Проверки трудовых инспекторов могут быть различными. При этом, от проведения мероприятий планового контроля уклониться не удастся никому – обязательный визит к работодателю инспектор наносит раз в три года. Тогда как регулярность проведения внеплановых проверок зависит, в основном, от соблюдения работодателем норм трудового законодательства и его отношения к сотрудникам, поскольку, как правило, их проведение инициируется обращениями (жалобами) граждан.
Проведению проверки предшествует выдача инспектору соответствующего распоряжения на ее проведение. В распоряжении обязательно должны быть указаны необходимые сведения. Перечень этих сведений приведен в ст. 14 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (вступает в силу 1 июля 2009 г.).
О проведении плановой проверки инспектор труда должен уведомлять юридическое лицо, индивидуального предпринимателя не позднее чем за три рабочих дня до начала ее проведения. Такое уведомление должно происходить посредством направления заказного почтового отправления с уведомлением о вручении или иным доступным способом. В данном уведомлении инспектор может обозначить перечень документов, которые будет необходимо подготовить для представления инспектору.
Каждый сотрудник фирмы должен иметь представление о ходе проведения проверок, о правах и обязанностях проверяющих и проверяемых, установленных законодательством. Кроме того, не лишним будет обучить персонал для того, чтобы каждый из работников знал как вести себя с инспекторами. Кроме того, приказом директора можно утвердить памятку и инструкцию по взаимодействию с контролирующими органами. Данный локальный акт должен быть основан на законодательстве, в нем должны содержаться указания сотрудникам о поведении во время проверок. Там, можно зафиксировать, что работники могут быть привлечены к проверке только с согласия руководства. Составить перечень полномочных представителей работодателя на время проверки.
Приведем примерный образец памятки по взаимодействию персонала фирмы с контролирующими органами.
Памятка по взаимодействию персонала фирмы с контролирующими органами1. Незамедлительно сообщите руководству о визите проверяющих.
2. Проверьте документы инспекторов, а при возможности снимите с них копии или хотя бы просто запомните и запишите указанные там сведения (фамилию, имя, отчество проверяющих, должность, подразделение и т. д.).
3. Потребуйте у проверяющего копию или экземпляр распоряжения на проведение проверки.
4. Объясните инспектору, что вести какие-либо разговоры и давать различные пояснения без разрешения руководства вы не вправе.
5. Если проверяющие все-таки настаивают на даче вами объяснений, заявляйте, что вы имеете подобное право в соответствии с действующим российским законодательством.
6. Не предъявляйте проверяющим документы, не относящиеся к предмету проверки, указанному в респоряжении.
Статьей 15 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (вступает в силу 1 июля 2009 г.) установлен ряд ограничений при проведении проверки. Так, при проведении проверки должностные лица органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля не вправе:
1) проверять выполнение обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, если такие требования не относятся к полномочиям органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, от имени которых действуют эти должностные лица;
2) осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, за исключением случая проведения такой проверки по основанию, предусмотренному подп. «б» п. 2 ч. 2 ст. 10 указанного Федерального закона;
3) требовать представления документов, информации, образцов продукции, проб обследования объектов окружающей среды и объектов производственной среды, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;
4) отбирать образцы продукции, пробы обследования объектов окружающей среды и объектов производственной среды для проведения их исследований, испытаний, измерений без оформления протоколов об отборе указанных образцов, проб по установленной форме и в количестве, превышающем нормы, установленные национальными стандартами, правилами отбора образцов, проб и методами их исследований, испытаний, измерений, техническими регламентами или действующими до дня их вступления в силу иными нормативными техническими документами и правилами и методами исследований, испытаний, измерений;
5) распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
6) превышать установленные сроки проведения проверки;
7) осуществлять выдачу юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям предписаний или предложений о проведении за их счет мероприятий по контролю.
Документы, которые инспектор может запросить для проверки, могут быть различными и перечень их зависит от конкретных обстоятельств. Однако документы, которые касаются трудовых правоотношений, будут проверены в любом случае. Это касается таких документов как:
• учредительные документы организации,
• локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение о порядке обработки персональных данных),
• кадровые приказы за последний период,
• различные заявления работников,
• табели учета рабочего времени,
• ведомости заработной платы и так далее.
В первую очередь, конечно, подлежат проверке трудовые договоры. Ведь это основной документ, на основании которого работник выполняет свою трудовую функцию, где отражены все его основные права и обязанности. Таким образом, данный перечень может быть достаточно обширным.
Законом установлен максимальный срок проведения проверки – 20 рабочих дней. Тогда как в отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок проведения плановой выездной проверки не может превышать 50 часов для малого предприятия и 15 часов для микропредприятия в год.
В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, испытаний, специальных экспертиз и расследований на основании мотивированных предложений должностных лиц органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, проводящих выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен руководителем такого органа, но не более чем на 20 рабочих дней, в отношении малых предприятий, микропредприятий не более чем на пятнадцать часов.
Нарушения, которые допускают работодатели могут быть самыми различными. Большинство из них связано с условиями трудовых договоров, которые могут содержать условия, нарушающие трудовое законодательство. Более того, не всегда трудовые договоры заключаются. Очень часто они заключаются гораздо позднее фактического начала работы работником.
Очень часто проверяющие требуют, чтобы кадровые документы были составлены на утвержденных бланках. Данное требование законодательно не закреплено. И значит, не имеет под собой никакого правового основания.
В любом случае, работодатели должны оформлять все трудовые документы в строгом соответствии с требованиями законодательства. Помимо трудовых договоров инспекторы потребуют предъявить и правила внутреннего трудового распорядка. В ТК РФ отражены требования к этому документу и содержащимся в нем сведениям, например, режим рабочего времени, время перерыва на отдых и т. п. В порядке должны содержаться и все кадровые приказы.
Также трудовые инспекторы попросят предъявить предъявить должностные инструкции на сотрудников, хотя их наличие и необязательно. Работники обязательно должны быть ознакомлены под роспись с содержанием данных документов.
Обязательными для проверки документами являются инструкция по технике безопасности и инструкция по охране труда, в том числе для операторов и пользователей компьютеров.
Инспектор труда также обязательно захочет ознакомиться с инструкцией о защите персональных данных, с правилами противопожарной безопасности, штатными расписаниями, графиками отпусков, положениями об оплате труда. С каждым из указанных документов сотрудники обязательно должны быть ознакомлены под роспись, и данный факт также будет проверен инспектором.
