1) содержать полные и достоверные данные о всех конфиденциальных документах;
2) иметь единообразную форму построения, учетные формы, наименование граф однозначно понимаемых сотрудниками;
3) обладать минимальной трудоемкостью при его формировании и ведении;
4) обеспечивать сопоставление учетных номеров при переводе документа с одного вида учета на другой;
5) вестись по месту хранения конфиденциальных документов.
Справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам может быть традиционным или автоматизированным.
Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам независимо от вида учета включает в себя:
1) журналы учета документов по видам учета или учетную валовую картотеку с разделами неисполненных и исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;
2) учетную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;
3) справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам или другому удобному для использования признаку;
4) кодификационную картотеку по распорядительным документам;
5) контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;
6) передаточный журнал для фиксирования факта перемещения документа и учетной карточки с одного структурного подразделения в другое, от одного работника этого подразделения другому.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от банков данных открытой информации. При этом дополнительно организуется состава и динамики актуализации всех машинных массивов документов, всех типов магнитных носителей информации и записанных на них документов.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам должен иметь следующие электронные учетные массивы:
1) инвентарную валовую опись традиционных, электронных и иных конфиденциальных документов организации с указанием их местонахождения или валовые описи учетных карточек документов по видам учета (контрольные журналы);
2) массивы электронных учетных карточек документов по видам учета;
3) массив электронных карточек учета выдачи документов по видам учета;
4) описи рабочего и архивного массивов электронных конфиденциальных документов по каждому компьютеру;
5) массив учетных карточек (описей) магнитных носителей с перечислением документов, записанных на каждом носителе;
6) описи документов (на любых носителях), находящихся у руководителей и исполнителей.
С целью предотвращения опасности утраты конфиденциальных документов и несанкционированного ознакомления с ними при получении в делопроизводстве выполняется комплекс технологических процедур, таких как: прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.
Эти процедуры требуют выполнения следующих мероприятий:
1) контроля сохранности, целостности и комплектности документов, установления возможного факта несанкционированного вскрытия пакетов на пути их следования от отправителя до адресата;
2) документирование удостоверения факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакетов;
3) формирования исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения;
4) учета документов, присланных во временное пользование;
5) исключения возможности ознакомления работников службы ДОУ с документами, составляющими особую ценность или имеющими пометку «Лично»;
6) предотвращения утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;
7) контроля соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;
8) установления связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной норме;
9) обеспечения проверки наличия документов, зарегистрированных в форме учета пакетов.
Поступающие пакеты до их вскрытия и незаконвертованные документы регистрируются в форме учета пакетов, что документирует факт доставки пакета или документа. Сделанная запись является основанием для последующего контроля полноты состава зарегистрированных документов.
Вскрытие поступивших конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всех поступивших конфиденциальных документов осуществляет лицо, допущенное к работе с конфиденциальной информацией.
Изъятые из пакетов и конвертов поступившие документы делятся на две группы: имеющие гриф ограничения доступа и не имеющие такого грифа. Документы, не имеющие грифа ограничения доступа, сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к категории конфиденциальных.
При совпадении содержания или его элементов поступившего документа с одной из позиций перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности, указывается срок его действия и условия снятия грифа ограничения доступа.
Документы, не содержащие конфиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки по алгоритмам открытой документации. Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случаях, если документ не входит в число конфиденциальных для данной организации. Гриф может быть изменен только с целью повышения уровня конфиденциальности.
Учет конвертов и незаконвертованных документов в технологическом аспекте тесно связан с учетом поступивших конфиденциальных документов. Учету подлежат все зарегистрированные в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные документы независимо от предполагаемого периода их конфиденциальности.
Карточка учета входящего конфиденциального документа включает в себя:
1) исходные сведения о документе (входящий номер, гриф ограничения доступа, дату поступления, исходящий номер документа и дату, количество листов основного документа и приложений, откуда поступил документ, вид документа и его краткое содержание);
2) сведения о месте хранения документа (индекс дела, номер листов дела, подписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа, отметки о проверках наличия документа);
3) сведения о местонахождении (движении) документа (кому выдан; количество листов основного документа и приложений; роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения о движении первого экземпляра карточки; отметка о закрытии всех позиций карточки);
4) сведения об отправке документа (куда направлен документ, количество листов основного документа и приложений, наименование и номер сопроводительного документа и его дата, подписи лиц, подтверждающих проверку правильности отметок об отправке, отметка о возврате).
Номер поступившего документа проставляется на первом листе поступившего документа, первом листе приложения к нему с указанием грифа конфиденциальности и отметкой о регистрации.
После завершения учета поступивших конфиденциальных документов они передаются для работы руководителям и исполнителям.
Передача документов для движения осуществляется в соответствии с его функциональной принадлежностью и местом в разрешительной системе доступа к конфиденциальным документам.
Разрешительная система доступа – это совокупность обязательных норм и требований, устанавливаемых руководителем или коллективным органом управления организации с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей специализированных помещений и рабочих мест, определенного состава конфиденциальных документов и сведений.
Эта система решает следующие задачи:
1) ограничение и регламентация состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют знания тайны организации и работы с конфиденциальными документами;
2) строго избирательное и обоснованное распределение документов и информации между сотрудниками;
3) обеспечение сотрудника всем необходимым для реализации своих служебных функций;
4) беспрепятственный проход сотрудника в конкретное рабочее помещение и выделенному ему офисному оборудованию и компьютеру;
5) предотвращение несанкционированного ознакомления с конфиденциальной информацией посторонних лиц;
6) рациональное размещение рабочих мест сотрудников, исключающее бесконтрольное использование конфиденциальной информации.
