этого подразделения следующие:
• своевременная сдача всех форм отчетности в соответствии с календарем;
• обеспечение соответствия фактических затрат с налоговыми в определенном проценте;
• предоставление ежемесячного отчета по налогам, с коэффициентом отклонения;
• сдача деклараций по НДС, производству, кассовым документам, списанию материалов;
• своевременное закрытие долгов по оформлению бухгалтерской отчетности, если таковые имеются.
Цели должны быть прописаны по трем позициям: персонал, финансы и производство.
По персоналу должно быть сформировано и утверждено штатное расписание.
Цели и задачи производства ставятся отдельно по каждому подразделению.
Производственный отдел. Основная задача – реорганизация производственных участков с целью минимизации затрат на перемещение продукции и документооборот. Рекомендую использовать электронные способы контроля таких задач, такие как Google doсs.
Задачи отдела материально-технического обеспечения, снабжения:
• удержание задолженности перед поставщиками в рамках бюджетных показателей;
• снижение затрат на приобретение сырья и материалов;
• уменьшение складских остатков сырья и материалов до установленных бюджетом.
Задачи конструкторско-технического отдела:
• обеспечение производственных участков актуальной технической документацией;
• освоение новых изделий;
• обеспечение производства продукцией с высоким коэффициентом использования, чтобы свести к минимуму отходы;
• разработка упаковки продукции с минимальными затратами и обеспечение ее сохранности при транспортировке.
Задачи отдела контроля качества:
• обеспечение отсутствия рекламаций на предмет качества и комплектности отгружаемой продукции;
• обеспечение межоперационного контроля при изготовлении продукции на производственных участках;
• обеспечение входного контроля при поставке сырья, материалов и покупных изделий.
Инженерный отдел. Его задачи следующие:
• снижение затрат на энергоносители, топливо, электроэнергию и отопление;
• достижение бесперебойной работы оборудования, чтобы не было простоев по причине поломок, отсутствия инструмента более определенного процента от рабочего времени;
• снижение затрат на приобретение запчастей и инструментов до значения, не превышающего 0,1 % себестоимости продукции.
Исследовательское подразделение
Основная задача департамента исследований – сбор информации по рынку. Данное подразделение должно поддерживать непосредственную связь с владельцем компании, так как именно оно снабжает руководство данными, на базе которых строится идеология компании, вырабатываются тактические и стратегические решения.
Цели отдела исследования:
• Анализ общего состояния отрасли:
– динамика объемов реализации в отрасли;
– появление новых товаров (услуг);
– крупнейшие игроки;
– наиболее привлекательные сегменты рынка.
• Оценка бизнес-климата в регионе. Данные собираются по следующим пунктам:
– доступ к финансированию;
– доступ к земле;
– получение лицензий и разрешений;
– уровень коррупции;
– состояние судебной системы;
– уровень преступности;
– таможенное и торговое регулирование;
– электричество;
– уровень образования рабочей силы;
– трудовое регулирование;
– политическая ситуация;
– конкуренция в неформальном секторе;
– налоговое администрирование;
– налоговые ставки;
– состояние дорог и транспортная доступность.
• Отслеживание поведения конкурентов:
– характеристики товара;
– качество представляемых услуг;
– каналы сбыта;
– квалификация персонала;
– уровень технологий;
– условия поставок материалов или комплектующих;
– уровень менеджмента.
• Cбор информации о целевой аудитории:
– потребности клиентов;
– наблюдение за поведением клиентов – как и что они покупают, на что обращают внимание, мимика, жесты;
– отслеживание изменений в предпочтениях клиентов.
• Анализ сильных и слабых сторон предприятия на фоне конкурентов.
• Представление рекомендаций по дальнейшим действиям компании.
Результаты сводятся в таблицы Excel.
Для организации исследовательской функции важно:
1) наличие прописанных целей предприятия и задач всех подразделений;
2) выявить потребности подразделений в информации о рынке. Должно быть определено, какая информация, с какой периодичностью и для каких задач требуется подразделениям компании;
3) определить источники информации, методы исследования, затраты и реалистичность ее получения;
4) разработать формы отчетов. Отчеты могут быть справочными (информация без дополнительной обработки), аналитическими (обработанные данные, как правило, за определенный период, с региональной и (или) клиентской или продуктовой разбивкой и т. п.), исследовательскими (по итогам исследований с рекомендациями о дальнейших действиях компании);
5) создать структуру баз данных для хранения собираемой информации;
6) утвердить порядок взаимодействия подразделений для обмена информацией.
Департамент развития в обязательном порядке должен быть на каждом предприятии.
Стратегические цели:
• открытие объектов;
• снижение стоимости за квадратный метр и итоговой стоимости объекта;
• снижение стоимости оборудования и уменьшение сроков ввода оборудования в эксплуатацию;
• ребрендинг (при необходимости).
Тактические цели:
• организация комплексного поиска объектов под инвестирование;
• установка конкретных сроков ремонтных работ и ввода объекта в эксплуатацию;
• уменьшение сроков монтажа оборудования;
• снижение стоимости проектирования и расстановки оборудования.
Сейчас эта функция приобретает все большую значимость, потому что персонала нет. Из года в год население России стареет, а качество персонала как было, так и остается низким. Хороший сейлз, управляющий, финансовый директор просто дрейфуют из компании в компанию. Квалифицированного персонала нет.
Недавний пример. Одно из наших подразделений занимается поставкой оборудования для крупного рогатого скота – грубо говоря, клеток для свиней. Из финансовых соображений мы планировали поставить производство в Смоленске. У меня инженерное образование, хотелось производить что-то приличное. Мы искали сварщика. Обычного сварщика. В Смоленске, где средняя зарплата 12 тысяч рублей, их нет даже за 120 тысяч. Поэтому мы производим клетки в Белоруссии.
В области персонала в ближайшие 20 лет не будет другой тенденции. Поэтому бизнес-схему надо строить на биороботах. Неважно, маленькая у вас компания или большая, в ней должен быть учебный центр. Минимум 2 недели сотрудник должен быть выдрессирован по бизнес-процессам. Важный момент: когда человек нанимается в компанию, ему нужно выдать не просто должностную инструкцию, а ключевой для него бизнес-процесс, иначе он не будет понимать своей роли в компании.
Подготовка низшего персонала (продавца, кассира, официанта) осуществляется по комиксам. Телодвижения сотрудника разбиваются на мелкие детали. Одно движение глаз – одна картинка. В сетях продавцы обучаются на основании 46–48 комиксов. Прорисован каждый момент: приветствие, пересчет денег, прокатка товара через кассу, прощание.
СОВЕТ
Владелец компании должен сам сесть на место продавца, за кассу и расписать подетально, что и как нужно делать, а потом прорисовать это в картинках, которые поймет любой идиот. Периодически необходимо перепроверять стандарты, прописанные в офисе, чтобы понять, все ли проработано, и если есть затыки, то где именно.
Почему бизнес-процессы для персонала важно именно прорисовывать? Потому что у всех людей разное восприятие. К нам в строительную компанию нанималась женщина-маляр. Ей объяснили: «Мы будем вам платить 12 тысяч плюс 8 тысяч за объект. Выплачиваться зарплата будет дважды в месяц». На следующий день она не выходит на работу, звонит по телефону, и происходит следующий диалог: «Вы меня, наверное, обманете». – «Почему?» – «Но вы же сказали, что зарплата 12, суммарно должно быть 20, но раз вы выплачиваете дважды в месяц, значит, дадите два раза по шесть». Где произошел сбой? Непонятно. Конечно, она невысокого интеллекта, она маляр. Но я тоже не прав, и мой
