Полли Берд - Тайм-менеджмент

Сами собой начнут проявляться наиболее важные темы. Если диаграмма слишком усложнится, возьмите один из кружков, например кружок «Деньги», перенесите его в центр другого листа и продолжите развитие сюжета (рис. 4).

Когда мысли иссякнут и построения будут завершены, взгляните на свои диаграммы и вы увидите, на чем предстоит сосредоточить усилия. Вы получите импульс к размышлению о своей жизни, о том, чего вы действительно от нее ждете. В результате жизненные цели как таковые не оформятся, но вы посмотрите на жизнь в перспективе и раскрепостите процесс мышления.

Если захотите в большей степени сфокусировать внимание на каком-то одном предмете, например на профессиональной карьере, поместите в центр листа кружок «Работа», расположите вокруг имена людей, имеющих к ней отношение, и все ее этапы. Или начните с одного человека, например с начальника, и подумайте над каждым аспектом своей профессиональной деятельности, который нуждается в усовершенствовании, с тем чтобы начальство было вами полностью довольно.

Общая лучевая диаграмма поможет вам определиться с главными аспектами жизни. Далее вы сможете переключиться на каждый из них и решить, каковы цели, достижения которых вы станете добиваться.

Если вы вдруг решили поменять свои приоритеты в работе или семейной жизни, окружающие непременно это заметят. Если на работе вы внезапно начнете отдавать приоритет финансовым проектам, тогда как прежде особым вашим вниманием пользовалась отчетность, персонал захочет узнать, что произошло. Или если однажды в воскресенье утром вы вместо того, чтобы, как обычно, играть в теннис или гольф, объявите, что хотите, чтобы семья в полном составе отправилась на пляж, супруга наверняка спросит, что с вами случилось.

Если вы намерены максимально способствовать реализации своих намерений, то должны разъяснить их окружающим людям. Помимо всего прочего, для достижения намеченных целей вам потребуется содействие со стороны этих людей. Без этого ваши возможности будут ограничены (подробнее об этом читайте в главе 10).

Разъяснение персоналу, что отныне ваша задача состоит в улучшении финансового состояния вашего подразделения и повышении его финансовой эффективности, вызовет в людях желание помогать вам. А объяснение супруге, что отныне вы намерены больше времени проводить с семьей, поможет ей избавиться от опасений по поводу вашего здоровья (в том числе душевного). Как бы вам ни хотелось внезапно предстать перед изумленным миром в своем обновленном обличье, лучше оставить эти честолюбивые планы. Расскажите людям о своих намерениях и не отвергайте их помощь.

Не обязательно ставить их в известность о своих конечных целях, однако ознакомление с непосредственными задачами желательно и может оказаться полезным. Например, могут открыться нюансы, которые ускользнули от вашего внимания. Скажем, вы могли проигнорировать какой-то важный элемент бухгалтерского контроля или забыли о своей давней мечте взобраться на Эверест. Разговаривая с людьми, вы обретаете более органичную картину собственных потребностей и более полное представление о себе самом.

Только мысленно представляя себе собственное будущее, вы можете осознать, что вам предстоит сделать для его реализации. Возможно, вы так никогда и не достигнете чего-то из того, о чем мечтали, но, ставя перед собой высокие цели, вы, без сомнения, добьетесь больше, чем если бы не имели вообще никаких целей.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Решите, что вы действительно хотели бы получить от жизни.

2. Не бойтесь слишком высоко поднимать планку.

3. Для выяснения, что важно, а что нет, пользуйтесь принципом 80/20.

А. Помните, что сможете достичь немалых вершин через серию небольших шагов.

5. Определитесь с целями и задачами по каждому из аспектов своей жизни.

6. Пусть ваши задачи будут достижимыми, измеримыми и позитивными.

7. Определите приоритетность своих целей и задач.

8. В особых ситуациях оперативно принимайте решение о приоритетах.

9. Чтобы помочь себе мыслить свободно и раскрепощенно, выстраивайте лучевые диаграммы.

10. Не тратьте время на действия, которые никак не способствуют реализации ваших целей.

