2. Второй вопрос касается поставленных целей и задач. Какая из ваших функций наиболее важна? Что из того, что вы делаете, имеет наибольшее значение в вашей работе? Каковы важнейшие цели, для достижения которых вас взяли на эту должность? Вы знаете, что важнейшие задачи менеджера — это организация, планирование, набор торговых агентов, распределение обязанностей, наблюдение. Причина всех наших профессиональных проблем состоит в том, что при выполнении одной или нескольких из этих задач наши способности нас подводят.
Что в вашей работе имеет наибольшее значение, что бы вы могли доверить другим для реализации ващих задач? Это может быть обучение торговых агентов тому, как достичь большей эффективности, обучение новым методам продажи, организации конференций, курсов и т. п. Это все входит в процесс распределения ваших обязанностей, что проявляется во все более совершенных действиях ваших подчиненных.
И наконец важнейший, по моему мнению, вопрос: Что можете сделать вы и только вы действительно хорошо? Вы убедитесь, что в ответе на этот вопрос — ключ к эффективной организации времени. Это одна или максимум две вещи, которыми вы овладели в совершенстве. Может быть это прием на работу или увольнение, обучение, планирование, прогнозирование и т. д. Если хотя бы что-то одно из них у вас получается хорошо, это очень важно для вашего успеха.
Из этого следует основное правило: если начинаешь что-то делать, то должен прекратить делать то, что делал до сих пор. Прежде чем начать заниматься одним делом, вы должны закончить с другим. Так вам удастся избежать потерь времени. Ниже перечислю семь так называемых „главных похитителей времени".
1. Отсутствие тщательно разработанных и определенных планов и задач. Речь идет о письменной формулировке планов и целей, которые понятны вашим руководителям, вам и каждому, кто отвечает за их реализацию. Точность, точность и еще раз точность. Я уже говорил, что у людей, которые преуспевают в жизни, все планируется. Планирование у них — постоянное занятие. Они думают на бумаге. Составляют списки дел, которые необходимо сделать.
2. Отсутствие приоритетов и оснований. Что является важным и почему люди совершают определенные действия? Вы и все, кто вам подчинен, должны знать, зачем что-то нужно сделать, почему одна вещь важнее, чем другая. Вы знаете по своему опыту, как раздражает то, что работник делает нечто менее важное. Когда вы его спрашиваете, зачем он это делает, он отвечает: „Я думал, это важнее". За такое положение вещей несет ответственность менеджер, поскольку он не разъяснил степени важности заданий.
3. Постоянный конфликт между тем, что важно, и тем, что срочно. Срочные дела — это те, которые вы видите перед собой. Телефонный звонок, неожиданный визит, документы на подпись и т. д. Это срочные дела. В свою очередь у важных дел бывают последствия, которые сказываются через какое-то время. Работа в офисе, планирование, работа с документами, организация — все эти дела важны, но какое важнее всего? Важнее всего приобретение новых коммерческих возможностей, обучение, передача опыта. Все эти действия имеют долговременные последствия и могут существенно повлиять на вашу карьеру. Спрашивайте: каковы последствия того, что я сейчас делаю? Перерыв на кофе не влечет за собой никаких последствий, но даже небольшие изменения в поведении хорошего торгового агента влияют на сумму ежегодных торговых оборотов.
4. Конфликт между неопределенным „много" и конкретным, мало". Это касается правила „80/20", согласно которому 20 % ваших действий дают 80 % ваших достижений. Величайшая ошибка состоит в том, что часто мы равномерно распределяем наше время на все дела, вместо того чтобы распределить его пропорционально значимости каждого дела. 80 % всего времени вы должны уделить более важным 20 % работников, и только 20 % — более слабым, а не наоборот.
5. Назойливый телефон. Телефон — особенный похититель времени, поскольку мы все являемся его рабами. Когда мы росли, телефон помогал нам в общении с миром. Теперь мы, взрослые, ведем себя, как собаки Павлова:
телефонный звонок вызывает у нас условный рефлекс. Ниже я дам несколько советов, как обращаться с телефоном.
Пользуйтесь телефоном как орудием труда: когда кто-то звонит, сразу говорите: „Здравствуйте, чем могу помочь?". Сократите вежливые формулировки и переходите к делу.
Избегайте несущественных, случайных разговоров. Лучше договаривайтесь о встрече по телефону.
Вспомните обо всех телефонных звонках, которые вам нужно сделать, и позвоните по очереди всем. Если к вам пришли с визитом, попросите записать номера абонентов, которые вам звонили, чтобы не прерывать беседу.
6. Неожиданные визиты. Это самый крупный похититель времени в вашей работе. Что сделать, если к вам приходит кто-то без доклада и спрашивает: „Есть свободная минутка?". Ниже дам несколько советов, как себя вести при этом.
Если кто-то пришел, а у вас нет для него времени, то встаньте и стойте. Если вы не сядете, то и он тоже, и разговор будет коротким.
Если спросит, нет ли свободной минутки, отвечайте:
„Да, но не сейчас. Можно попозже?".
Если у посетителя нет намерения выходить, возьмите его под руку и скажите: „Я, собственно, сам собирался выходить. Пойдемте вместе!" или „Я уже показывал тебе это?" и выйдите с гостем из офиса, чтобы ему что-то показать, скажите что-нибудь и возвращайтесь к работе.
7. Разговоры. Около 40 % своего времени вы тратите на общение с отдельными собеседниками или на коллективные переговоры. Очень важно уметь правильно провести беседу. Советую начинать точно в срок. Если вы условились на 9.00, начинайте в 9.00.
Еще один совет, касающийся бесед с торговыми агентами. Когда вы начинаете встречу с агентом, закройте дверь. Если встреча назначена на 8.30, то ровно в 8.30 начните, закройте дверь и никого не впускайте. Всегда держите подготовленный распорядок встречи. О важнейших вещах следует говорить в самом начале. Придерживайтесь принципа, что если кого-то нет в назначенное время, то он не приходит совсем. Не позволяйте, чтобы другие, кто потрудился быть пунктуальным, ожидали опоздавших. Это было бы неуважением к первым.
Следующий вопрос организации времени — это принцип „подумай, прежде чем что-нибудь сделать". Первым шагом к этому будет составление списка того, что необходимо предпринять. Говорят, что если чего-то нет изложенного на письме, то это только фантазия. Если возникнут какие-то изменения, введите дополнения. Это позволит вам проконтролировать весь ваш день. Воспользуйтесь методом „АБВГД". Составьте список дел, распределенных по мере их важности и серьезности последствий. А — дела, которые вы обязаны сделать, Б — дела, которые вы должны сделать, В — дела без особых последствий, Г — дела, которые вы можете поручить другим, Д — дела, которые могут подождать. Каждую группу вы можете поделить на подгруппы, например Al, A2 и т. д. Действуйте согласно списку, начинайте с Al, т. е. с вашей первой и важнейшей задачи.
