Ознакомительная версия.
Виды просмотра
Таблицы бывают маленькими, средними, а иногда очень и очень большими. Для гигантских размеров «простыней» даже современных размеров широкоэкранных мониторов бывает мало. На помощь приходят режимы просмотра таблиц, которых в данном пакете целых три! Первый, полноэкранный, аналогичен Документам. По команде «Просмотр – Полноэкранный режим» полностью скрывается вся верхняя часть экрана, включая основное меню и панель инструментов, и пользователь остается один на один с данными. Выход из такого режима осуществляется по клавише Esc, о чем честно предупреждает полупрозрачная надпись в правом верхнем углу экрана. Такая возможность удобна, если вы делаете рутинную проверку данных или все команды выполняются с помощью горячих клавиш (рис. 3.37).
Рисунок 3.37. Полноэкранный режим – только самое необходимое
Компактный режим представляет собой компромисс между необходимостью отображения максимума информации из таблицы и потребностью работать с командами. Он оставляет на месте как само меню команд, так и панель инструментов, но прячет с глаз долой логотип, опцию совместного доступа, а также опции настройки и справку (рис. 3.38).
Рисунок 3.38. Компактный режим – разумный компромисс для обладателей небольших экранов
Возможность работы с таблицей в виде списка стоит особняком и даже отделена от остальных режимов в меню «Просмотр». Команда «Просмотр – Список» не только скрывает от пытливого взгляда инструменты и команды, но и оставляет только самое необходимое для быстрого ввода и сортировки данных. В заголовках столбцов находятся выпадающие списки, в которых можно выбрать значение определенной записи, весь массив данных или пустое множество. Щелкнув на самих заголовках столбцов (на самом деле это гиперссылки), мы можем менять способ сортировки. Кнопка «Добавить» служит, как нетрудно догадаться, для создания новых записей, а для изменения существующих рядом с каждой присутствует ссылка с надписью «Изменить» – можно нажать на нее или просто щелкнуть на любом месте записи. Собственно, и удаление строк происходит именно через их изменение – нужно просто стереть все находящиеся в полях символы. Не самый удобный способ, но он спасает от случайного стирания всей таблицы. Работа в таком режиме позволяет быстро вводить и просматривать данные, а потому его можно посоветовать для случая ручного заполнения больших объемов табличной информации. Вернуться к привычному режиму можно, выбрав ссылку «Перейти к таблице», а команда «Показать цвета» раскрасит строчки списка в те краски радуги, что были выбраны вами в таблице (рис. 3.39).
Рисунок 3.39. Режим списка подойдет, если вам понадобится быстро «набить» пару тысяч строчек
Как и Документы, Таблицы обладают возможностью работы без подключения к Всемирной сети с помощью технологии Gears. Обидное отличие от Документов: в офлайновом режиме таблицы можно только просматривать, никаких возможностей по редактированию в этом режиме система не предоставляет. Доступ к формулам тоже отсутствует. В связи с этим работу в режиме «без Сети» можно посоветовать лишь для таблиц с данными, которые не предполагается изменять. Все остальные документы перед выходом из Интернета стоит заблаговременно экспортировать и работать с ними в обычных пакетах электронных таблиц, таких как Excel или Calc. Никаких дополнительных действий по настройке автономного режима выполнять не нужно – офлайновые копии будут скопированы вам на локальный компьютер в ходе общей синхронизации Документов Google.
Экспорт Таблиц в различные форматы файлов пригодится в случае необходимости показать данные другу, у которого нет Интернета, сохранить их на домашнем компьютере «на всякий пожарный», отправить таблицу по электронной почте… да мало ли для чего еще! Таблицы позволяют экспортировать данные в формате Excel 2003 (расширение. xls), OpenOffice Calc (.ods), а также в текстовые форматы html, csv (comma separated values – файл, разделителями колонок в котором выступают запятые), привычный pdf (в этом случае, кстати, таблицу можно просто послать на печать, эти действия идентичны) и в простейший txt – обычный текстовый формат, где в качестве разделителя выступают символы табуляции. Для экспорта необходимо лишь выбрать нужный пункт в меню «Файл – Экспорт» (рис. 3.40).
