Пользуйтесь календарным графиком правильно
Каждый раз, назначая встречу, немедленно запишите оговоренные дату и время. Не имейте привычки оставлять это на потом или записывать запланированные мероприятия выборочно, поскольку так вы неизбежно что-нибудь забудете или упустите. Лучше выработайте привычку чаще сверяться с графиком, чтобы знать, чем и когда вам предстоит заняться. Я заглядываю в свой органайзер за утренним кофе — проверяю список дел на сегодня и завтра.
Если уж завели календарный график, то используйте его правильно.
Как не забывать о днях рождения
Благодаря социальным сетям типа Facebook и службам мгновенных сообщений стало намного легче помнить о днях рождения знакомых. На вашей домашней страничке появляется картинка подарка, напоминающая о том, что во вторник у пяти ваших друзей день рождения. Правда, бабушка Джин и дядя Фил вряд ли имеют свои странички в Facebook, а как раз эти люди, больше всего обидятся, если вы забудете этот столь важный для них день.
В программах, подобных Google Calendar, можно внести дни рождения в график как обычные записи, но запланировать их ежегодное повторение. Если же вы пользуетесь рукописным органайзером, то вам придется переносить эти даты из старого ежедневника в новый. Это потребует временных затрат и чревато ошибками.
Допустим, вам, несмотря на все достоинства цифровых календарей, больше нравятся традиционные бумажные, но вы не хотите обижать своих друзей и родственников, забыв дату их дня рождения. В таком случае попробуйте совершенно иную систему, в которой не требуется ежегодно копировать информацию из старого блокнота в новый. Купите набор индексных карточек увеличенного размера.
Возьмите 12 штук и напишите на каждой определенный месяц года, а затем укажите имена и дни рождения знакомых и родственников, выпадающих на него. Раз в год, прихватив с собой карточки, посетите магазин или почту и приобретите поздравительные открытки, сверяясь при этом с записями на карточках. Выберите их для всех людей из вашего списка. (Согласна, такой метод «оптовой закупки» выглядит обезличенным. Но на самом деле он только кажется таковым. Ваше личное отношение к каждому отдельному человеку выражается в том, что открытку для него вы выбираете с учетом его индивидуальных особенностей и вкусов.) Вернувшись домой, поместите в картотеку карточки вместе с поздравительными открытками на соответствующий месяц. Затем ежемесячно первого числа пишите поздравительные тексты, клейте к конвертам марки и оставляйте их в прихожей с запиской-напоминанием о том, в какой день по пути на работу следует опустить конверт в почтовый ящик.
Одновременно с покупкой открыток на дни рождения я приобретаю 10–15 нейтрально оформленных экземпляров (которые подходят для любых торжественных случаев, таких как юбилеи, рождение ребенка, новоселье, свадьба, окончание учебного заведения и т. д.), парочку для выражения соболезнования (с надеждой, что сия чаша нас минует), 10–15 чистых и еще несколько штук про запас для поздравления с днем рождения. Одну такую и пару чистых (забавную и серьезную) я кладу в отделение для перчаток («бардачок») своей машины в качестве аварийного резерва. (И вас удивит, как часто он меня выручал!) Все остальные помещаю в конец картотеки. Я также покупаю на почте рулон с сотней почтовых марок и кладу его в начало картотеки вместе с ручкой, пишущей черным, и стопкой клейких записок. Основательно таким образом подготовившись, я уже не боюсь забыть чей-нибудь особый день.
Должна вас предупредить: за один раз закупать поздравительные открытки на целый год невероятно дорого. Я и не представляла себе, сколько на это трачу, пока впервые не использовала этот единовременный способ. Для преодоления ценового шока напоминайте себе, что за год вы сэкономите массу времени и энергии, а деньги все равно потратите те же, а то и больше. К тому же так вы не забудете поздравить близких вам людей с днем рождения, за что они будут вам весьма признательны. Можно изготовить поздравительные открытки и самостоятельно.
Рутина — слово не ругательное
В большинстве компаний слово рутина вне закона. От служащих ожидают постоянного новаторства и креативного подхода к решению задач. Однако в действительности многие офисные труженики вынуждены регулярно выполнять одни и те же действия. Если каждый раз, добавляя в картотеку очередной документ или подпись к электронному письму, мы будем делать это по-разному, то это не новаторство, а просто бесполезная трата невероятного количества времени и энергии.
