Автоматизация учета в ресторане
Учет в ресторане не менее важен, чем сам процесс приготовления пищи. Система, которая обеспечивает возможность контроля за ресторанным предприятием (или даже за несколькими его филиалами), делает его работу прозрачной для руководителя. Забота о своевременной установке и выбор бренда – зона ответственности владельца и управляющего рестораном. Однако есть подводные камни, которых можно попытаться избежать в самом начале работы.
Стандартные установки и незаданные вопросы анализирует Анна Ткаченко, менеджер компании «Бизнес-Класс».
«Пять-шесть лет назад вопрос о покупке системы автоматизации стоял так: а нужна ли она вообще? Сейчас вопрос ставится по-другому: какая именно система нужна? Все реже встречаются случаи, когда заказчик сравнивает программы или оборудование из разных ценовых категорий, с разной функциональностью, что свидетельствует о большей информированности современного ресторатора. Общей информации о возможностях современных систем сейчас достаточно, все банальные фразы о полезности автоматизации уже сказаны, а о возможностях конкретной системы можно узнать только путем подробного ознакомления с ней.
Но есть некоторые неправильные установки, которые влияют на сам подход заказчика при выборе и внедрении системы автоматизации. Одна из наиболее распространенных установок: “Мы открываем не элитный ресторан, а недорогое кафе. Нам нужно оборудование попроще, подешевле”. Выбор оборудования зависит от нагрузки на него – в бистро она больше, следовательно, выше износ, в бистро требуется высокая скорость обслуживания, следовательно, требуются и более современные технологии.
Другая установка звучит так: “Мои знакомые работают с такой-то системой, поэтому и я приобрету такую же”. С одной стороны, критерий хороший, когда он один из многих. Если это единственный повод к приобретению системы, велик шанс разочароваться. Она может оказаться устаревшей или не соответствовать требованиям вашего формата ресторана и т. д. Выбирать систему лучше самому.
Ошибки часто совершаются на этапе ознакомления с программными продуктами. Не задаются необходимые вопросы. Например, заказчик не выясняет возможностей комплекса по стыковке с другими программами. Хотя такая стыковка нужна не всем, желательно все же уточнить возможности данного продукта и мнение об этом продающей и производящей данную программу компаний. Спрашивать лучше у технического специалиста, и желательно в отсутствие менеджера. Менеджеры на все вопросы отвечают: “Да”. В действительности такие вопросы решаются даже не внедренцами, а программистами компаний-разработчиков. Факты таковы: самые распространенные продукты наименее гибки – выгрузить из них данные во внешнюю систему или загрузить практически нереально. Наше “Домино” имеет внутреннюю почтовую систему, которая позволяет стыковать ее с внешними системами. Например, в ресторане “Амроц” произведена стыковка с “самописной” системой товародвижения».
Невнимательность, отсутствие контроля и ответственных лиц анализирует Роман Крымов, ведущий специалист компании «Астор ВЦ».
«Люди остаются людьми, несмотря на технический прогресс. Сейчас трудно описать какой-либо “средний уровень” знаний заказчика. Бывают рестораторы, уделяющие мало внимания вопросам автоматизации и потому плохо знакомые с текущей ситуацией на рынке. В то же время многие рестораторы ставят перед собой серьезные бизнес-задачи. Они понимают, что для их решения не обойтись без помощи полнофункциональной системы управления. Как правило, они внимательно изучают информацию, предоставляемую производителями, и неплохо осведомлены о функциях и возможностях представленных на рынке систем. Однако ошибки делают все.
Основная из них – выбор только по критерию цены. Был случай, когда заказчик приобрел для фаст-фуда систему, предназначенную для небольших классических ресторанов. В силу меньшей скорости работы эта система была дешевле, но не могла удовлетворить требованиям фаст-фуда. У касс заказчика образовались очереди, и возникла необходимость в смене системы, что и было, в конце концов, сделано. Еще одна ошибка – недостаточное внимание к набору функций системы на этапе выбора. Как правило, производители готовы провести подробную демонстрацию и предоставить необходимую информацию. Но заказчик далеко не всегда готов выделить время на ознакомление с ней. В результате это приводит к покупке системы, не обладающей необходимыми заказчику функциями. Нужно всегда проверять наличие в системе требуемых возможностей, причем следует просить продемонстрировать их, не ограничиваясь устными обещаниями. Если какой-то функции в системе нет, надо уточнить у производителя, ведется ли ее разработка и когда планируется ее введение, либо оговорить необходимость доработки системы “под заказ”. При таком подходе заказчик к моменту покупки системы будет полностью осведомлен о том, чего конкретно он может ожидать от внедрения системы, в какие сроки это будет сделано, и сколько будет стоить.
