- структурное подразделение, в котором проводится проверка;
- сроки проведения проверки;
- форма проверки;
- состав комиссии и её председатель;
- распоряжение о режиме работы проверяемого структурного подразделения во время проведения проверки;
- виды, формы и сроки выплаты материальной компенсации работникам головного офиса, задействованным в проверке, если её условия подразумевают изменение режима работы сотрудников Компании, указанных в их трудовых договорах.
Поименный перечень сотрудников проверяемого филиала для выплаты материальной компенсации за участие в проверке, если её условия подразумевают изменение зафиксированного в трудовых договорах режима работы указанных сотрудников, определяется Директором филиала локальным распоряжением в срок не позднее 1 рабочего дня после завершения проверки. Данное распоряжение направляется в головной офис и утверждается Генеральным директором, что и является основанием для расчета и выплаты соответствующих компенсаций.
В период подготовки и проведения проверок, председатель комиссии может получать от должностных лиц филиала без объяснения причин следующее:
3.1. необходимые материалы и документы;
3.2. устные и письменные объяснения руководителей и рядовых сотрудников филиала по вопросам, изучаемым в ходе проверки или относящимся к их должностным обязанностям;
3.3. информацию из неофициальных источников;
3.4. результаты экспертиз;
3.5. свободный доступ во все здания и помещения, занимаемые филиалом.
Директор филиала обязан создавать надлежащие условия для проведения проверки, предоставлять при необходимости оборудованное рабочее место, а также обеспечить беспрепятственное предоставление участникам комиссии необходимых документов для работы.
Требования членов комиссии, связанные с исполнением ими служебных обязанностей в ходе проверки, являются обязательными для должностных лиц филиала. Не принимаются в расчет устные комментарии, возражения и/или претензии к проведению проверок без их письменного обоснования Директором филиала. В случае отказа должностных лиц филиала предоставить необходимые документы или допуск к помещениям, ТМЦ или ОС, либо в случае возникновения иных препятствий при проведении проверок, председатель комиссии сообщает об этих фактах руководству Компании.
V . Техническая процедура проведения внеплановой инвентаризации ТМЦ
По прибытии на место проведения проверки, председатель комиссии предъявляет предписание на проверку – заверенную печатью Компании копию соответствующего приказа – и знакомит Директора филиала с планом проведения проверки, который корректирует деятельность филиала в этот период с учетом работы комиссии.
Отсутствие Директора филиала в расположении структурного подразделения – временное или в течение всего запланированного срока проверки – не является основанием для её отмены. Комиссия уполномочена работать в присутствии иных материально-ответственных лиц (МОЛ), курирующих проверяемое направление: руководитель склада, бухгалтер, управляющий сбытом филиала.
Инвентаризация ТМЦ (ОС) начинается с незамедлительного прекращения всех складских операций, за исключением ранее фактически начатых и документально оформленных погрузочных работ покупателям. Одновременно производится распечатка из учетной программы актуальных остатков ТМЦ на момент начала проверки, а также закрытие всех складов филиала.
Комиссия смешанным составом (представители-МОЛ филиала и ГО) приступает к инвентаризации ТМЦ. Пересчет позиций производится по ассортиментному перечню с внесением согласованной членами комиссии точной цифры фактических остатков наименования по каждому виду продукции.
При возникновении неотложной необходимости произведения отгрузки товара покупателям, прибывшим специально для этих целей из других регионов, председатель комиссии самостоятельно принимает решение о возможности такой отгрузки в присутствии членов комиссии.
Итоговый перечень остатков по каждому складу по каждой позиции ТМЦ (ОС) оформляется в виде Инвентаризационной ведомости, которую подписывают все члены комиссии.
Инвентаризационную ведомость согласовывает Директор филиала или иное ответственное лицо, его заменяющее в период проведения проверки, независимо от своего фактического участия в инвентаризации – в качестве административного засвидетельствования факта соблюдения всех норм, правил, требований и условий по предписанию о проведении проверки. Незнание указанных правил ответственным лицом или его игнорирование собственно процесса инвентаризации не является основанием для отказа от подписи, однако допускается составление отдельной претензии по фактам нарушения или необъективности членов комиссии, зафиксированных и подтвержденных свидетелями в ходе проверки.
Инвентаризационная ведомость направляется в соответствующее подразделение ГО председателем комиссии для подведения итогов проверки.
Оформление итогов проверки и инвентаризации
Срок подведения итогов и оформления документов по результатам проведенной проверки не может превышать 5 рабочих дней.
При получении оформленных результатов проверки председатель комиссии направляет Директору филиала Акт результатов проведенной проверки.
В течение 3 рабочих дней с момента получения Акта, при наличии выявленных нарушений или расхождений, Директор филиала (или лицо, уполномоченное для этого Директором филиала) обязан предоставить председателю комиссии письменные объяснения фактов этих нарушений или расхождений.
После получения объяснений председатель комиссии организует совещание функциональных руководителей Компании, на котором доводит полные и окончательные итоги проведенной проверки в данном филиале. В ходе обсуждения вырабатывается коллегиальное решение, сопоставимое с действующим законодательством и локальными нормативными актами.
Решение оформляется приказом Генерального директора по Компании, в котором также прописывается механизм его исполнения и предписания по устранению выявленных недостатков.
Приказ доводится до всех заинтересованных и задействованных в процессе лиц в соответствии с действующими процедурами документооборота.
Контроль за исполнением приказа возлагается на руководителя дирекции, в чьем ведении находится проверенное структурное подразделение.
Приложение 2.13
Положение о представительских расходах
СОДЕРЖАНИЕ
Общие положения
Виды представительских расходов
Финансирование представительских расходов
Порядок использования и учета средств на представительские расходы
Бланк 1. Форма утверждения норм расходования средств
Бланк 2. Форма Сметы представительских расходов
Бланк 3. Форма Акта списания представительских расходов
Данное Положение разработано и утверждено в соответствии с Налоговым Кодексом Российской Федерации в целях регламентирования порядка осуществления надлежащего оформления и списания представительских расходов Общества с ограниченной ответственностью (далее – Компания) и их учета для целей налогообложения.
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования и расходования средств, выделяемых на представительские расходы Компании, порядок проведения представительских мероприятий и предоставление отчетности по ним.
1.2. Основной целью проведения представительских мероприятий является либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности Компании.
1.3. Представительские расходы – это расходы Компании на официальный прием и (или) обслуживание представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников региональных структурных подразделений Компании, прибывших на заседания совета директоров, общего совещания, семинара или иного корпоративного мероприятия Компании, независимо от места проведения указанных мероприятий.
