Регламентные методы
Регламентные методы направлены на создание в организации системы формализованных внутренних правил, описывающих процедуру проведения закупок. При этом предотвращение финансового ущерба от откатов происходит как за счет функционирования установленного порядка закупок, так и за счет механизмов контроля за соблюдением закупочных процедур. Можно выделить следующие регламентные методы.
Разделение функций сбора информации о поставщиках и принятия решений о закупках
Самый простой способ борьбы с откатами в сфере закупок – это отделение функции сбора информации о поставщиках и ведения первичных переговоров об условиях поставки от функции принятия решения о закупке у конкретного поставщика. В этом случае специалист по снабжению по результатам взаимодействия с поставщиками готовит конкурентную таблицу или лист альтернатив (табл. 11), в которых указываются закупаемая номенклатура, цены поставщиков и условия поставки. Затем он предоставляет их для принятия решения руководителю. Еще может быть добавлен раздел с расчетом окончательной цены на продукцию исходя из стоимости доставки.
Правда, в этом случае можно столкнуться со следующими злоупотреблениями со стороны закупщиков, «сидящих» на откатах.
♦ Подделка предложений . Специалисту по снабжению не составляет никакого труда подделать прайс-листы компаний-поставщиков, завысить в них цены и оформить конкурентную таблицу таким образом, что в результате будет выбрана «своя» фирма.
♦ Искусственное завышение цен. Используя эту схему, специалист по снабжению прямо договаривается с поставщиками об определенном бонусе за свои услуги. Ничто не мешает ему договориться об этом сразу с несколькими компаниями, в результате чего все найденные им контрагенты выставят вам цены, которые реально будут выше рыночных. При этом, если вы захотите убедиться в выгодности сделки, каждый из поставщиков «честно» подтвердит вам, что именно такие цены он и предложил вашей компании.
♦ Исключение конкурентов. Еще одна схема – простое исключение «чужих» компаний из конкурентной таблицы. Более выгодные предложения конкурентов просто не вносятся в таблицу.
Таблица 11 Пример конкурентной таблицы по кабельно-проводниковой продукции
Можно не обращать на них внимания: ведь это так легко – отправить их предложение из факса прямо в корзину и забыть о нем.
Подобные злоупотребления можно нейтрализовать за счет ценового мониторинга рынка отделом маркетинга. Но об этом мы поговорим позже.
Коллегиальное принятие решений о выборе поставщика
Этот способ позволяет минимизировать злоупотребления закупщиков, так как подкупить нескольких членов комиссии (в торговых сетях – ассортиментного комитета) нереально. В небольшой компании коллегиальный способ принятия решения может быть реализован группой из трех человек: генеральным директором, коммерческим директором и снабженцем. Таким путем можно утверждать потенциальных поставщиков для работы, рассматривать конкурентные таблицы при выборе лучшего предложения по ключевым товарным группам. Данный способ позволил поставщикам алкоголя, которые ранее активно использовали откаты при работе с торговыми сетями, теперь конкурировать друг с другом ликвидностью продукта, ретробонусом и маркетинговым бюджетом.
Участие контролера в процессе закупки
В крупных компаниях на страже собственности предприятия стоит контрольно-ревизионная служба. Цель ее работы – минимизация возможного финансового ущерба в связи с действиями собственных сотрудников. Выполнение этой цели в сфере закупок достигается двумя путями:
♦ утверждение контролером каждого договора и сделки;
♦ проверка закупочных цен у существующих поставщиков.
В первом случае контролер участвует в схеме закупок, которая может выглядеть следующим образом (рис. 10).
Рис. 10. Схема процесса закупки
Инициатор формирует заявку на закупку. Его руководитель утверждает данную заявку с учетом ее целесообразности. Специалист по снабжению осуществляет поиск (в случае необходимости) и выбирает поставщика с наиболее выгодными условиями поставки. Руководитель отдела снабжения утверждает выбранного поставщика. Контролер оценивает целесообразность закупки исходя из окончательной цены, сформированной по результатам выбора поставщика, и правильность оформления всех документов по данной закупке. После утверждения договора казначей осуществляет оплату в соответствии с условиями договора. Длинная цепочка утверждения выбора поставки (специалист по снабжению – руководитель отдела снабжения – контролер) позволяет создать заслон для использования поставщиками откатных схем.
...
«Ты ведь меня знаешь, Абдулла, я мзду не беру… мне за державу обидно…»
(К/ф «Белое солнце пустыни»)
Ценовой мониторинг
Обычно ценовой мониторинг рынка – удел либо отдела маркетинга, либо службы конъюнктуры рынка на крупных предприятиях. Эти подразделения собирают информацию о рыночных ценах как на продаваемую продукцию, так и на закупаемые товары. Полученные данные сводятся затем в удобную для восприятия форму (табл. 12), что позволяет руководству исходя из рыночной конъюнктуры оценивать эффективность заключаемых отделом снабжения сделок. Однако не всегда данные, полученные в ходе ценового мониторинга, соответствуют рыночной реальности. В ряде случаев ценовой мониторинг проводится в форме анализа информации о ценах и ассортименте в журналах типа «Товары и цены» или на электронных торговых площадках. При этом следует учитывать, что ряд поставщиков, рекламируя свою продукцию, ориентированы на привлечение внимания закупщиков и дают информацию, занижая реальные цены, либо размещается обычная прайсовая цена без учета скидок (или наоборот – наценок) при различных условиях поставки.
Таблица 12 Пример ценового мониторинга по отечественным грузовым автомобилям
Ценовой мониторинг, включающий не только сбор прайсов, но и уточнения системы скидок в зависимости от условий поставки, – трудоемкая задача (особенно для небольших фирм). При этом возникает вопрос о том, как проводить ценовой мониторинг поставщиков – от своего имени или от лица несуществующего предприятия. В первом случае продавец будет озвучивать цены, которые дает вашему закупщику с учетом отката. Во втором – необходимо придумать легенду: чем занимается предприятие, его месторасположение, ваша должность и Ф.И.О., объемы закупки, а также номер телефона. При этом через некоторое время продавцы начнут говорить с вами сквозь зубы, так как вы только спрашиваете цены, но ничего не покупаете, а попытки связаться с вами по телефону не приносят успеха. Поэтому возникает необходимость регулярно менять названия предприятий и легенды, иногда и людей, проводящих мониторинг тех или иных поставщиков, так как голос через некоторое время начинают узнавать.
