Должностная инструкция предназначена для обеспечения рационального разделения труда и направлена на правильный подбор, расстановку и использование человеческих ресурсов, единство в определении должностных обязанностей работников. Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые им действия в процессе их подготовки и принятия.
Должностная инструкция является основным документом, описывающим рабочее место сотрудника. Отсюда определяется ценностная значимость данного рабочего места – размер должностного оклада работника, занимающего это рабочее место, и используемые для выполнения его должностных функций материальные ресурсы (основные средства).
Исходя из установленных должностных обязанностей, работник строит свою деятельность, а руководитель имеет возможность ее контролировать и принимать соответствующие меры воздействия, т.е. поощрения при выполнении дополнительных, инициативных заданий, способствующих улучшению коллективных результатов работы; или наказании за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
3.1. « Положение о структурном подразделении» разрабатывает специалист Административной дирекции Компании, курирующий вопросы бизнес-администрирования, а инициирует в дальнейшем внесение в него изменений – руководитель данного СП. Положение рецензируют и согласовывают:
- исполнительный директор Компании в части отражения функциональной нагрузки данного СП в общей структуре Компании, а также с точки зрения теории и практики управления персоналом;
- начальник юридического отдела в части нормативно-правового соответствия Положения действующему законодательству и локальным актам;
- директор организационного объединения (дирекции), в которое входит данное СП.
Утверждается Положение Генеральным директором Компании.
Основной экземпляр Положения хранится в юридическом отделе, второй – непосредственно у руководителя данного СП.
При изменении наименования СП, расширении или сужении функций, необходимо составлять новое Положение о данном структурном подразделении.
3.2. Должностную инструкцию разрабатывает специалист отдела персонала Административной дирекции Компании на основании представленного функционала по данной должности руководителем СП, в котором открыта должности.
Инициирует в дальнейшем внесение в неё изменений руководитель СП, в котором имеется данное рабочее место.
Должностные инструкции должны быть разработаны для всех должностей (рабочих мест) Компании, при этом наименование должности и профессии должно соответствовать утвержденному Генеральным директором Компании «Классификатору должностей».
Должностные инструкции также согласовываются в порядке, указанном в п.3.1. Утверждает должностные инструкции работников Генеральный директор.
Основной экземпляр должностной инструкции регистрируется и хранится в юридическом отделе, второй экземпляр – непосредственно у руководителя данного структурного подразделения, третий – у работника, занимающего данное рабочее место.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Изменения в должностную инструкцию (расширение или сужение функций, изменение наименования СП и др.) вносятся путем составления новой должностной инструкции. Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность (профессию) или увольнения из Компании.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ РАЗДЕЛОВ «ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ»
4.1. Общие требования к стилю изложения:
4.1.1. Используется только прямой порядок слов в предложениях (подлежащее перед сказуемым, определение до определяемого слова, дополнение после дополняемого).
4.1.2. Используются простые или сложно-сочиненные предложения.
4.1.3. Перед перечнями должны использоваться обобщающие слова.
4.1.4. Не допускается использование несогласованных падежей.
4.2. Требования к информации, представленной на титульном листе «Положения о структурном подразделении»:
4.2.1. Наименование Компании без сокращений и города её регистрации, т.е.: Общество с ограниченной ответственностью «___», город Х.
4.2.2. Номер и дата приказа, которым данное положение было утверждено. Датой регистрации является дата утверждения Положения.
4.2.3. Наименование структурного подразделения, положение о котором приводится в данном документе (например: «Положение о юридическом отделе», «Положение об отделе рекламы» и т.д.).
4.3. Требования к содержанию раздела «Общие положения»:
В разделе указываются основные сведения о структурном подразделении, включая нижеперечисленные, но не ограничиваясь ими:
4.3.1. Место подразделения в структуре организационной единицы.
4.3.2. Порядок создания и ликвидации структурного подразделения.
4.3.3. Подчиненность структурного подразделения.
4.3.4. Структура подразделения.
4.3.5. Руководство подразделением.
4.3.6. Основополагающие организационно-правовые документы и акты, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.
4.4. Требования к содержанию раздела «Задачи и функции»:
4.4.1. Основные 3 – 5 задач деятельности подразделения.
4.4.2. Основные функции:
- функции должны быть сгруппированы в соответствии с направлениями деятельности (основными задачами);
- направления деятельности должны быть определены конкретно, и охватывать всю работу, выполняемую подразделением;
- направления деятельности должны быть ранжированы по степени значимости;
- направления деятельности не должны пересекаться между собой.
4.5. Требования к содержанию раздела «Взаимодействие с другими структурными подразделениями»:
Раздел устанавливает совокупность устойчивых связей и взаимных обязательств между СП организационной единицы, а также обеспечивает необходимую согласованность в действиях, в разрезе:
- входящего потока (получения)
- исходящего потока (предоставления).
Горизонтальные связи отражают отношения с другими смежными СП, не носящими характера подчиненности. По этим каналам связи передаются статистическая информация, аналитические материалы, проекты документов, предложения и замечания по их доработке и корректировке.
В разделе может фиксироваться взаимодействие как с другими организационными единицами Компании, так и внешними организациями.
Для представления информации должен использоваться процессный подход, т.е. должна отслеживаться последовательность работы над документами.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ РАЗДЕЛОВ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Общие требования к стилю изложения и к информации на титульном листе: те же, что и в разделе 4 данного Стандарта, применительно к должностной инструкции конкретной должности (рабочего места).
5.2. С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись (на каждой её странице) с указанием даты его ознакомления (на последней странице).
Требования к содержанию раздела «Общие положения».
В разделе указываются основные сведения о должности:
- Полное название должности и подразделения, а также категория работника (руководители, специалисты, прочие служащие, рабочие), приемлемое образование, стаж или опыт работы.
- Порядок назначения и освобождения от должности. В данном пункте также может быть указано, по представлению какого лица производится назначение, с каким должностным лицом согласовывается.
- Подчинение работника – называется вышестоящее должностное лицо, которому административно подчиняется работник. Если предусмотрено также функциональное подчинение, оно отражается здесь же.
