Установление связи с невидимой аудиторией
Во многих отношениях виртуальные презентации проще и эффективнее традиционных. Однако у них есть один существенный недостаток: отсутствие непосредственной визуальной связи с аудиторией. Даже при наличии видеосвязи с удаленным конференц-залом в режиме реального времени вы не имеете возможности поприветствовать участников конференции по мере их прибытия, пожать им руку, обменяться взглядами и улыбками. А ведь именно эти тонкие моменты помогают создавать теплую благожелательную атмосферу, которая и подготавливает почву для восприятия ваших идей.
К счастью, существуют способы компенсировать отсутствие этих важных факторов в виртуальной презентации. Вот несколько таких техник:
• Проведите опрос, чтобы познакомиться с аудиторией. Это особенно важно сделать, если вы выступаете перед большой аудиторией, притом как можно раньше. Как только начнете, задайте три-четыре вопроса с вариантами ответов, чтобы составить представление о слушателях. Если вы представляете новый бизнес-продукт или услугу потенциальным покупателям из разных компаний страны, можно сказать:
...
«Позвольте мне кое-что узнать о вас. Пожалуйста, ответьте, в какой сфере вы работаете: если в сфере продаж или маркетинга,нажмите А; в отделе по работе с персоналом, нажмите Б; в плановом отделе – В; в каком-то другом – Г. [Дождитесь, когда участники сделают свой выбор, и результаты опроса появятся у вас на экране.] Хорошо, как я вижу, большинство из вас работает в сфере продаж и маркетинга… и лишь некоторые – в других областях. Это поможет мне сделать сегодняшнюю презентацию более полезной для вас. А теперь, пожалуйста, скажите, насколько крупной является ваша компания. Выберите А, если ее годовые доходы не превышают 10 миллионов долларов, Б – если они варьируются от 10 до 50 миллионов…».
Такие опросы полезны и для вас, ведущего, и для аудитории. Они помогают понять слушателей и соответственно подстроить вашу презентацию. Они также помогают каждому участнику конференции увидеть себя в контексте всей аудитории. (Когда вы посещаете какую-либо встречу, вы ведь озираетесь по сторонам, чтобы посмотреть, кто здесь присутствует, не так ли? Опрос позволяет вашим слушателям сделать примерно то же самое – виртуально.) Когда вы делитесь результатами опроса с удаленными участниками презентации, вы создаете ощущение общности среди всех них. Продолжайте проводить опросы на протяжении всей виртуальной презентации. Периодически проверяя «пульс» аудитории, вы налаживаете взаимо связь, обязательную для успешного процесса убеждения.
...
Периодически проверяя «пульс» аудитории, вы налаживаете взаимосвязь, обязательную для успеха процесса убеждения.
• Приветствуйте вопросы и комментарии. Периодически делайте паузы, чтобы дать аудитории возможность усвоить ваши идеи. Это особенно полезно после рассмотрения сложных и важных тем. Побуждайте слушателей задавать вопросы и делиться комментариями. На самые важные вопросы отвечайте «в прямом эфире». Исходя из вашего опыта работы с темой презентации вы должны знать, какие вопросы возникают чаще всего и, следовательно, вызывают широкий интерес. Концентрируйтесь на этих темах, а на более узкие вопросы отвечайте «вне эфира», после окончания веб-сессии.
• Прибегайте к помощи ассистента. Не пытайтесь руководить всей презентацией самостоятельно, пусть вам поможет сведущий ассистент (за пределами кадра, естественно). Вы убедитесь, что он или она сумеет во многом вам посодействовать. Ассистент будет отвечать на вопросы, поступающие от аудитории, и выбирать, на какие ответите вы – сразу или чуть позже. Если вы упустите что-либо, он может запиской напомнить вам об этом.
Как сделать виртуальную презентацию успешной
Все рассмотренные ранее советы помогут вам оптимизировать инструменты и приемы, необходимые для создания любой виртуальной презентации. А вот несколько дополнительных способов поднять планку и сделать виртуальную презентацию еще эффективнее.
• Принимайте во внимание данные о зарегистрированных участниках для настройки своей презентации. Провайдер конференц-связи предоставит вам список с именами зарегистрированных посетителей и названиями их компаний. Эта информация вместе с данными опросов и вопросами аудитории служит прекрасным источником для настройки презентации. Она поможет вам использовать приемы, рассмотренные нами в главе 11, а именно:
• прямые ссылки – называйте имена своих слушателей;
• обоюдные ссылки – упоминайте хорошо известных коллег и компаньонов участников конференции;
• обратные ссылки – на какие-то моменты и темы, всплывшие после начала вашей презентации.
Также используйте приемы настройки, которые требуют предварительной подготовки:
• Синхронизируйте свое выступление, обращаясь к тому, что произошло в день вашей презентации. Помните о том, что ваши слушатели, скорее всего, находятся в разных часовых поясах, поэтому замените все «сегодня утром» или «сегодня днем» просто на «сегодня». Также не забывайте, что ваша виртуальная презентация будет доступна для просмотра и впоследствии. Однако ее архивированная версия будет датирована, поэтому ваши будущие слушатели поймут и учтут временной контекст.
• Локализуйте , упоминая, если уместно, известные места, где находятся участники конференции, события, компании.
• Приводите факты – точную информацию и статистические данные, подтверждающие ваше сообщение.
• Используйте открывающий слайд. Начинайте презентацию со слайда, в котором отображены сведения о вашей аудитории, тема и дата.
Я напоминаю об этих приемах с той же оговоркой, которую озвучил в главе 11: из всех методик, которым я обучаю своих клиентов на протяжении двадцати с лишним лет, приемы настройки применяются в последнюю очередь. Но при этом именно они могут сыграть решающую роль. Настройка важна для любой традиционной презентации и тем более – для виртуальной по причине расстояния между вами и аудиторией. Хоть вы и не видите своих слушателей, они столь же заинтересованы в установлении связи на личном уровне, сколь и представители живой аудитории… а может, и больше. И это ваша задача создать иллюзию первого раза, ощущение того, что вы и ваши слушатели находятся в одном «пространстве». Все это требует концентрации. Ощущение «личного присутствия» ведущего виртуальной презентации – высшая форма поддержки аудитории.
