На основании указанного письменного заявления работника и приложенных к нему документов работодатель издает приказ о внесении изменений в соответствующие документы, в которых указаны сведения о работнике, подлежащие изменению. Так, например, при смене фамилии работником должны быть представлены копии документа, явившегося основанием для смены фамилии (например, свидетельство о заключении брака) и паспорта с измененной фамилией. На основании этих документов и письменного заявления работника работодатель издает приказ о необходимости внести соответствующие изменения в следующие документы данного работника: личная карточка работника трудовая книжка работника.
В личной карточку работника вносятся соответствующие изменения в сведения о работнике, а также указываются реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений. Копии указанных документов желательно хранить в личном деле сотрудника.
В соответствии с п. 26 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Постановлением Минтруда РФ «Об утверждении инструкции…» в п. 2.3–2.4 предусмотрен подробный порядок внесения таких изменений. А именно – указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
В случае необходимости внесения изменений в иные кадровые документы, содержащие сведения о работнике, такие изменения вносятся в порядке, аналогичном вышеизложенному.
4.8. Выдача дубликата трудовой книжки
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки и правила его заполнения предусматриваются в разделе 7 Постановления Минтруда РФ «Об утверждении инструкции…» и п.п. 31–34 Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках».
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Кроме утраты трудовой книжки основанием для выдачи дубликата трудовой книжки может являться письменное заявление работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, в случае, если трудовой книжке имеются записи об увольнении или переводе на другую работу, признанные недействительными. В этом случае в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной
При оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» п. 34 устанавливается подробный порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
4.9. Внесение изменений в кадровые документы предприятия
В случае внесения неточных или неверных записей в документы по кадровому учету требуется внесение соответствующих изменений. В случае если речь идет о внутренних кадровых документах, издаваемых работодателем, то в зависимости от документа, в который требуется внести дополнения и (или) исправления определяется порядок оформления таких исправлений. Так, в случае издания приказа, содержащего неверные или неполные сведения, такие исправления могут быть внесены путем издания нового приказа, в котором необходимо признать положения предыдущего приказа, содержащие неверные сведения недействительными и указать достоверные сведения.
Если необходимо внести какие-либо исправления в трудовой договор, то это возможно сделать путем заключения к нему дополнительного соглашения, в котором будут отражены все необходимые исправления.
Иные документы (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т. п.) могут быть исправлены либо путем составления к ним соответствующих дополнений (изменений) либо издания приказа об утверждении их новой редакции.
Наиболее подробный порядок исправления неточных или неверных сведений предусмотрен законодателем в отношении трудовой книжки работника. Требования, установленные к порядку внесения исправления в записи, содержащиеся в трудовой книжки работника установлены постановлением Минтруда РФ «Об утверждении инструкции…» и постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
