Ознакомительная версия.
82. Шпаргалка для телефонного разговора
Некоторым людям, в основном экстравертам, сложно поставить точку в разговоре. Они часами висят на телефоне. В результате сказано вроде много, а часть вопросов осталась без обсуждения.
Лайфхак: перед каждым телефонным звонком составляйте план разговора. И обязательно формулируйте цель, например: «Договориться о встрече в среду в 15:00».
Набросайте на листе бумаги список предполагаемых вопросов и поглядывайте в него во время беседы. Пробежались по всем пунктам, поставили галочки или крестики напротив каждого, и все – разговор можно заканчивать.
Этот прием экономит время и позволяет быть лаконичным. Здорово иметь репутацию человека, который говорит только по существу.
Теперь вы знаете, как это сделать.
Электронная почта, какой мы ее знаем, существует уже почти двадцать лет. За это время появились социальные сети, чаты, скайп. Но электронная почта не теряет позиции. Это по-прежнему инструмент общения № 1. По крайней мере в деловой среде. Неудивительно, что за столько лет накопилось немало лайфхаков, которые делают работу с почтой удобней.
Примерно столько в свое время вмещал экранчик мобильной почты. Сейчас, с появлением «лопатофонов», влезает намного больше. Но мы рекомендуем вам оставить правило 21 слова. Зачем мерить в словах, а не в символах? Так проще!
Лайфхак: пишите короче, старайтесь уложиться в 21 слово.
Краткость – конкурентное преимущество в современном мире. Хорошо об этом написано в книге Джо Маккормака «Короче»[8].
Цените время своих деловых партнеров. Старайтесь не употреблять сложноподчиненные обороты. Разбивайте предложения на простые – в три-четыре слова. Используйте ясные формулировки, чтобы не было разночтений.
Представьте, что вы пишете для девятиклассника или в твиттер.
Лайфхак: используйте в письме конструкции «если… то…».
Этот совет мы нашли в книге Тима Ферриса «Как работать по 4 часа в неделю»[9]:
«Подобно началу телефонного разговора, общение по электронной почте тоже должно быть подчинено одной цели и построено так, чтобы обмен письмами был сокращен до минимума. Например, письмо, в котором сказано: “Мы можем встретиться в 16:00?”, можно составить иначе – “Мы можем встретиться в 16:00? Если да… Если нет, пожалуйста, назовите три варианта подходящего времени”.
Эта конструкция “если… то…” приобретает особую значимость, когда мы начинаем реже проверять почту. Поскольку я проверяю ее только раз в неделю, важно, чтобы никому не требовалось отвечать сразу же и чтобы информация не устаревала за семь дней, пока она ждет меня. Если у меня возникли подозрения, например, что производственный заказ не дошел до предприятия, я отправлю своему менеджеру, который ведает поставками, письмо следующего содержания: “Сюзан, получена ли новая партия товара? Если да, прошу сообщить мне. Если нет, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555-5555 или по электронной почте jо [email protected]ое. соm (ему направлена копия письма) и договоритесь о сроках поставки и отслеживании груза. Джон, если с грузом возникнут проблемы, держите по телефону 555-4444 связь с Сюзан, которая уполномочена самостоятельно принимать решения в пределах 500 долларов. В экстренных случаях звоните мне на мобильник. Но я убежден, что вы справитесь вдвоем. Спасибо”. Таким образом удается избежать дополнительных расспросов, необходимости вести сразу два диалога и вмешиваться в процесс принятия решения. Возьмите себе за правило подставлять действия в конструкцию “если… то…” и в таком виде предлагать их в письмах, в которых вы задаете вопрос».
Здесь, кстати, встречается и еще один почтовый лайфхак – ставить всех заинтересованных людей в копию.
Что все это нам дает?
Это сокращает время переписки. Ведь обычно человек не сразу отвечает на ваше письмо, а спустя какие-то часы. Он ждет ответа, но вы тоже не сразу проверяете почту. Снова потеряны часы. Такой «теннис» может продолжаться несколько дней.