Рисунок 3.40. Таблицы на экспорт
Принцип совместной работы над Таблицами отличается от схожего режима кооперации в Документах и, пожалуй, доведен здесь до совершенства. Изменения, проводимые любым участником, мгновенно, в режиме реального времени отображаются в браузерах остальных редактирующих и просто наблюдающих. Это привносит в совместную работу совершенно другие принципы ее организации. Посудите сами: не нужно ждать, пока один из редактирующих закончит свои действия, отсутствует даже намек на конфликт различных версий, а с помощью таблиц теперь можно даже играть! Навскидку: го, морской бой и крестики-нолики отлично ложатся на табличную структуру. Но будем серьезными и пойдем дальше – как насчет совместного «набрасывания» меню нового ресторана, бизнес-плана или заполнения налоговой декларации? Для приглашения участников к редактированию выбранной таблицы найдем уже знакомую нам по Документам кнопку «Совместный доступ» и в появившемся окне выберем пункт «Пригласить других пользователей» (рис. 3.41).
Рисунок 3.41. Приглашаем в гости
Форма приглашения дает возможность вводить адреса электронной почты участников – при этом совершенно произвольные, не обязательно принадлежащие сервису Gmail. Для выбора адресов из списка можно воспользоваться ссылкой «Выбрать в контактах» и в открывшемся окне или закладке браузера найти людей, с которыми вы когда-либо вели переписку с помощью Gmail (рис. 3.42).
Рисунок 3.42. Адресная книга появляется в новом окне или закладке браузера
Если в контакт-менеджере вы создавали группы, то между ними можно переключаться с помощью выпадающего списка (он находится как раз под поисковой строкой). Щелчок мыши по контакту помечает его для добавления в список работающих над таблицей, после чего рядом с ним появляется зеленая галочка. Переключаться между группами контактов можно с помощью выпадающего списка в верхней части экрана. Кроме созданных вами групп здесь присутствуют и сформированные автоматически: «Все контакты» (All contacts), «Предлагаемые контакты» (Suggested contacts) – здесь находятся все адресаты, с кем вы обменялись хотя бы пятью письмами, «Мои контакты» (My contacts) – адресаты, самостоятельно перенесенные вами из «Всех контактов», а также «Самые популярные» (Most contacted) – напомню, что это 20 человек, с которыми вы чаще всего общаетесь по электронной почте. Естественно, доступен здесь и привычный поиск по контактам.
После выбора «братьев по оружию» нажимаем кнопку «Готово» и возвращаемся обратно в форму настроек доступа. Выбираем его уровень – «На просмотр» или «На редактирование». В первом случае участники смогут лишь просматривать содержимое таблицы – мы будем называть их читателями. Доступ же «На редактирование» делает приглашенных настоящими соавторами таблицы – они смогут проводить с ней любые действия по добавлению, изменению и удалению данных. Приглашение к работе над таблицей будет отправлено электронным письмом, поэтому в форме можно отредактировать его тему, а также добавить пару слов к стандартному содержанию письма, которое будет вставлено автоматически.
После отправки пригласительных система автоматически переключит вас на вторую закладку формы, где будут показаны все работающие над таблицей люди. С помощью пункта «Отправить сообщения пользователям» их можно уведомить, к примеру, о том, как будет проходить работа над данными, если вы забыли сделать это в пригласительном письме. Функция «Создать событие с этими пользователями» позволяет настроить мероприятие в Календаре Google, где можно указать точное время начала работы над таблицей, после чего всем участникам будут заблаговременно разосланы напоминания по электронной почте или SMS (рис. 3.43). (Подробно о функциональности Календаря Google мы расскажем в главе 5.)
Рисунок 3.43 В компании этих замечательных людей можно общаться, работать и даже планировать совместные события (например, для того чтобы начать совместную работу над таблицей в одно и то же время. А может быть, совсем для другого)
Перейдем на закладку «Расширенные права». Важный параметр там – «Разрешить редакторам приглашать других пользователей для просмотра или редактирования». Если флажок напротив опции установлен, то все соавторы, имеющие доступ к редактированию, получат доступ и к опции «Совместный доступ – Открыть доступ другим пользователям» и смогут, таким образом, выдавать права на работу с таблицей уже без нашего участия. Данная опция включена по умолчанию, поэтому не забудьте отменить ее, если не хотите, чтобы одним прекрасным днем таблицу начали просматривать или редактировать совершенно не знакомые лично вам люди.
Ознакомительная версия.