Рутина, или стандартные операции, не ограничивают вашу работу, а, напротив, упрощают ее. Исследователи Калифорнийского университета Дэвиса обнаружили, что чередование интеллектуальной нагрузки (предполагающей напряженную работу мозга и сосредоточенность) и бездумных (рутинных, не требующих активизации мыслительного процесса) операций повышает эффективность и способствует проявлению творчества[14]. Переключившись на простую, однообразную деятельность, вы даете вашему мозгу возможность расслабиться и одновременно накапливаете энергию для следующего рывка.
Принято считать, будто управление проектом требует от вас выложиться до полного изнеможения, иначе поставленных целей не достичь. Однако вы, освоив науку определения сроков реализации, организацию проекта и прочие тонкости, способны стать суперзвездой в данной области в своем офисе. И даже если вы не возглавляете проект, вам по силам стать тем лучшим служащим компании, который всегда укладывается в установленные сроки или даже опережает их.
Вот три общие причины срыва сроков реализации — или три истины, как я их называю.
— Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают.
— Клиенты всегда меняют свои намерения.
— Люди постоянно недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной операции.
Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают, поскольку до начала проекта они смутно понимают, какую информацию им необходимо собрать. Также они всегда меняют свои намерения, так как до старта проекта неспособны определить, что предоставили неточные данные. Наконец, люди необъективны и считают, будто работают быстрее, чем происходит в действительности, поэтому оценка сроков выполнения отражает исключительно их желания, а не реальные возможности.
Если на своей должности вы не связаны напрямую с клиентами, то достаточно слово клиент заменить словом босс, и все вышеприведенные утверждения останутся в силе. Неточные информация и оценки неизбежны, и ваша работа как менеджера проекта понимать это и вносить соответствующие коррективы.
Любой проект начинается одинаково: заказчик нацелен на определенный результат, и вас назначают ответственным за его достижение. Вашим следующим шагом становится создание каналов взаимодействия между всеми людьми, привлеченными к реализации поставленной задачи. Прежде чем что-либо обещать, предпринимать или устанавливать промежуточные этапы, вы должны как можно больше узнать о пожеланиях клиента. Хотя вам и не терпится немедленно взяться за дело, на данный момент правильнее поступить так: побороть в себе этот порыв и просто заняться сбором информации.
Если вы управляете несколькими проектами, то подготовьте стандартный список вопросов для клиента. Они могут быть очень простой формы (хочет ли он купить продукт А, В или С) или очень сложной (21-страничная анкета, которую вы заполните при личной встрече). Хотя такие опросники лишены гибкости и потенциала для творчества, они заметно упрощают процесс — помогают провести подготовительную работу с заказчиком и минимизировать ущерб от первой причины невыполнения задачи в срок.
Но независимо от того, имеется ли у вас такая анкета, запланируйте сбор информации до того, как погрузитесь в работу. У вас не должно остаться никаких сомнений по поводу ожиданий клиента или босса.
Вооружившись необходимыми данными, чтобы двигаться дальше, начните выстраивать проект. Клиент, вероятнее всего, определит его конечную цель и, возможно, установит крайний срок ее реализации. Можно приступить к работе и без оговоренного конечного срока, однако для этого нужно четко понимать, чего от вас ждут.
Вспомните третью истину управления проектами: люди всегда недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной задачи. Когда начнете намечать промежуточные сроки, постоянно вспоминайте об этом, иначе отставание от графика неизбежно. Хороший практический: все отрезки времени меньше одного дня нужно умножать на два. Если вы думаете, что некая задача займет у вас два часа, запланируйте на нее четыре. Если вам кажется, что с работой вы справитесь за четыре часа, то лучше отвести на нее все восемь. Но когда предполагаемая длительность превышает восемь часов, правило удвоения уже не действует. Для проектов, которые, по моим оценкам, займут один-пять дней, я просто добавляю один дополнительный день. Если кто-то говорит мне, что ему потребуется на выполнения части проекта две недели, я вношу в график три дополнительных дня.