Составляя свои почтовые конструкции «если… то…», будьте предельно лаконичны (см. предыдущий лайфхак). Цените время окружающих!
Вы когда-нибудь договаривались о встрече по почте? Знаете, наверное, как это бывает.
Ты предлагаешь день и час. Собеседник отвечает, что не может, и назначает свои дату и время. Они неудобны тебе, отправляешь еще письмо. Достижение договоренности займет четыре-пять писем и весь рабочий день.
Есть технологичное решение.
Лайфхак: заведите себе Google Calendar и назначайте встречи в нем.
Назначая свидание, отправляйте ссылку на календарь. Партнер сразу увидит, когда вы свободны, и синхронизирует свой график. Он может даже сам вписать дату встречи.
Кстати, Google Calendar настраивается. Вы можете сохранять конфиденциальность. Например, партнер видит, что вы заняты с двух до трех, но не видит, чем именно.
В идеале, если у вас с партнером есть Google Calendar, вы можете добавлять задачи друг другу. Это здорово сокращает переписку.
Этот лайфхак прислал нам Александр Мазный из Уфы.
Игорь: Издательство «Манн, Иванов и Фербер» работает так с тех пор, как появился Google Calendar.
Лайфхак: при написании письма заполняйте поле «Кому» в последнюю очередь.
Сначала заполняйте другие поля: заголовок, тело письма, прикрепите нужные вам файлы. И только затем вписывайте е-мейл получателя.
Почему так?
Вы можете случайно нажать не ту кнопку и отправить письмо. Возможен конфуз!
А если поле «Кому» не заполнено, то письмо не отправляется в принципе.
Зачем вам лишняя нервотрепка?
Лайфхак: заведите себе электронную почту, которую удобно диктовать по телефону.
Чтобы не приходилось по сто раз объяснять, что S как знак доллара, а черточка верхняя, а не нижняя.
Если вы часто диктуете свой адрес, этот лайфхак для вас.
Бывает так: регистрируешься в каком-то сервисе, указываешь свой почтовый ящик, а после туда начинают сыпаться тонны рекламы.
Что делать?
Лайфхак: для какой-то случайной регистрации воспользуйтесь сервисом TenMinuteMail. Одноразовая почта будет жить всего 10 минут.
Хотя можно поступить еще проще: завести ящик специально для спама.
Это лайфхак от нашей читательницы Екатерины.
89. «Эх, раз да еще раз…»
Нужно зарегистрироваться в каком-то сервисе несколько раз, а плодить почтовые адреса неохота?
Лайфхак: например, ваша почта: [email protected] Укажите при регистрации такой ящик: [email protected] После плюса может идти все что угодно.
Итого мы получаем как бы два (и больше) разных ящика, но все письма летят на ваш фактический адрес.
Думаем, спамеры оценят этот лайфхак по достоинству. Но, надеемся, обычным людям это тоже пригодится.
Этот трюк нам прислал наш читатель Александр из Кургана. Спасибо ему!
90. Сохраняйте историю переписки
Лайфхак: обязательно проследите, чтобы при деловой переписке сохранялась история: так будет видно всю вашу переписку с партнером.
Люди, получающие десятки, а то и сотни деловых писем в день, порой настоятельно требуют этого в автоподписи: «Пожалуйста, при переписке со мной обязательно сохраняйте ее историю».
Игорь: Я могу и не ответить вам, если вы не сделаете этого. Вы уверены, что я помню, что именно мы с вами раньше обсуждали? Не заставляйте меня напрягаться.
Говорят, что русские не улыбаются, и тому есть научные обоснования.
Хорошо, пусть нам тяжело делать это при личной встрече, но давайте улыбаться друг другу онлайн!
Лайфхак: используйте смайлики даже в деловой переписке.
Это смягчит переписку, сделает ее дружелюбной. А кроме того, позволит избежать недопонимания (например, ты по-доброму указываешь на недоработку, а партнер это воспринимает как жесткий выговор).
Ловите смайлик.
Вы написали важное письмо партнеру, а он молчит. Ирония в том, что он точно так же сидит и ждет вашего письма.
Ознакомительная версия.
