отнимает больше всего времени, и какому действию нужно уделить максимум внимания. И даже если вы все держите в голове, не ленитесь делать заметки в КСУП – она лишена эмоций и помнит лучше вас.
Пример. В рамках проекта по изготовлению стульев нужно трижды созвониться с заказчиком: после получения предоплаты, по завершению производства и перед доставкой.
1. Не сделаете этого в первом случае – создадите не лучшее впечатление;
2. Не позвоните во втором – заставите сомневаться в пунктуальности;
3. Забудете набрать в третьем случае – ваш план-график не совпадет с заказчиком.
Если все эти манипуляции совершает подчиненный, вы увидите, на каком этапе происходит сбой, и установить причину – будь то лень, неполадки сотового оператора, перегруз человека другой работой или отсутствие должностной инструкции. А, поскольку любой работник это функция, то ее невыполнение – результат неправильно поставленной задачи.
Система управления проектами это нить Ариадны. Если вы постоянно ее придерживаетесь, рано или поздно придете к финишу.
§ 5 Выбирайте любую систему – дело не в названии
Наверняка встает вопрос: какую систему управления проектами выбрать – благо, на рынке есть сотни отличных вариантов? На самом деле, любую: все КСУП примерно одинаковы и отличаются встроенным функционалом. Куда важнее схемы и методики планирования и наглядное отображение проводимых действий.
• Канбан (Kanban) – простая методика, при которой каждое новое действие начинается только после выполнения следующего. Актуально для линейных производств, где одному человеку или отделу отводится одна функция.
• Скрам (Scrum) – методика управления проектами, при которой каждый этап рассматривается как завершенный бизнес-процесс в рамках общего. Следовательно, каждая часть обладает ценностью и может быть продана отдельно.
• Кайзен (kaizen) – методика и логика непрерывного улучшения продукта – то есть, процесс непрерывной оптимизации.
Вы имеете право остановить производственный процесс, если какие-либо новации сделают его лучше и эффективнее.
В любом остросюжетном фильме есть полицейский и его кабинет, где на стене размещены десятки фотографий и протянуты сотни ниточек. По сути, это и есть управление проектом: отрешившись от эмоций, полисмен видит всех участников схемы как самостоятельных субъектов и лиц, причастных к преступлению.
§ 6 Будьте умным со SMART!
Начинаете новый проект, который вот-вот перевернет мир? Сведите его к системе SMART, разработанной в США в 1960-е годы. Ведь SMART это аббревиатура из:
• S (Specific). Конкретно.
• M (Measurable). Измеримо.
• A (Achievable). Достижимо.
• R (Relevant). Согласовано.
• T (Time). Время.
Вначале распишите все преимущества и недостатки планируемого продукта, какие задачи он будет решать, кому понадобится, и сколько будет стоить. А затем попробуйте продать идею любому человеку – пусть даже супруге или другу. Вы будете удивлены, но конкретика абсолютно не соответствует видению визави. Напротив, все те преимущества, которыми вы так трогательно наделяете детище, для других могут стать недостатками.
Измеримость – невероятно важный параметр. В свое время мы за кружкой кофе придумали Instagram, но у нас не было возможности его разработать и сделать невероятно популярным. Потому что в идее не было достижимости (а в карманах – пары миллионов долларов). Что до согласованности, то в нее включается все – от внутреннего решения автора до готовности мира принять идею.
Наконец, время. Что вы выберете – долгую работу без видимых перспектив, или труд за конкретный доход «здесь и сейчас»?
§ 7 Пользуйтесь только бесплатным!
Наверняка, вы видели тысячу реклам в интернете: закажи CRM и получи взлет бизнеса! Акроним CRM означает «Customer Relationship Management» или «Система взаимоотношений с клиентами», а сама система позволяет вести продажи проекта по тщательно намеченным планам. И первая ошибка, которую делает начинающий бизнесмен, это покупка платной CRM.
Как говорилось в предыдущей главе, сайт – а, равно, CRM, PMS, канбаны и смарты – это инструменты, которые позволяют бизнесу работать и зарабатывать. Но ни один из них не работает сам по себе – инструментарий включается в схему поиска покупателей, закрытия болей, производства, продаж и послепродажного обслуживания.
На рынке есть масса всевозможных сервисов с бесплатным функционалом – от простых планировщиков с тайм-менеджментом до мощнейших CRM за огромные деньги. На периоде становления вам нужно максимально экономить, поэтому платные сервисы – не про вас.
Какие наши доказательства? Покупка программного обеспечения поможет заработать больше, чем вы потратили?
§ 8 Считайте себестоимость проекта
Реальная ситуация. Когда-то владелец агентства «Контенго» выпускал автомобильный журнал «Картель» – глянцевый, цветной и чертовский стильный. Каждый выпуск требовал усилий целой редакции, ведь нужно было спланировать номер, продать рекламу, подготовить материал, сверстать, отпечатать, распространить по региону, выставить счета, подготовить отчетные документы.
С одной стороны, «Картель» был имиджевым продуктом и отличным рекламным инструментом для самого Агентства. С другой, он требовал массу времени и сил. И когда настало время считать себестоимость продукта, выяснилось, что чистая прибыль после уплаты налогов едва дотягивает до 50 тысяч рублей – тогда как Агентство приносило на порядок больше.
Один лишь нижнетагильский филиал (менеджер, доставка, дополнительный тираж, представительские расходы, связь) требовал не менее 40 тысяч рублей ежемесячных инвестиций. Встал вопрос: направить наши силы на куда более прибыльное направление, или продолжать работать на имидж?
Отказываться от невыгодных проектов сложно и больно: это детище, которое создается бессонными ночами, в выходные и праздники. Но если вы видите, что оно не приносит денег – отказывайтесь, ищите новое направление. И посмотрите на крупный бизнес, где постоянно покупают, продают, оптимизируют и ликвидируют.
§ 9 Идеальное управление проектами – это как?
В идеале, владелец бизнеса должен оставить за собой только тактику и стратегию, не вмешиваясь в производственный процесс. Как писали наши коллеги в главе «Управление персоналом», коллектив это функции, закрепленные в инструкциях. Когда каждый участник схемы выполняет отведенную работу, она действует. И в этом разрезе «Управление проектом» это минимальное вмешательство в работу при максимальной автономности.
Вы должны управлять, а не работать. Иначе будете не бизнесменом, а самозанятым.
Не можете спланировать рабочую схему или правильно вменить сотрудникам обязанности? Обратитесь к профессионалам – тем же юристам: они напишут каждому из сотрудников должностную инструкцию, просчитают подчиненность, внедрят систему сдержек и противовесов. Вам останется лишь разделить проект на составные части и внести в систему контроля.
Любой бизнес, даже самый традиционный и инновационный, это строгое планирование, очередность и контроль. Правильная постановка задач это уже 50 % успеха, а грамотное управление процессом – еще 40 %.
Помните, что в колхозе больше всех работала лошадь, но грамоту дали председателю. Потому что он блестяще руководил проектом «Колхоз».
