Ежемесячная конференция организуется тогда, когда сотрудники могут один раз в месяц собраться вместе. Такие встречи должны продолжаться от двух до шести часов. Ежемесячные конференции проходят в местных или региональных штаб-квартирах группы торговых агентов. Еженедельные конференции созываются, если все работают в одном месте. Они должны продолжаться до двух часов. Это короткие встречи, во время которых решается меньшее количество вопросов.
Организуются также и ежедневные конференции. Они нужны, если торговые агенты не справляются с жесткой конкуренцией, когда в экономике застой или когда сотрудники деморализованы. Эти ежедневные конференции длятся от тридцати минут до одного часа. Темами этих конференций могут быть ситуация на рынке, представление новых тем обучения или, возможно, повышающий мотивацию видеофильм. Результатом ежедневных встреч станет небывалый рост торговых оборотов.
Ваша задача как менеджера по продаже — обучать и тренировать. Если вы делаете это ежедневно, ваши действия приносят хороший результат. Поэтому ежедневные конференции так эффективны. Можете проводить их по понедельникам, средам и пятницам, как принято в некоторых фирмах. Чем чаще вы собираете ваших сотрудников, тем сильнее их мотивация и тем более позитивной будет их жизненная установка.
При планировании одной большой конференции должны быть учтены семь нижеперечисленных пунктов.
1. Начало должно быть всегда ободряющим. Поприветствуйте всех, поблагодарите за то, что пришли, начните вашу речь с известий о достижениях фирмы.
2. Собрание для обсуждения проблем. Торговые агенты не получат ничего полезного для себя от конференции, если у них не будет возможности представить свои проблемы, возникающие в каждом случае продажи. Дайте им возможность с первого же дня обсуждать их.
3. Новая информация. Подумайте, когда для этого наступит лучший момент. Объявите сначала хорошие новости, затем не слишком хорошие, дайте информацию о новых товарах, услугах, новых продажах. Так как это не слишком занятно, запланируйте это между более интересными мероприятиями.
4. Активное участие торговых агентов. В правильно запланированной конференции все должны иметь возможность высказаться. Удобно, когда все сидят за круглым столом, это создает условия для более близкой беседы.
5. Роль менеджера по продаже — стимулировать остальных. Поощряйте других к активности, а сами наблюдайте и слушайте. Не старайтесь притягивать к себе внимание. Позаботьтесь, чтобы каждый принимал участие, в том числе и те, кто сидит в последних рядах.
6. Конференции могут носить формальный и неформальный характер. Перед тем как созвать формальную конференцию, устанавливается конкретная программа встречи. На неформальных конференциях работники встречаются малыми группами. Часто во время таких неформальных бесед делятся важными сведениями и ценным опытом.
7. Вознаграждение за успехи. Важнейшей частью большой ежегодной или созываемой раз в полгода конференции является представление индивидуальных и групповых достижений. Вы просите выступить лучших работников и раздаете награды. При этом должна быть торжественная атмосфера. Вы выражаете благодарность, чтобы каждый мог видеть, что хороших работников в фирме чтут и вознаграждают. Торговые агенты особенно ценят возможность позавтракать или пообедать с представителями управления. Вы можете выбрать несколько лучших торговых агентов и дать им возможность встретиться с руководством фирмы.
Ниже рассмотрим двенадцать способов улучшения эффективности планирования и проведения конференции.
1. Начинайте с музыки. Открытие конференции должно проходить под музыку. Если нужно, установите громкоговорители. Музыка должна быть оптимистичной и радостной. Хорошее начало — половина успеха. Вначале можно показать какой-нибудь особенно мотивирующий видеофильм.
2. Сердечно поприветствуйте прибывших работников. Поприветствуйте и поблагодарите всех за присутствие. Убедите участников, что это будет одна из интереснейших конференций.
3. Спросите о проблемах. За несколько недель до конференции расспросите торговых агентов о том, какие у них проблемы, вопросы, какие трудности возникают с конкурентами и т. д. Учтите эти вопросы в распорядке дня. Вы ведь понимаете, что на правильно организованной конференции важнейшими лицами являются торговые агенты, а не вы.
4. Разделите участников на малые группы. Создайте группы от пяти до семи участников. Советую также работать за круглым столом, что очень полезно при проведении открытой дискуссии. Пригласите обсудить конкретные проблемы, например цены.
5. Дискуссия очень важна. Во время такой конференции в президиуме должны заседать лучшие торговые агенты. Каждый из них в течение десяти минут может говорить о каком-нибудь конкретном аспекте продажи, о конкретной проблеме, с которой столкнулся, затем можно совместно обсуждать и задавать вопросы.
6. Приглашайте ваших постоянных покупателей. Пусть клиенты покажут, что серьезно относятся к вашей группе торговых агентов, пусть выскажут свое мнение о товарах и услугах. Пусть дадут оценку вашей фирмы и торговых агентов, пусть сравнят ее с конкурентами. Дайте торговым агентам ответить на их вопросы. Это будет очень продуктивный обмен мнениями.
7. Распределение ролей. Во время конференции можно воспользоваться техникой распределения ролей, которая поможет ознакомиться с новыми методами продажи. Если вы хотите научить торговых агентов способам преодоления трудностей, то поделите всех на три группы, одна из которых исполняет роль наблюдателей, а остальные разыграют роли торговых агентов и покупателей. Затем наступает смена ролей. Таким образом, все получают возможность отработать новые методы. Не забудьте, что должны участвовать все.
8. Запланируйте время на обсуждение проблем. Не откладывайте в сторону решение сложных вопросов, представьте возникшие трудности и способы их преодоления. Сотрудники поймут, что их ситуация вас действительно интересует.
9. Подумайте о досуге. Тот, кто работает напряженно, должен хорошо отдохнуть. Во время коротких конференций следует заниматься только делами, но на большой конференции нужно найти время, чтобы поиграть в футбол, поплавать, выбраться на экскурсию или поужинать в ресторане.
10. Позаботьтесь об оптимистическом настрое конференции. Крупные торговые фирмы открытие и завершение конференции обычно поручают хорошему оратору. При подведении итогов конференции должен присутствовать оптимизм, чтобы дать торговым агентам чувство уверенности в себе, веры в будущее, в успех общего дела. Иногда хорошее завершение помогает ликвидировать возникшие во время конференции напряжение и трудности, так как человеку лучше запоминается то, что происходит в конце.
