатляющего уровня силы и уверенности в вашей деятельности.

Однако самодисциплину развить непросто, доказательство тому – слова Кэти Уилбер, эрготерапевта, работающего с детьми, менеджера клиники в Уайт-Плейнсе. Она призналась:

Управление временем? Насколько это важно? Для моего начальника – крайне важно, для меня – недостаточно. Между тем я жалуюсь, что не могу осилить все, или забываю что-то сделать и виню в этом плохую память. По сути, я сопротивляюсь использованию стратегий тайм-менеджмента, то есть структурированности и согласованности… не хочу, чтобы руководство это навязывало мне. При этом я рискую испытывать неудобства, которых можно избежать.

Я работаю над этим! Считаю, что календарь Outlook очень полезен. Эта программа распределяет мои электронные письма по папкам. Чтобы вернуть концентрацию, я использую стикеры: помещаю их прямо перед собой или прикрепляю скотчем к столу. Также я посылаю себе электронные письма в качестве напоминаний.

Новое предложение № 3 (для Кэти Уилбер и вас…)

• Лучше направьте свою спонтанность в сферу нововведений, проектирования и разработок, а также маркетинга, продаж и обслуживания клиентов – словом, в то, что вы связываете с творчеством в своей работе.

• Затем приложите усилия к улучшению ваших административных навыков – управления потоком однообразной работы, хранения и извлечения информации, установления стандартов, составления расписаний и работы по выполнению обещаний.