Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе. Однако технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает при этом дополнительную задачу защиту носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.
В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов с целью защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности предъявляются дополнительные требования:
1) централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;
2) операционный учет всех технологических действий, производимых с носителем информации (в том числе и чистым) и документом и учет каждого этапа движения документа;
3) учет всех без исключения конфиденциальных документов;
4) обязательный двойной контроль правильности выполнения операций по учету документа;
5) учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;
6) обязательная подпись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников организации за сохранность носителя и конфиденциальность информации;
7) ознакомление или работа с документом только на основании письменного разрешения полномочного руководителя и письменное фиксирование всех обращений персонала к документу;
8) строгий контроль выполнения персоналом введенных в организации правил работы с конфиденциальными документами, обязательных для всех категорий персонала;
9) систематические проверки наличия документов у исполнителей;
10) ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;
12 коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;
13) письменное разрешение полномочными руководителями процедур копирования и размножения конфиденциальных документов и контроль технологии выполнения этих процедур.
Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от обычных является многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документами.
Учет (регистрация) конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксации их местонахождения. Поэтому, основная цель учета конфиденциальных документов – обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.
В отличие от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением черновика документа, т. е. до рассмотрения, распределения или согласования и подписания.
Учет конфиденциальных документов всегда централизуется по категориям документов и делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций на каждом участке обработки документов. Это позволяет дробить знание тайны организации между несколькими независимыми работниками и осуществлять коллегиальность при контроле за сохранностью документов на каждом участке.
В организациях, как правило, ведутся следующие виды учета конфиденциальных документов:
1) учет конвертов (пакетов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет документов, поступающих без конвертов, по телеграфной, факсимильной связи и электронной почте с грифом конфиденциальности;
2) учет поступления документов, не имеющих грифа конфиденциальности, но отнесенных к конфиденциальным документам в перечне конфиденциальных документов организации;
3) учет входящих документов;
4) учет исходящих и внутренних документов;
5) инвентарный учет документов;
6) номенклатурный учет дел.
При любом виде учета, как и при учете обычных документов, выполняются следующие процедуры:
1) индексирование документов;
2) первичная регистрация исходных сведений о документе;
3) последующая запись рабочих сведений о документе;
4) формирование справочно-информационной картотеки по документам;
5) контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.
Основой индексирования конфиденциальных документов является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года. Это гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе и сохранность документов. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ.
Сведения, включаемые в учетную форму, при регистрации конфиденциальных документов делятся на два блока. Первый блок фиксирует постоянные (исходные) сведения о документе (вид документа; наименование автора; дату; индекс; краткое содержание документа; количество листов; наличие и количество листов приложений.). Второй блок фиксирует переменные, текущие, рабочие сведения о движении документов и местонахождении документов (резолюцию руководителя; фамилию исполнителя; дату передачи документа; роспись за документ; различные отметки.).
Служба делопроизводства для регистрации исходных и рабочих сведений о конфиденциальном документе чаще всего применяет традиционную карточную форму учета документов. Однако, одним из ее серьезных недостатков является отсутствие определенной гарантии в сохранности учетных карточек в картотеке и возможность их легкой подмены. В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специальной учетной формы.
При карточной форме учета на каждый конфиденциальный документ заполняются один – два экземпляра регистрационной карточки.
При заполнении одного экземпляра карточки она учитывается в контрольном (контрольно – учетном) журнале, обеспечивающем последовательность присвоения документам учетных номеров, контроль за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахождении документа. В журнале напротив учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за получение документа.
При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного (контрольно – учетного) журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека.
В организациях, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. В этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за сохранностью конфиденциальных документов, их движением и наличием, а также своевременным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся конфиденциальные документы в этом случае отдельно от документов обычного потока документов.
Значительное место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет следующих конфиденциальных документов:
1) не включенных в номенклатуру дел и не подлежащих подшивке в дела;
2) изъятые по какой либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом;
3) технические носители информации (чистые и с записанной информацией);
4) бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов;
5) при необходимости – журналы учета документов и учетные картотеки, книги выдачи дел и документов, законченные производством дела.
Инвентарный учет конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах.
На основе применяемых регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных, предназначенный для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения документов, обеспечения контроля исполнения и проверки наличия документов.
Банк данных по документам должен:
1) содержать полные и достоверные данные о всех конфиденциальных документах;
