Проверки могут быть плановыми и повторными.
Для проведения плановых проверок инспекторы труда, как правило, выбирают организации, где произошел несчастный случай либо ранее выявлялись нарушения. О предстоящей проверке инспекторы предупреждают не позднее чем за три рабочих дня.
При обнаружении нарушений инспекторы труда выписывают предписание на их устранение, для проверки выполнения которого могут прийти повторно. Проведение повторной проверки можно предотвратить, если заранее, не дожидаюсь визита инспекторов самостоятельно представить документы, подтверждающие выполнение предписания.
Чаще всего поводом к проверке со стороны трудовой инспекции служат жалобы самих работников. Для проверки информацию, содержащейся в жалобе, назначают проведение проверки.
Обычно проверку проводит один инспектор, реже – несколько. При этом необходимо проверить, указаны ли пришедшие с проверкой инспекторы в соответствующем распоряжении. Проводить проверку могут только те лица, фамилии которых указаны в предъявленном документе. Копию распоряжения должна быть выдана под роспись.
Следует обратить внимание на предмет проверки, который обязательно должен быть указан в распоряжении на проведение проверки. Инспекторы не могут выходить за его рамки. В данном случае главная цель проверки в любом случае будет сводится к проверке того, как работодатели соблюдают трудовое законодательство.
Что непосредственно касается предмета проводимых проверок, то тутнеобходимо отметить главную цель – проверка, прежде всего, того, как организация или предприниматель соблюдают нормы трудового законодательства. За несоблюдение чего юридические лица, должностные лица организации или предприниматели могут быть привлечены к ответственности.
Как правило, инспекторы сначала проверяют документы о регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя, устав организации. Затем проверке подвергаются трудовые договоры. Как ни странно, но отсутствие трудовых договоров является самым распространенным нарушением в данной сфере.
Важно, что подписи работника и работодателя должны стоять на каждой странице трудового договора. Это обезопасит обе стороны от заявлений противоположной стороны о том, что изначально был подписан другой документ.
Второй экземпляр договора должен передаваться работнику, передача при этом должна производиться под роспись в специальном журнале.
Достаточно часто нарушения встречаются и в самом содержании трудового договора. И хотя условия, ухудшающие положение работника по сравнению с действующим трудовым законодательством заведомо недействительны, само наличие их является нарушением прав работников.
Кстати, в трудовом договоре желательно обозначить права и обязанности работника. Многие кадровые работники советуют поступать именно так, а не ссылаться на действующие должностные инструкции.
Далее, что обязательно подвергнется тщательному изучению во время проверки – это наличие и оформление трудовых книжек. Как указано в ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Кроме непосредственно трудовых книжек подлежит проверке и журнал учета трудовых книжек. В нем отмечаются получение (при приеме на работу) и выдача (при увольнении) трудовых книжек.
Важно, чтобы личные карточки работников также были заполнены правильно и в отношении каждого работника.
Правила внутреннего трудового распорядка являются еще одним документом, который обязательно заинтересует проверяющих. Так, согласно ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Инспекторы обязательно проверят наличие этого документа.
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.
С правилами внутреннего трудового распорядка работодатель должен ознакомить каждого работника под роспись.
Проверке подвергнется и система оплаты, существующая в организации, соответствует ли она положениям трудового законодательства. Разумеется будет проверено и то каким образом работодатель выплачивает заработную плату. Для этого будут изучены платежные ведомости, кассовые документы, чековая книжка.
В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ выплачивать заработную плату следует не реже каждые полмесяца. При этом, даже если от работников поступит заявление с просьбой выплачивать заработок один раз в месяц, иметь юридической силы оно не дует, а работодатель при выявлении подобного нарушения будет подвергнут административной ответственности.
При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ).
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Инспекторы обязательно захотят удостовериться, что расчетные листки работникам выдаются, и соответствует ли форма и содержание данного документа требованиям закона.
Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.
Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.
Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором.
Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.
Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы.
При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.
На предприятии обязательно должно быть составлено и утверждено штатное расписание. Форма данного документа утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (форма № Т-3). В штатном расписании должно быть отражено, какие должности предусмотрены в организации, количество штатных единиц, оклад по каждой должности и т. д.
Если в организации работа посменная, то нужно утверждить график сменности (ст. 103 ТК РФ). Сменная работа – работа в две, три или четыре смены – вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.