Существенная ошибка заказчика – то, что процесс внедрения не контролируется руководством ресторана. Необходимо назначить сотрудника, ответственного перед руководителем ресторана за внедрение системы. Этот процесс состоит из нескольких этапов, от поставки оборудования и пусконаладочных работ до запуска и постпускового сопровождения. Каждый этап должен быть завершен в срок, согласно договору заказчика с поставщиком. По окончании каждого из этапов необходимо, чтобы сотрудник заказчика, назначенный ответственным лицом, осуществил приемку этапа и подписал соответствующие документы. Лучше всего, если такой ответственный человек будет всегда в курсе всех изменений системы и продолжит общаться с поставщиком в течение гарантийного и постгарантийного периода. Без этого работы не могут считаться принятыми заказчиком. Такой подход требует от него некоторых усилий, но в дальнейшем ограждает руководителя ресторана от всех проблем.
Другая сторона этой же ошибки: руководство не обращает внимания на восприятие системы персоналом. Иногда можно встретить даже сопротивление обучению со стороны персонала заказчика. Для этого может быть несколько причин. Например, привычка персонала к работе “по старинке” без компьютера, либо к работе с другой системой. Кроме того, причиной сопротивления может быть и желание сорвать запуск системы, так как внедрение системы автоматизации не позволит сотрудникам в дальнейшем злоупотреблять своим положением.
Ошибка, которую часто совершают в финале внедрения: отказ от дальнейшей работы с интегратором. Тут действует следующая установка: “система работает – все хорошо”. Однако производитель программного обеспечения постоянно развивает систему, добавляет новые функции и т. д. Своевременное и постоянное обновление типового программного продукта может позволить не только повысить уровень управляемости предприятием, но и сократить реальные затраты на развитие системы».
Как рассчитывается стоимость системы на начальном этапе?
Рассказывает Игорь Ситник, директор компании «UCS SPb».
«Стоимость системы автоматизации (информационно-управленческой системы) зависит от формата обслуживания и масштабов заведения, в котором она будет установлена. Первое обстоятельство выдвигает требования к функционалу: какие процессы, существующие на предприятии, необходимо автоматизировать. Второе: сколько требуется лицензий на программное обеспечение, и какое оборудование надо закупить.
Сравним два ресторана, работающих в одинаковом режиме (фаст-фуд, обслуживание с помощью официантов и т. д.). Чем больше посадочных мест и обслуживающего персонала, тем дороже решение по автоматизации. Если вы знаете, какие рабочие места и процессы на вашем предприятии должны быть автоматизированы, можно заранее просчитать примерную стоимость необходимой вам информационно-управленческой системы.
В общем случае система состоит из компонентов Front-office и Backoffice. На примере комплекса R-Keeper, разработки российской компании UCS Soft, рассмотрим, из чего складывает итоговая цена системы автоматизации.
Основным отличием R-Keeper от остальных систем является то, что Front-office и Back-office этого программно-аппаратного комплекса могут работать раздельно.
С помощью компонентов Front-office вы сможете автоматизировать работу официантов, кассиров, барменов, а также получать большое количество отчетов, позволяющих подробно анализировать текущие продажи и работу каждого сотрудника, задействованного в системе. Например, отчеты по выручке, по работе официантов, по расходу блюд, по работе кухни и т. д. Нельзя не отметить и ноу-хау UCS Soft – использование OLAP-технологии в построении отчетов, так называемые КУБЫ. Данная технология позволяет, не прибегая к помощи программистов, создавать из находящихся в системе общих отчетов новые. При использовании этого инструмента анализа вы получаете отчеты в разных срезах и можете проводить анализ по тем или иным критериям.