Чтобы получить от жизни максимум возможного, необходимо следовать примеру преуспевающих людей и мысленно представлять (визуализировать) свою жизнь, какой вы хотите ее видеть. Помните принцип 80/20 и используйте продуктивные 20 % своего времени на работу по реализации поставленных целей. Осуществляйте контроль над собственной жизнью, определив ее ключевые аспекты и решив, чего вы намерены достичь в каждом из них. Изложите свои основные цели на бумаге и разбейте их на реальные задачи и конкретные выполнимые шаги. Определите место задач и шагов в своем жизненном графике. Если с трудом определяетесь с целями, для облегчения мыслительного процесса пользуйтесь лучевыми диаграммами. Не бойтесь отмечать в них цели, воплощение которых представляется малореальным.

Из этой главы вы узнаете, сколько времени у вас уходит на выполнение текущих дел и как пересмотреть систему его использования. По прочтении главы вы будете точно знать, как используете свое время сегодня и как действительно им следует распорядиться.

Не составит труда сказать: «Измените порядок использования времени и вы станете действовать более эффективно». Но можно ли последовать этому совету, не проанализировав, как именно вы используете время сегодня?

Полагаю, что вы более или менее представляете, на что у вас уходит время каждого дня недели. Так, по поводу воскресенья вы, возможно, скажете, что утром встаете несколько позже обычного, завтракаете, отправляетесь по магазинам, навещаете тетушку Джемайму, потом обедаете, отправляетесь в бассейн, ужинаете, идете в кино и, наконец, ложитесь спать. Но сможете ли вы сказать, сколько времени уходит у вас на каждое из перечисленных дел? А как насчет гораздо более мелких занятий, каковых за день набирается множество, вроде чтения газет, многочисленных чашек кофе, разговоров с приятелями? Действительно ли вы сможете все их припомнить, да еще и сказать, сколь-ко времени они у вас занимают?

В сутках у вас столько же часов, сколько у всех остальных людей, — двадцать четыре. До тех пор пока вы не будете четко представлять, что делаете с этими 24 часами, вы не сможете решить, как реорганизовать и сэкономить свое время. Единственный способ выяснить, чем вы занимаетесь в течение всего дня и сколько времени у вас уходит на каждое занятие, — это произвести учет времени.

Учет времени производится в форме краткого дневника, в котором фиксируются события дня с указанием времени их начала. Записи производятся с момента пробуждения и до момента отхода ко сну. Учет вашего времени может иметь следующую форму:

► 7.00 — подъем

► 7.05 — душ

► 7.10 — приведение себя в порядок и одевание

► 7.20 — завтрак

► 7.45 — выход из дома

► 8.30 — прибытие на работу

► 8.35 — утренний кофе и знакомство с прессой

► 8.50 — просмотр почты и т. д.

Если столь детальное ведение записей займет слишком много времени, припомните приблизительное время начала каждого действия и примерную его продолжительность. Например: «Душ — около 7.30/5 мин». Понятно, что отмеченный выше подробный хронометраж продуктивнее, но принесет пользу и более общий учет времени.

Не упустите из вида также «время простоя» и малозначительные, рутинные действия, как-то: поглощение бутербродов, болтовня с коллегами, разговоры по телефону, чтение газет.

Нет необходимости, как предлагают некоторые, вести подобный учет времени ежедневно в течение двух недель. У вас, как и у большинства людей, нет на это времени. Пары дней будет достаточно. Если ведете рабочий дневник, то можете по нему восстановить график использования времени за несколько дней и дополнить этими сведениями свой детальный хронометраж.

В процессе учета времени старайтесь оставаться предельно честным перед самим собой. Регистрируйте все свои действия, сколь бы обыденными они ни были. В противном случае вы не сможете выяснить до конца, на что же уходит ваше время.

На работе отмечайте телефонные звонки, встречи, отвлекающие моменты, собрания, работу с бумагами, работу над проектами, ведение записей, планирование плюс разного рода мелочи, из которых состоит рабочий день всякого человека.