В условиях нехватки времени какими-то элементами приведенной структуры можно и пренебречь. Какими именно, вам подскажут ситуация и здравый смысл. Если вам будут задавать вопросы, отвечайте кратко и предложите встретиться для более подробного ответа. После Elevator Speech уместен обмен визитками.
Правила обращения с визиткой
Первыми визитку подают:
♦ младший по должности – старшему по должности;
♦ гость кабинета – его хозяину;
♦ посетитель компании – тому, кто его принимает.
При вручении визитки ожидается, что другая сторона ответит тем же. Обмениваться визитками лучше всего после рукопожатия, которому должен предшествовать зрительный контакт с улыбкой. И уделите некоторое время на заинтересованное рассмотрение визитки.
Приложение 3. Деловая переписка по e-mail
В настоящее время деловая e-mail-коммуникация активно вытесняет бумажную и телефонную. Стиль вашего делового письма порой может сказать не меньше, чем стиль вашего костюма.
В данном приложении приведены краткие сведения о стиле и структуре делового письма, фразах-клише, типичных ошибках в письмах с положительными и негативными сообщениями.
Ниже схематично приведены структура, правила и клише, которые могут быть полезны при составлении писем (рис. 4, 5).
Рис. 4. Структура и правила составления электронных писем
Рис. 5. Клише при составлении электронных писем
Приложение 4. Small Talk как элемент бизнес-общения
Small Talk – светский разговор на свободную тему, целью которого является установление контакта, сглаживание неловкого молчания, поддержка неформальных отношений. Small Talk уместен в перерывах конференций и круглых столов, в начале переговоров, на бизнес-фуршетах и деловых обедах. Его начало может выглядеть как обмен мнениями о том, что происходит здесь и сейчас: погода, последние новости, отношения к какому-то событию. Это своеобразная разведка, после чего может последовать или не последовать следующая стадия разговора, обмен визитками или телефонами.
Если вы используете Small Talk в прагматичных целях, например, чтобы понравиться и продолжить знакомство, проявите заинтересованность, больше слушайте и меньше говорите сами.
...
Перестаньте говорить о себе! Проблемы, интересы, хобби, бизнес собеседника – мишени, на которых вам надо сфокусировать разговор.
...
ПЯТЬ ОШИБОК ПРИ ПРОВЕДЕНИИ SMALL TALK
1. Попытка взять с собеседника обязательства здесь и сейчас.
2. Выяснение анкетных данных: возраст, фамилия, телефон, национальность, профессия, должность, зарплата… Кто знает, зачем это вам?
3. Внесение в разговор сексуального подтекста – такое право надо заслужить.
4. Излишний негатив – таких знакомых у каждого и без вас хватает.
5. «Приклеивание» к собеседнику, отсутствие у него возможности выйти из разговора.
Small Talk & Business Communication
Мы всегда всем что-то продаем, и неважно, кто перед нами – клиент, бизнес-партнер, спонсор, инвестор… Тем не менее первый вопрос к клиенту не должен быть связан с прагматичными целями. В первые секунды общения нужно создать атмосферу, свободную от обязательств, наполнить ее «кислородом непосредственности». Например, воспользоваться тем обстоятельством, что вы – граждане одной страны, жители одного города или планеты Земля.
Как и всех, вас волнует погода, что показывают по телевизору, что идет в театре или кино.
В бизнесе в первые минуты общения действуют свои правила, поэтому:
1. Не пытайтесь сразу взять с человека какие-либо обязательства – не вы первый.
2. Не пытайтесь ничего продавать с лету – сразу никто ничего не покупает.
3. Создайте у клиента чувство собственной значимости. У преуспевающих людей самый сильный роман – это роман с самим собой. Дав рассказать человеку, чем он гордится, что любит или ненавидит, вы станете для него приятным собеседником.
Правило: вы никогда не выведете собеседника из состояния неопределенности и апатии, если сами продемонстрируете перед ним такое состояние.
Возможно, вы захотите обменяться визитками. Вот некоторые правила применительно к ситуации со Small Talk.
...
Обмен визитными карточками принято сопровождать легким поклоном. Причем если руку первым протягивает старший по рангу или по возрасту, то визитную карточку первым подает младший, но особой строгости здесь нет. Кто больше заинтересован в продолжении знакомства, тот и инициатор.
М. Архангельская. Бизнес-этикет, или Игра по правилам
Small Talk подходит для установления контакта на переговорах. Короткий разговор вначале помогает продемонстрировать внимание к собеседнику и наладить первый контакт. Такой разговор могут инициировать вопросы типа: «Как добрались?», «Легко ли вы нас нашли?», «В Петербурге сегодня стало немного теплее, а как у вас?»
Small Talk можно применять и при общении коллег внутри компании. Например: «Как вы съездили в отпуск?», «Я слышала, вы написали новую статью?» Вроде бы разговоры «ни о чем», а человек чувствует интерес и внимание к себе. Дружеская атмосфера в коллективе способствует взаимопониманию при решении деловых вопросов.
Содержание разговора
Содержание Small Talk не имеет особого значения. Хорошие темы – спорт, хобби, интересные события, путешествия, местные пейзажи и достопримечательности, домашние животные. Иногда можно поговорить о своей профессии, но занимательно и ненавязчиво, чтобы собеседнику не было скучно. И конечно, неизменная тема для светской беседы – погода.
Следует избегать тем, которые могут «напрячь» собеседника. Так, не принято инициировать разговоры о финансовых делах, состоянии здоровья, интимных и религиозных сферах. В рамках светского разговора не стоит спрашивать собеседника о возрасте или должности. Задача – создать ощущение комфорта и предсказуемости общения.
...
Абсолютно неудачными являются темы политические и религиозные. Поспешные темы для первого знакомства – спортивные или личного плана (здоровье, семья, одежда и т. п.).
М. Архангельская. Бизнес-этикет, или Игра по правилам
Правила представления на круглом столе
Умение непринужденно и красиво представить себя группе людей является необходимым элементом во многих бизнес-ситуациях (конференция, круглый стол, презентация, переговоры и т. д.). И хотя делать такое приходится часто, многие к этому не готовы. А всего-то без лишней суеты нужно ответить на следующие вопросы (рис. 6):
