Построение эффективных вертикальных и горизонтальных связей между структурными подразделениями – в соответствии с принципами управления бизнес-процессами и технологиями делового администрирования.
Оптимизация численности персонала структурных подразделений – в соответствии с научно обоснованными нормами труда и текущими рыночными требованиями, а также программами развития Компании.
Совершенствование Положений о структурных подразделениях и должностных инструкций – по мере происходящих в Компании изменений и преобразований.
Совершенствование систем, форм и методов управления в Компании.
Обеспечение соответствия организационной структуры целям достижения максимально эффективного взаимодействия СП в процессе выполнения задач в развитии Компании.
Корректировка организационной структуры в соответствии с приоритетами маркетинговой стратегии Компании.
Создание эффективной системы мотивации и стимулирования труда по достигнутым результатам деятельности.
Для адекватной оценки текущего состояния организационной структуры Компании ресурсами Административной дирекции проводится непрерывный мониторинг системы управления. Главная цель мониторинга – предотвращение возможных ошибок в организации управления, поэтому мониторинг имеет характер раннего их выявления, результатом чего является разработка превентивных (коррекционных) мер, включающих положения по оптимизации БП.
Отчетным периодом аналитической оценки соответствия организационной структуры целям Компании является календарное полугодие.
Приложение 2.6
АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЗАПИСКА ПО
КОНЦЕПЦИИ РАЗВИТИЕ IT-НАПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИИ
1. Общая оценка ситуации в IT направлении компании.
В настоящий момент в IT направлении компании наблюдается ситуация застоя. Она вызвана увеличением объема работ вследствие расширения компании. Так же возросла разнообразность и сложность задач. В связи с этим срываются сроки их выполнения, а некоторым второстепенным задачам не уделяется должного внимания. Нет возможности детального изучения, тестирование и внедрения нововведений в IT-индустрии. Это приводит к моральному устареванию используемых компанией IT-решений.
2. Предложения по развитию IT направления компании.
В настоящий момент штатным расписанием предусмотрены следующие должности IT-отдела:
- начальник IT отдела (вакантна);
- программист 1 С (Пулин М.В.);
- системный администратор (Власик В.К.).
Для изменения ситуации, описанной в п.1, предлагается создать полноценный IT-отдел путем заполнения вакантной должности начальника и перераспределением функциональных обязанностей между данной должностью и должностью системного администратора.
Основные функции начальника IT (полный перечень функциональных обязанностей приводится ниже):
- выполнение плана развития IT направления компании;
- организация и контроль работы системного администратора, программиста 1 С и партнеров по аутсорсину;
- работа с филиалами компании по IT-направлению.
Основные задачи системного администратора остаются прежними:
- поддержание парка ПК и оргтехники в работоспособном состоянии;
- консультирование сотрудников компании по вопросам, касающимся IT.
Данная реорганизация позволит эффективно и в срок решать поставленные перед отделом задачи, уделять больше внимание внедрению новых проектов, отвечающих современным условиям, как в головном офисе, так и на филиалах.
3. План развития IT направления компании на ближайшие 2 года.
№
Задача
Цель
1
Организация многоканальной цифровой телефонной связи в ГО.
Решение проблемы “занятости” телефонных линий. Повышение эффективности труда
2
Внедрение системы повышенной безопасности, мониторинга и контроля работы сотрудников компании с ПК.
Эффективный учет и контроль рабочего времени сотрудников. Исключение утечки информации путем мониторинга работы с внешними носителями данных.
3
Проведение инвентаризации парка ПК и оргтехники филиалов. Анализ расходов на обслуживание ПК и оргтехники. Составление предложений по модернизации парка ПК и линий связи филиалов. Составление бюджета по IT направлению.
Повышение эффективности труда сотрудников на филиалах. Снижение затрат на обслуживание ПК и оргтехники.
4
Внедрение системы интранет на филиалах
Повышение эффективности труда
5
Организация единой виртуальной телефонной сети компании.
Повышение эффективности труда. Снижение затрат на междугороднюю телефонную связь
Подробные разъяснения сути задач:
Организация многоканальной цифровой телефонной связи в ГО.
Описание:
Создание единого номера телефона, при звонке на который срабатывает автоответчик и переводит абонента на нужный ему отдел. При нескольких одновременных входящих звонках телефонный вызов абонента ставится в очередь (нет срыва вызова абонента на короткие гудки).
Техническая реализация:
Реализация данного проекта будет осуществляться после подключения оптоволокна в здании (оптоволокно позволяет получить большое кол-во телефонных линий по одному цифровому потоку). Используя оптоволоконный кабель, будет подключено 10-15 внешних телефонных линий, которые по средством мини-АТС будут преобразованы в единую многоканальную линию.
Цель внедрения:
Получение качественной цифровой телефонной связи. Повышение удобства для абонентов при телефоном обращении в нашу компанию (абонент всегда с первого раза сможет дозвониться до нужного сотрудника нашей компании). Повышение престижа компании.
Внедрение системы повышенной безопасности, мониторинга и контроля работы сотрудников компании с ПК.
Описание:
Внедрение программного комплекса, который позволит контролировать работу сотрудника на персональном компьютере. Данный программный комплекс отслеживает запуск всех приложений на ПК, посещенные интернет ресурсы, делает фотографии рабочего стола с заданным интервалом времени, дает возможность подключиться к рабочему столу сотрудника в реальном времени, создает отчеты в удобной форме. Так же в функции данного программного комплекса входит мониторинг, записываемой на внешние носители данных, информации, почтовых вложений и программ для мгновенного обмена данными и файлами (по типу ICQ, Skype).
Техническая реализация:
Серверная часть программного комплекса устанавливается на ПК контролирующего сотрудника, клиентская часть устанавливается подконтрольным сотрудникам. Подконтрольные сотрудники не видят работу данного программного комплекса. Сбор данных и формирование отчетов осуществляется на ПК контролирующего сотрудника по средством локальной сети.
Цель внедрения:
Облегчение начальникам отделов функции контроля работы подчиненных. Повышение производительности и эффективности труда, снижение побочных затрат. Сотрудники, зная, что работу их ПК контролируют, будут меньше времени уделять “поглотителям времени”.
Проведение инвентаризации парка ПК и оргтехники филиалов. Анализ расходов на обслуживание ПК и оргтехники. Составление предложений по модернизации парка ПК и линий связи филиалов. Составление бюджета по IT направлению.
Описание:
Сопоставление имеющегося парка ПК и орг-техники на филиалах с отчетными документами. Анализ затрат филиалов на обслуживание, ремонт, приобретение расходных материалов ПК и орг-техники. На основании анализа затрат, составление бюджета по IT направлению для каждого филиала.
Техническая реализация:
Командировка на каждый филиал для проведения инвентаризации, составление статистических ведомостей, сбор и анализ полученных данных, составление бюджета.
Цель внедрения:
Планирование и снижение (по возможности) расходов по IT направлению для каждого филиала. Модернизация парка ПК и орг-техники согласно современным требованиям (создание комфортных условий труда для сотрудников филиалов).
