Ведение договоров со сторонними организациями, в том числе с клиентами
Отношения в нашей стране становятся все более цивилизованными, и силовые методы решения проблем постепенно уступают свое место юридическим.
ВНИМАНИЕ!
Использование силовых и незаконных методов преследуется по закону, а также создает предпосылки для попадания вашего бизнеса в зависимость от криминальных структур.
При оказании медицинских услуг в салоне красоты с клиентом должен быть заключен соответствующий договор. В противном случае защититься от «провокаций» и шантажа со стороны клиентов практически невозможно. К тому же заключение с клиентом договора на оказание услуг является обязанностью предприятия в соответствии с законом «О защите прав потребителей», а также правилами оказания медицинских услуг населению.
Образец договора с клиентом представлен в Приложении 3.
Все взаимоотношения со сторонними организациями тоже лучше оформлять соответствующими договорами. Для чего это необходимо?
Прежде всего, договор защитит ваши интересы при нарушениях со стороны подрядчика. Для этого необходимо в тексте договора предусмотреть условия ответственности сторон.
При закупке оборудования в договоре должны быть подробно расписаны положения о техническом обслуживании закупленного оборудования, о его монтаже и обучении персонала правильной эксплуатации.
Существует также важный момент при указании формулировок об ответственности сторон при нарушении условий договора. Если в договоре будет сказано: «При нарушении условий договора сторона должна заплатить пени и штраф в размере…», вы будете обязаны либо платить, либо взимать указанные суммы, иначе возникнут сложности с налоговой инспекцией. Следует изложить данный пункт договора не в форме утверждения, а в форме описания возможности.
Защита прав интеллектуальной собственности. Торговая марка
Какую интеллектуальную собственность стоит защищать в салонном бизнесе? Прежде всего, успешную торговую марку. Специалисты по вопросам защиты интеллектуальной собственности рекомендуют обязательно регистрировать удачно выбранные торговые марки салона красоты или косметологического центра.
Регистрация проводится на основании законодательства о защите интеллектуальных прав. Занимаются этими вопросами органы Патентного ведомства. Оформление можно поручить патентным поверенным, юристам специальной практики. Процедура эта довольно продолжительна по времени (возможно, не один год), но здесь важно время подачи заявки на вашу интеллектуальную собственность. Что стоит регистрировать? Ваше фирменное название, если оно обладает уникальностью, написание этого названия, фирменный стиль, в том числе логотип и слоган. Последующее отстаивание интересов при нарушении ваших прав будет производиться на основании обращений в соответствующий суд. Процесс этот долгий, но необходимый, так как только таким образом можно решить возникающие в этой области проблемы.
Нередки случаи, когда рядом с удачно «раскрученным» салоном красоты, но с незарегистрированной торговой маркой, конкуренты открывают «салон-близнец» с официальной регистрацией той же торговой марки. В результате удачному бизнесу придется переехать на новое место, сменить вывеску или профиль деятельности, либо платить «отступного». Любое из этих решений влечет за собой довольно серьезные материальные потери. Помните, в бизнесе нет мелочей.
Существуют примеры того, как успешному предприятию приходилось менять свою торговую марку из-за того, что его собственная торговая марка не была правильно и своевременно зарегистрирована, а конкуренты воспользовались подобной невнимательностью и беспечностью.
Как снизить потери салона. Учетная политика
Где и как салон теряет деньги? Прежде всего стоит проанализировать возможные потери предприятия.
Основные источники потерь в салоне:
• расходы на условно-переменные затраты, особенно затраты на расходные материалы и заработную плату специалистов;
• высокие затраты на рекламу;
• воровство на предприятии.
Вопросы оптимизации расходов на оплату труда специалистов салона красоты рассматривались в главе, посвященной заработной плате. Тема воровства в салоне красоты будет более детально изучена в главе, посвященной этому вопросу.
Как снизить затраты на расходные материалы? Эти расходы иногда съедают значительную часть бюджета. Прежде всего необходимо навести порядок с учетом и списанием материалов при оказании услуг. Для этого потребуется четкая система документирования расходов. Их можно также разделить на постоянную часть: одноразовые аксессуары и косметические средства, используемые строго по нормативам, например шампуни, бальзамы для волос; и на переменную часть: косметические средства, которые используются в зависимости от запроса клиента или его индивидуальных особенностей. Примером могут служить краски для окрашивания волос, косметические препараты для оказания некоторых услуг в кабинете косметолога, материалы, используемые для дизайна ногтей и т. п.
На каждую услугу должна быть заведена карточка, в которой будет четко расписан весь необходимый для ее оказания расход материалов. На основании данной карточки производится списание материалов на услугу. При этом специалист обязан письменно извещать администратора об изменениях в перечне и в количестве расходных материалов, а также ставить об этом в известность клиента, так как итоговая стоимость услуги будет меняться.
СОВЕТ
Прежде чем применять те или иные средства, которые не прописаны в карточке услуги, специалист обязан согласовать свои действия с клиентом (это требование закона «О защите прав потребителей»), иначе избежать последующих претензий и жалоб будет трудно.
Чтобы оценить величину потерь, следует проводить неожиданные, но систематические проверки и инвентаризации на складах материалов. Не стоит создавать излишнюю нервозность в коллективе из-за недоверия, но держать «руку на пульсе» необходимо. Также рекомендуется заключить со всеми специалистами договоры о полной материальной ответственности (Приложение 12). Тогда в случаях недостач отвечают сотрудники, имеющие причастность к этому нарушению.
Пример 12
На две смены парикмахеров выданы со склада два комплекта красок и расходных материалов. Каждая смена для хранения этих материалов имеет закрывающийся шкаф. По результатам инвентаризации выявлена недостача материалов. Директор равномерно распределяет расходы по возмещению этого ущерба между парикмахерами соответствующей смены. Возможно назначение старшего смены, который также занимается вопросами контроля и учета материалов. При этом он несет персональную ответственность за непроизводительные потери.
Универсальные решения – большая редкость, поэтому стоит более детально рассмотреть вашу конкретную ситуацию и постараться найти наилучший вариант с учетом местных особенностей.
Учет выдачи материальных ценностей и средств должен быть зафиксирован документально, у специалистов должны быть в наличии все необходимые бланки и соответствующие навыки их заполнения.
Для разработки эффективной учетной политики следует дополнительно проконсультироваться с бухгалтером, топ-мастером.
Ведение учета является одной из важнейших задач управления.
Результативность деятельности предприятия во многом зависит от разработки и реализации планов для всех сотрудников салона и контроля над их выполнением. Учет необходим также для оценки финансовой состоятельности и эффективности, разработки мероприятий по стимулированию деятельности сотрудников (администраторов и мастеров), для побуждения клиентов к дополнительным покупкам и посещениям, в том числе и за счет правильной ценовой политики.
На предприятии должен вестись обязательный и ежедневный учет:
• поступающих от клиентов денежных средств как в наличном, так и в безналичном выражении;
