ГЛАВА ВТОРАЯ
УДВОЙТЕ СВОЮ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ
Первое условие успеха - умение без устали концентрировать на одной проблеме физическую и умственную энергию.
Томас Эдисон
Процесс фокусирования демонстрирует, как одновременно удвоить доход и свободное время. И первое, и второе желанны и необходимы. Причем достижение обеих целей не просто реально, но и удивительно просто, главное - знать, как это сделать. Достижение целей становится более реальным, если вы меняете мышление и больше времени уделяете нужным вещам - как на работе, так и в личной жизни.
Формула удвоения производительности довольно проста, но ее применение требует решительности и определенных усилий. Вот как она звучит: «Берите на себя выполнение как можно большего числа самых важных заданий, избавляясь, передавая другим или откладывая менее важные».
Прежде чем приступать к работе, продумайте все детали. Ваша основная обязанность, главная задача просвещенного работника, состоит в определении того, что должно быть сделано. Чем тщательнее Вы проработаете это «что», тем результативнее будет ваша работа, когда вы перейдете к «когда» и «как».
ПЯТЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ПРЕВОСХОДНОГО ИСПОЛНЕНИЯ
Если вы хотите работать в полную силу и делать все возможное, регулярно задавайте себе пять вопросов:
1. Что я собираюсь делать? Прежде чем приступать к работе, определите идеальную цель или результат, к которому вы стремитесь. Если вы работаете в команде, убедитесь, что, начиная дело, абсолютно все се участники имеют четкое представление о желаемых результатах.
2. Как я собираюсь это делать? Убедитесь, что ваш путь - единственно верный. Подумайте о наличии других вариантов и возможностей. Всегда учитывайте вероятность возможной ошибки. Анализируйте и тщательно продумывайте все детали, чтобы быть уверенным, что выбрали оптимальный путь, который приведет вас к поставленным целям.
3. Каковы мои предположения? Делаете ли вы какие-нибудь пред положения касательно рынка, действий или работы других людей, главенствующих мотивов ключевых действующих лиц или будущих результатов? Вот что писал по этому поводу специалист в области управления временем Алек Маккензи: «Ошибочные предположения лежат в основе большинства провалов».
4. Что, если мои предположения ошибочны? Что, если вы ошиблись и нечто, но вашим предположениям, истинное оказалось ложным? Возможно, тот, с кем вы ведете переговоры, использует их лишь для того, чтобы получить более высокую цену от кого-то другого. Всегда ставьте свои предположения под сомнение.
5. Что мне придется переделать, если мои предположения окажутся неверными? Что вы предпримете, если данная стратегия не сработает? Каковы имеющиеся альтернативы? Сможете ли вы начать все по-новому? Постоянно спрашивайте себя: «Каким другим путем я смогу добраться до той же цели?»
КЛЮЧ КО ВСЕМУ - ЯСНОСТЬ
Ясность - это самое важное. Чтобы работать на высшем уровне и удвоить производительность, вам необходимо предельно ясно представлять, чего вы хотите добиться. Затем вам нужно выбрать наилучший путь и идти по нему не сворачивая. Вы должны быть открыты новой информации, готовы к обратной связи и самокоррекции, должны уметь встать на новый путь, если того потребуют обстоятельства. И вы должны прочно стоять на ногах.
Согласно данным, полученным Университетом Меннингера в Канзас-Сити, единственное качество, которое понадобится вам в XXI веке, чтобы выжить и процветать, - это гибкость. Она обусловливает открытость, восприимчивость и готовность применять новые методы и приемы. Гибкость означает, что вы постоянно используете мышление с нулевого уровня.
Один из способов обретения гибкости - не дать вашему эго мешать вам продвигаться вперед. Отстранитесь от ситуации. Больше думайте о том, что правильно, нежели кто прав. Единственный вопрос, который вам следует себе задавать, должен звучать так: «Сработает ли это?»
Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с сопротивлением, следуя какому-то курсу действий, остановитесь и оцените свои методы. Возможно, они ошибочны. Спросите себя: «Каким еще способом можно достигнуть того же результата?» Возможно, вам придется даже отказаться от своей цели или проекта.
УВЕЛИЧЬТЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ
Исходный пункт высокой производительности - ясные цели. Чтобы цель эффективно управляла поведением, она должна быть конкретной и легко измеримой, реальной и достижимой, оформленной в письменном виде и ограниченной сроками. Чем яснее вы будете представлять свои цели, тем больше вы будете успевать и быстрее добьетесь поставленных задач.
Второй ключ к высокой производительности - четкие, письменно оформленные планы действий. Каждая минута, которую вы проведете за планированием, сэкономит вам десять минут работы.
Прежде всего, составьте список из всех, даже мелких, шагов задания или занятий, которые вам предстоит выполнить в течение дня. Работая, постоянно сверяйтесь со списком. Думайте на бумаге. Сверка со списком поможет вам не сбиваться, не отвлекаться на посторонние дела и позволит следить за своим прогрессом. Один лишь процесс письменного составления списка и постоянное обращение к нему должны увеличить производительность, по меньшей мере, на 25 процентов.
Расставьте в списке приоритеты. Внимательно просмотрите список перед началом выполнения первого задания. Не забывайте про Принцип 80/20. Определите 20% дел, которые обеспечат 80% полезности всех перечисленных пунктов. Начинайте работу именно с дел, включенных в важнейшие 20%, и только после их завершения переходите ко всему остальному.
Наиболее значимый критерий важности и ценности любого задания - это возможные последствия его исполнения или неисполнения. Серьезное задание имеет значительные последствия, несущественное - очень мало или вообще никаких.
Завершение важной работы для босса или клиента - приоритетное задание, поскольку последствия неудачи могут оказаться весьма плачевными. Совместный обед с коллегой - занятие с низкой степенью важности, потому что последствия его выполнения или невыполнения крайне незначительны.
ЕЖЕДНЕВНО ПОЛЬЗУЙТЕСЬ МЕТОДОМ «АБВГД»
Для расстановки приоритетов пользуйтесь методом «АБВГД». Поставьте одну из этих букв перед каждым заданием, указанным в вашем списке перед началом работы:
□ А - серьезные и важные дела. Их вы обязаны сделать, потому что они влекут за собой серьезные последствия. Если важных дел много, разбейте их на подгруппы: A1, A2, A3 - и так далее по степени важности.
Б - дела, которые вы должны сделать. В случае выполнения или невыполнения возможные последствия не столь серьезны, как в заданиях А. Никогда не переходите к заданиям Б, не закончив задания, отмеченные буквой А. Никогда не работайте над менее важными и срочными заданиями, отложив на потом более важные.
В - дела, которые, возможно, доставили бы вам удовольствие, но не имеют абсолютно никаких последствий. Например, чтение газеты, чашечка кофе с коллегой или звонок домой для выяснения обеденного меню - все это дела под буквой В. Они не приносят никакой пользы вашей работе и успеху. Никогда не переходите к делам В, оставив незаконченными дела Б.
Г - дела, которые можно поручить другим. Правило таково: поручайте другим то, с чем они справятся и без вас. Тогда у вас останется больше времени на те несколько вещей, которые в состоянии делать только вы и никто, кроме вас.
Задайте себе вопрос: «Что я, и только я могу сделать такого, что, хорошо сделанное, принесет конкретную очевидную пользу моей компании?» Поручайте другим как можно больше дел, чтобы как можно больше внимания уделять одному заданию, способному принести реальную пользу.
□ Д - дела, которыми вы можете полностью пренебречь. Их выполнение или невыполнение не имеет никакого значения, поскольку не влечет никаких последствий. Вероятно, когда-то в прошлом эти дела и имели значимость, но прекращение их выполнения в настоящий момент никак не скажется на вашем будущем.
РАЗДЕЛЯЙТЕ ВАЖНОЕ И СРОЧНОЕ
Еще один способ расстановки приоритетов - разделение важного и срочного. Срочное - это экстренное задание, имеющее значимость только в настоящий момент. Это может быть телефонный звонок или критическая ситуация. Важное - это задание, выполнение или невыполнение которого имеет серьезные последствия (см. рисунок 2.1).
Важное и одновременно срочное дело - задание, как говорится, «горящее». Им необходимо заняться в первую очередь, и приступить к выполнению немедленно. От него может зависеть ваша работа. Последствия невыполнения важной и срочной работы могут быть весьма серьезными. Подобный вид заданий обычно связан с внешними требованиями и другими людьми. Над ними проводит время большинство из нас.
