Полли Берд - Тайм-менеджмент

Большинство людей хотели бы походить на Бетти, а между тем основную часть времени проводят в характерной для Боба хаотичной суете. Но для вас, читатель, не все потеряно. Эта книга поможет вам стать организованным, преуспевающим человеком.

Знаете ли вы, что 80 % работы выполняются вами за каких-то 20 % рабочего времени, что 20 % работы обеспечивают 80 % конечного результата, что 20 % менеджеров делают 80 % всей работы?.. Примеры, подтверждающие верность принципа 80/20, можно отыскать повсюду. Принцип известен также как «закон Парето» — по имени экономиста Вильфредо Парето, открывшего это соотношение.

Что же означает лично для вас факт, что только 20 % времени тратится вами на действительно производительный труд, а остальные 80 % уходят на маловажные и совсем необязательные дела?

Это обстоятельство еще раз подчеркивает, как важно четко представлять себе, чего именно хочешь достичь в жизни. Определившись с целями, вы должны рассматривать их как безусловно приоритетные и посвящать им те самые 20 % своего времени и усилий. В итоге вы сможете добиться большего при меньших трудозатратах.

Ясные цели помогут определиться с приоритетами. Все дела, которые помогают вам достичь поставленных целей, необходимо рассматривать как приоритеты высшего порядка. Они-то и должны составлять содержание ваших наиболее продуктивных 20 % работы. Приложите к их выполнению максимум усилий. Остальные 80 % дел можно или переделать позже, или переделать другим, или попросту проигнорировать.

Вам необходимо обладать четким видением собственного будущего. Вместо того чтобы пассивно реагировать на ход событий, по сути, подчиняя свою жизнь воле других людей, сражаясь с кризисными ситуациями или действуя в силу привычки, вы можете сами руководить течением своей жизни. Но прежде следует знать, чего вы, собственно, хотите.

Чем вы хотите заниматься через пять, десять, двадцать лет? Чего хотите достичь к моменту выхода на пенсию? Какой образ жизни хотите вести на пенсии? Поставьте себе целью максимально приблизить свою жизнь к своим мечтам. Определенность в жизненных целях и задачах поможет реализовать мечты или по крайней мере ощутимо продвинуться по пути их осуществления.

Определенность в целях поможет вам соответствующим образом организовать жизнь. Возможно, сначала вам будет казаться, что приноровиться к новым для себя требованиям не удастся и с задуманным не справиться. Но поверьте, когда вы будете четко представлять, к чему намерены в итоге прийти, дорога уже не будет казаться такой трудной.

Во-первых, решите, какие жизненные аспекты являются важнейшими, ключевыми для вас. Кто вы: работник, родитель, верующий, член общественной организации, спортсмен? Сверившись с этими и подобными ролями, определите, в рамки каких общих категорий вписывается ваша жизнь. Задайте себе вопрос: «Что является для меня важным?» Вполне вероятно, что у вас получится следующий перечень жизненных интересов:

► семья;

► работа;

► досуг;

► общественная деятельность по месту жительства;

► религия;

► деньги;

► здоровье.

В каждой из этих сфер должны существовать цели, которых вы стремитесь достичь. До тех пор пока цели не определены, вы не сможете понять, что вам потребуется для их достижения, а значит, не сможете решить, как оптимальным для их достижения образом следует организовать свое время.

Отгоните мысли о предстоящей завтра работе, о собрании в местном общественном центре, на котором предстоит присутствовать. Посвятите час изложению на бумаге всех своих желаний, даже самых фантастичных, всего, чего вам хотелось бы достичь. Включите в список устремления и амбиции, имеющие отношение ко всем ключевым аспектам вашей жизни, как профессиональным, так и личным. Например:

► стать директором;

► работать не больше четырех часов в день;

► порыбачить три месяца в Шотландии;

► жить в Китае;

► принять участие в родео;

► купить «роллс-ройс».

Не стесняйтесь, дайте волю своей фантазии. Некоторые желания могут оказаться невыполнимыми (возможно, насчет директора это уж вы хватили!), но, по крайней мере, они способны указать общее направление движения. Другие, как, например, рыбалка, могут быть включены в планы на будущее и в конечном итоге реализоваться. Если будут время и деньги.

