Какие дополнительные знания и умения вам потребуются, чтобы удвоить продуктивность и работать с полной отдачей? Станьте специалистом в области организации времени. Читайте книги, слушайте аудио программы и практикуйтесь до тех пор, пока не станете одним из самых продуктивных работников в своей области.
Какие привычки окажутся для вас наиболее полезными с точки зрения увеличения производительности? Сосредоточьтесь на формировании таких привычек, как ориентирование на результат, фокусирование, концентрация, дисциплинированность и упорство. Со временем вы должны стать внутренними факторами мотивации и движущей силой, ведущей к высокой продуктивности.
Мой любимый организующий принцип высокой производительности - сосредоточенная работа, то есть полная концентрация на одной, самой значимой, вещи на протяжении целого дня. Запрограммировав в себе эту привычку, вы удивитесь, как много вам удается сделать. А ежедневное планирование, расстановка приоритетов и умение начинать с самых важных заданий принесут гораздо больше пользы, чем любые другие приемы организации времени. Эти привычки вы сможете формировать лишь путем непрестанной практики - до тех пор, пока они не станут автоматическими.
Какие действия вы обязаны ежедневно предпринимать, чтобы убедиться, что вы работаете с полной отдачей? Составьте список принципов организации времени и регулярно с ним сверяйтесь. Постоянно контролируйте себя, проверяя, максимально ли эффективно вы используете свое время.
Наконец, на каком одном действии вы собираетесь сосредоточиться в результате того, что вы узнали? Какое особенное действие вы собираетесь предпринять для увеличения продуктивности, уровня исполнения и объема выполняемой работы? Сделайте это прямо сейчас!
ФИЛОСОФИЯ ВРЕМЕНИ
Организация времени - это на самом деле организация жизни, личностная организация. Люди, которые высоко себя ценят, бережно относятся к своему времени. Они тщательно распределяют его и уделяют этому много времени. Если вы любите жизнь, вы любите каждую ее секунду. Вы боитесь потерять впустую любую из отведенных вам драгоценных минут.
Эффективные люди делят время на жесткие десять-пятнадцать минутные отрезки. Они планируют свой день заранее, продумывая все до мельчайших деталей. Для них важна каждая минута. В результате они и добиваются гораздо большего, чем обычные люди, и чувствуют себя гораздо лучше.
Начиная тщательнее руководить своим временем и своей жизнью, вы начинаете ценить каждую минуту. Вы начинаете больше ценить себя и свою жизнь. А чем больше вы любите себя, тем эффективнее вы распределяете время. Одно подкрепляет другое.
Закон возрастающей отдачи сослужит вам хорошую службу. Чем чаще вы применяете принципы организации времени, тем быстрее и эффективнее они для вас работают. Ваши результаты повысятся и количественно, и качественно. Буквально за несколько дней или недель вы убедитесь, насколько выше стала ваша производительность.
ГЛАВА ТРЕТЬЯ
УПРОЩАЙТЕ СВОЮ ЖИЗНЬ
Довольно просто усложнять вещи, но весьма сложно их упрощать,
Закон Мейера
Нам повезло, что мы живем в такое время. Невероятная скорость, с которой происходят перемены, создает огромное количество благоприятных возможностей и удобных случаев - больше, чем когда бы то ни было. В любой сфере появилось больше альтернатив, и выбор расширяется каждый день и каждый месяц.
С другой стороны, мы обременены большим количеством заданий и обязанностей, чем раньше. Вас буквально «засасывают» дела, которые необходимо выполнить, книги и журналы, которые требуется прочитать, люди, которым надо перезвонить, проекты, ожидающие начала или завершения работы, и пели, которых вы стремитесь достигнуть. Дела появляются одно за другим, идут непрерывным потоком - слишком быстро для того, чтобы вы со всеми справлялись на «отлично».
Перед вами встает дилемма. Вы стремитесь к реализации своего потенциала и достижению поставленных целей. Вам хочется заработать как можно больше денег за меньшее время. Добиться успеха в работе. Однако вы не желаете жертвовать семейной жизнью, отношениями с близкими, здоровьем или личными делами, имеющими для вас огромное значение.
Вы хотите все и сразу. Успеха - с одной стороны, стабильности и простоты - с другой.
Спешу вас обрадовать: тысячи состоявшихся счастливых люден открыли методы, техники и стратегии, делающие все это вполне возможным. А то, что смогли другие, сможете и вы.
