Но прежде чем принять на должность кассира человека руководитель должен убедиться, что ему исполнилось 18 лет, так как заключать договоры о полной материальной ответственности можно только с этого возраста. Если претендент достиг 18 лет, то работодатель может заключить трудовой договор, в котором подробно оговариваются его функции, а также ответственность за допущенные нарушения в работе. И одновременно необходимо подписать договор о полной материальной ответственности с кассиром по форме, указанной в постановлении № 85, в двух экземплярах, один из которых отдается работнику, другой остается в организации. Если кассира принимают на работу с испытательным сроком и на его время договор о полной материальной ответственности не заключают, то в период испытательного срока работодатель рискует не получить полное возмещение ущерба в случае возникновения недостачи. В соответствии с положениями статьи 241 Трудового Кодекса РФ такой кассир будет нести ответственность в размере среднемесячного заработка.
Существует еще один немаловажный момент при оформлении работника на должность кассира. Перед заключением договора о полной материальной ответственности кассира необходимо ознакомить с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБР от 22 сентября 1993 г. № 40.
Если все же трудовой договор с кассиром уже подписан, а договор о полной материальной ответственности с ним забыли заключить, то впоследствии работник может отказаться подписывать такой договор. В этом случае отказ от подписания договора может расцениваться как неисполнение трудовых обязанностей, как было рассмотрено ранее. Работнику объявляется дисциплинарное взыскание. Если такие меры не дадут положительного результата, то работник может быть уволен в соответствии с пунктом 5 статьи 81 Трудового Кодекса РФ.
Если фирма по каким-либо причинам временно лишается кассира, например, по причине болезни, отпуска, а прервать кассовые операции не представляется возможным, то на время отсутствия целесообразно назначить временно исполняющим обязанности другого работника с одновременным заключением договора о полной материальной ответственности. Данное требование изложено в пункте 35 Порядка ведения кассовых операций в РФ, в частности, в нем указывается, что на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
Если договор с временным сотрудником не будет заключен, то возникшую в период его работы недостачу нельзя будет взыскать ни с отсутствующего кассира, ни с временного сотрудника.
Следует учесть, что с кассира можно взыскать только суммы недостач, то есть фактическое отсутствие денежных средств в кассе. Если же кассир выдал денежные средства по расходному кассовому ордеру, оформленному в установленном законом порядке, в котором указана неправильная сумма вследствие ошибки бухгалтера, неверно рассчитавшего сумму к выплате, то взыскать ошибочную сумму с кассира нельзя.
Руководителю организации также следует иметь в виду, что кассир не несет ответственности за украденные денежные средства, если организация не создала необходимые условия для сохранности денежных средств в кассе – доступ к кассе имели посторонние лица, слабая укрепленность кассы и т. д. Также согласно Рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, изложенным в приложении № 2 к Порядку ведения кассовых операций в РФ руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
– ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
– страдающие хроническими и психическими заболеваниями;
– систематически нарушающие общественный порядок;
– злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
Также руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, – транспортное средство. При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
– разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
– допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
– следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
– посещать магазины, рынки и другие т. п. места;
– выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
Для того, чтобы своевременно выявлять недостачи денежных средств, следует предусмотреть периодическое проведение инвентаризаций, проводить внезапные проверки для исключения случаев хранения в кассе личных денежных средств, поскольку за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц – от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.