Примите в расчет свои сожаления о чем-то несделанном, тайные желания, что-то, что вам хотелось бы делать лучше, что вы сделали бы, будь у вас больше свободного времени, — словом, не упустите ни один из элементов своей идеальной жизни.

Не пишите того, что принято желать, чего желают вам другие, внесите в список только свои собственные цели, сколь бы странными или даже бредовыми они ни казались. Если ваша фантазия простирается до самых далеких звезд — что ж, пусть вы на них не попадете, но, по крайней мере, дадите себе шанс отправиться к планетам поближе.

Постарайтесь определить цель (а желательно три) по каждой из жизненных сфер. Предположим, что цели в плане вашей семейной жизни будут следующие:

► проводить с семьей больше времени; вместе путешествовать;

► находить время на помощь детям в выполнении домашних заданий;

► быть внимательнее к супруге, устраивать запоминающиеся события.

Изложив таким образом на бумаге свои намерения, вы сможете оценить, в пользу каких аспектов жизни вам предстоит перераспределить время.

Составьте перечень всех своих способностей и внутренних качеств. Они займут подобающее место в ряду прочих ресурсов, которые помогут вам в достижении поставленных целей. Не недооценивайте собственный личностный потенциал. Ни один навык, дар или источник внутренней силы не окажется лишним, бесполезным — идет ли речь о смелости, способностях в рукоделии, честности, таланте автомеханика, умении быть хорошим слушателем или умении ладить с людьми. Оцените свои таланты и способности с точки зрения возможности их использования при достижении поставленных целей. Не исключено, что часть времени вам придется посвятить самоусовершенствованию.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Если затрудняетесь в оценке своих личных качеств, попросите друга откровенно поделиться его наблюдениями на этот счет.

Цели придадут направление течению вашей жизни. Между тем необходимо подумать и о ценностях, которых вы придерживаетесь, поскольку именно они наделяют ваши цели смыслом и значением. Задайтесь вопросом: «Какие ценности важны для меня?» Ими могут быть семья, Бог, порядочность, напряженный труд, сострадание. Перечень должен максимально полным.

Сформулировав их лично для себя, вы будете сверять с ними всякий сделанный вами выбор, ими же будет определяться ценность целей в ваших собственных глазах. Размышляя о цели, вы станете спрашивать себя: «Соответствует ли она проповедуемым мною ценностям? Если нет, то стоит ли к ней стремиться? Не следует ли изменить цель так, чтобы она соответствовала моим ценностям?»

Принимая решение о выборе той или иной задачи, вы задумаетесь: «Не идет ли работа вразрез с моими ценностями? Станет ли ее выполнение очередным шагом к той жизни, к которой я стремлюсь?» По сути, это будет соответствовать вопросу: «Хочу ли я заниматься данным делом?» Так целесообразно поступать в отношении всякой открывающейся перед вами деятельности. Естественно, есть дела, которые вы просто обязаны выполнить в рамках профессиональной и частной жизни. Но при этом можно не предавать свои ценности, а, сообразуясь с ними, устанавливать степень приоритетности подобных дел.

Теперь, когда вы разобрались со своими целями, изложите на бумаге задачи, решение которых позволит достичь поставленных целей. Например, в профессиональной деятельности задачи, выполнение которых поможет вам стать директором, могут быть такими:

1. В течение последующих девяти лет каждые три года добиваться очередного повышения.

2. Произвести впечатление на руководство своей проницательностью в финансовых вопросах.

3. Стать заметной личностью в своей фирме (рис. 1).

Как задачи, так и конкретные действия должны быть реалистичными, выполнимыми. Возможно, некоторые цели из вашего списка никогда не будут полностью достигнуты, но задачи, которые вы ставите перед собой в важнейших сферах своей жизни, должны быть реально выполнимыми. В противном случае вы обрекаете себя на заведомую неудачу из-за неспособности выполнить задуманное, что в конечном итоге может заставить вас отказаться от попыток что-либо изменить.