Как-то в моей программе принимала участие мать-одиночка, зарабатывавшая в год чуть более 30 тысяч долларов. Она работала по 70-80 часов в неделю, и ее мучила острая необходимость преуспеть в работе, проводя при этом, достаточно времени с дочерью. Тогда она начала применять изложенные в данной книге принципы к работе и личной жизни.
Через пять лет женщина смогла увеличить ежегодный доход до 300 тысяч долларов и сократить рабочую неделю до 38 часов. Формула ее была проста. Она полностью посвятила себя совершенствованию в двух-трех вещах, которые приносили наибольшую пользу ее работе. Все остальное она либо передавала другим, либо откладывала. Сегодня она исполняет меньшее количество заданий, но их эффективность и значимость в десять раз выше, чем общая результативность ее работы несколько лет назад.
Отправная точка упрощения - уменьшение количества вещей, которые вы делаете на работе и в личной жизни. Вы в состоянии контролировать время лишь при условии, что отказываетесь заниматься делами, не имеющими никакой реальной пользы. Вы должны прекратить делать те вещи, которые постоянно делали на протяжении многих лет. Возможно, вам даже придется отказаться от вещей, которые вы делаете хорошо и, которые приносят вам удовольствие.
В результате долгих лет теории и практики я сформулировал закон, который назвал «законом сложности». Применяя его в организации времени и в упрощении, вы мгновенно сделаете вашу жизнь проще, повысите продуктивность и начнете получать больше удовольствия от всего, чем занимаетесь.
Закон сложности гласит: уровень сложности любого задания равен квадрату числа шагов, составляющих его. Сложность можно определить как возможное увеличение затрат, времени и ошибок.
К примеру, простое задание - это задание, которое вы способны выполнить самостоятельно. Если вы решаете сделать телефонный звонок, то вам предстоит сделать лишь один шаг. Коэффициент сложности в данном случае равен единице, поскольку единица в квадрате равна единице. Следовательно, уровень сложности простого задания равен единице. Вы снимаете трубку, звоните, разговаривайте, а затем кладете трубку.
Однако если вы попросите кого-либо сделать этот телефонный звонок за вас, то добавляете к процессу еще один шаг. Уровень сложности увеличился до двух в квадрате, то есть до четырех.
Это значит, что возможное увеличение затрат, времени и ошибок с одного (один шаг) увеличилось до четырех (два шага).
Далее, представьте, что вы попросили кого-то поручить третьему человеку сделать для вас телефонный звонок. Теперь процесс включает уже три шага. Уровень сложности повышается до трех в квадрате, то есть до девяти.
Теперь вероятность ошибок или недопонимания, возросших расходов и увеличения затрачиваемого времени подпрыгнула с единицы (если вы сами звоните) до девяти (если в процессе заняты еще два лица).
Деятельность, состоящая из четырех шагов, имеет уровень сложности, равный шестнадцати (то есть четырем в квадрате). Что, в свою очередь, значительно повышает вероятность и ошибок, и всевозможных затрат. Задание, включающее пять шагов, имеет, соответственно, уровень сложности, равный двадцати пяти. Задание из десяти шагов - уровень сложности, равный ста.
Все вышеизложенное означает, что уровень сложности увеличивается экспоненциально, в то время как количество шагов - арифметически. Уровень сложности также экспоненциально уменьшается, если вы исключаете шаги из процесса (см. рисунок 3.1).
Знакомство с данным законом позволяет нам сделать следующий вывод: мы можем значительно упростить жизнь, постоянно выискивая возможности уменьшить число шагов, необходимых для выполнения задания.
Рисунок 3.1 Закон сложности
У одной из крупных страховых компаний возникли проблемы. От получения заявки на страхование жизни до подписания контракта проходило шесть недель. К тому времени потенциальный клиент уже терял интерес или начинал работу с другой страховой компанией.
Компания пригласила консультанта, применившего о теорию сложности к процессу рассмотрения заявок на страхование. Он выяснил, что заявка проходит через двадцать две пары рук, и каждый сотрудник проверяет и одобряет какую-то отдельную ее часть, прежде чем форма ляжет на стол того, кто вынесет окончательное решение. Весь процесс как раз и занимал шесть недель. Однако реальное время, затраченное на полис, сводилось к одному часу.
